1. Was bedeutet der Status „Abgelehnt“ bei einem Dokument, das ich zur Unterschrift gesendet habe?
Der Status „Abgelehnt“ auf einem zur Unterschrift gesendeten Dokument bedeutet, dass die Person die Unterschrift verweigert hat. Bei einer Ablehnung muss die Person per SMS einen Grund angeben, der vom System erfasst wird. Der Administrator erhält eine E-Mail-Benachrichtigung mit dem Grund, die auch im Dokumenten-Viewer angezeigt wird.
2. Wie sende ich mehrere Dokumente zum Unterschreiben?
Um mehrere Dokumente zur Unterschrift zu senden, gehen Sie folgendermaßen vor:
- Gehen Sie in Ihrer Seitenleiste zu Dokumente
- Wählen Sie Massenversand
- Laden Sie ein PDF-Dokument hoch
- Entscheiden Sie sich für die Splitting-Einstellungen
- Bewahren Sie Dokumente mit allen Seiten auf
- Aufteilung nach Seiten
- Alle Dokumente in einem zusammenfassen
- Zielordner auswählen
- Wählen Sie „E-Signatur anfordern“
- Empfänger: Der Empfänger des Dokuments erhält eine Signaturanforderung.
- Zusätzlicher Unterzeichner: Die ausgewählten Benutzer erhalten zusätzlich eine Aufforderung, die Datei zu unterzeichnen.
- Klicken Sie auf Datei hochladen
- Sobald das Dokument hochgeladen wurde, wenden Sie bei Bedarf Filter an und wählen Sie die Mitarbeiter = Empfänger aus
- Klicken Sie auf „An X Mitarbeiter senden“
Das Dokument wird in den Bereich „Meine Dokumente“ des Empfängers im angegebenen Ordner hochgeladen. Der Mitarbeiter erhält eine E-Mail, sobald ein neues Dokument hochgeladen wird. Er erhält außerdem eine Benachrichtigung per E-Mail und über seine ausstehende Aufgabe.
3. Wie unterschreibt man ein Dokument?
Um ein Dokument zu unterzeichnen, müssen Sie die folgenden Schritte ausführen:
- Öffnen Sie die empfangene Benachrichtigung auf Ihrem Dashboard, die angibt, dass eine Unterschrift erforderlich ist
- Lesen Sie die Anweisungen und klicken Sie auf Start
- Unterschreiben Sie das Dokument
- Akzeptieren Sie die Bedingungen
- Klicken Sie auf Dokument senden
Das zu unterzeichnende Dokument sollte im PDF-Format vorliegen und weder bearbeitet noch verschlüsselt sein. Achten Sie darauf, die Unterschrift in das dafür vorgesehene Feld einzufügen.
Nach der Unterzeichnung und dem Absenden des Dokuments wird Ihr Administrator über Ihre Unterschrift benachrichtigt und erhält zusätzlich eine Bestätigung per E-Mail.
4. Ist es möglich, mehrere Seiten eines Dokuments zu unterschreiben?
Ja, Sie können mehrere Seiten eines Dokuments unterschreiben. Mit unserer erweiterten digitalen Signatur müssen Sie jedoch nur eine Seite unterschreiben. Die digitale Signatur wirkt wie ein Stempel, der alle Seiten des Dokuments abdeckt. Weitere Informationen finden Sie auf der Seite unseres Partners: Dokumente - Fragen .
Wenn Sie möchten, dass ein Benutzer jede Seite signiert, können Sie dies über das Mitarbeiterprofil tun. Diese Option ist nur für Dateien verfügbar, die einzeln mit einem einzigen Empfänger hochgeladen werden.
- Gehen Sie in Ihrer Seitenleiste zu Mitarbeiter
- Wählen Sie den Mitarbeiter aus, für den Sie eine elektronische Signatur anfordern möchten
- Laden Sie ein PDF-Dokument hoch
- Wählen Sie den Zielordner (falls Sie sich nicht bereits in einem Ordner befinden)
- Wählen Sie „E-Signatur anfordern“
- Empfänger: Der Empfänger des Dokuments erhält eine Signaturanforderung.
- Zusätzlicher Unterzeichner: Die ausgewählten Benutzer erhalten zusätzlich eine Aufforderung, die Datei zu unterzeichnen
- Wählen Sie „ Erweiterte Signatureinstellungen “, wenn Sie die Signatur platzieren möchten
- Ziehen Sie die Signaturkarten per Drag & Drop an die Stelle, an der der Empfänger unterschreiben soll, und ändern Sie bei Bedarf die Größe.
Sie können mehrere Signaturen in dasselbe Dokument einfügen, d. h. der Benutzer kann im selben Dokument mehrmals unterschreiben.
8. Klicken Sie auf „Dokument hochladen und elektronische Signatur anfordern“.
5. Ist es möglich, die Platzierung der Unterschriften zu bestimmen?
Ja, Sie können entscheiden, wo die Unterschrift platziert werden soll. Diese Option ist über das Mitarbeiterprofil und nur beim Hochladen einzelner Dateien verfügbar. In den erweiterten Einstellungen können Sie den genauen Ort für die Unterschrift festlegen.
Befolgen Sie dazu bitte die in der vorherigen Frage beschriebenen Schritte.
6. Ist die elektronische Signatur Factorial rechtsgültig?
Ja, die elektronische Signatur von Factorial ist rechtsgültig. Die elektronische Signaturlösung von Factorial wird über Signaturit angeboten, ein Legaltech-Unternehmen, das als Qualified Trust Service Provider (QTSP) akkreditiert ist. Signaturit bietet Lösungen für elektronische Signaturen, zertifizierte elektronische Zustellung und elektronische Identifizierung. In der Europäischen Union legt die eIDAS-Verordnung die Mindestanforderungen für die Gültigkeit einer elektronischen Signatur und ihre Rechtswirkung fest. Die Rechtsgültigkeit elektronischer Signaturen kann jedoch je nach Dokument variieren und unterliegt der Gesetzgebung des jeweiligen Landes. Daher wird empfohlen, sich im Einzelfall an einen Rechtsberater zu wenden.
7. Wie groß darf ein zur Unterschrift gesendetes Dokument maximal sein?
Die maximale Größe eines Dokuments, das zur elektronischen Signatur gesendet werden kann, beträgt 15 MB . Jede größere Datei wird korrekt gespeichert, es wird jedoch keine elektronische Signatur angefordert.