Übersicht über das Workflow Center

Workflows helfen dir dabei, wiederkehrende HR-Prozesse zu automatisieren, indem sie vordefinierte Abfolgen von Aufgaben erstellen, die Mitarbeitende zum richtigen Zeitpunkt und aus dem richtigen Grund ausführen können. Ob es darum geht, neue Mitarbeitende willkommen zu heißen, ein Offboarding zu managen, Schulungen zu organisieren oder einen benutzerdefinierten HR-Prozess zu gestalten – Workflows sorgen dafür, dass alle wissen, was zu tun ist, wann es zu tun ist und wer verantwortlich ist.

In Factorial findest du im Workflow Center alle Tools, um Workflows zu erstellen, zu bearbeiten und zu verwalten. Du kannst aus vorgefertigten Vorlagen wählen oder eigene Workflows an die Bedürfnisse deines Unternehmens anpassen.

Wo findest du es?

1. In der Seitenleiste auf Workflows klicken
2. Hier findest du alle verfügbaren Workflow-Typen:
   • Onboarding – für neue Mitarbeitende oder Situationen wie Rückkehr aus Elternzeit oder Rollenwechsel
   • Offboarding – um Austritte strukturiert und konsistent zu gestalten
   • Training – zur Automatisierung von Lern- und Zertifizierungsprozessen
   • Benutzerdefinierter Workflow – für alle anderen HR-Prozesse, die du strukturieren und automatisieren möchtest

Onboarding-Workflow

Entwickelt, um den Einstieg neuer Mitarbeitender zu erleichtern und sicherzustellen, dass alle Aufgaben – von der Dokumentation bis zur Einrichtung der Arbeitsmittel – abgedeckt sind.

1. In der Seitenleiste auf Workflows klicken
2. Onboarding auswählen
3. Wähle eine der drei Standardvorlagen:
   • Neuanstellung
   • Rückkehr aus Elternzeit
   • Rollenwechsel
4. Oder erstelle einen eigenen Workflow über + Neues Onboarding:
   • Onboarding-Name eingeben (z. B. „Start Marketing Manager“)
   • Beschreibung hinzufügen
   • Kategorie: Onboarding auswählen
   • Auf Erstellen klicken
   • Aufgaben und Schritte hinzufügen – etwa Angebotsversand, IT-Zugang einrichten, Begrüßung organisieren usw.

Offboarding-Workflow

Sichert einen strukturierten und regelkonformen Austrittsprozess für Mitarbeitende.

1. In der Seitenleiste auf Workflows klicken
2. Offboarding auswählen
3. Eine der zwei Standardvorlagen wählen:
   • Standard-Offboarding
   • Offboarding bei Ruhestand
4. Oder neuen Workflow mit + Neues Offboarding erstellen und denselben Schritten wie beim Onboarding folgen:
   • Name vergeben
   • Beschreibung hinzufügen
   • Kategorie: Offboarding wählen
   • Schritt-für-Schritt-Prozess erstellen – Rückgabe von Geräten, Zugriff entfernen, Exit-Gespräch etc.

Trainings-Workflow

Automatisiert Workflows rund um Schulungen, wie die Zuweisung von Kursen oder das Ausstellen von Zertifikaten.

1. In der Seitenleiste auf Workflows klicken
2. Training auswählen
3. Wähle eine Standardvorlage:
   1. Kurszertifikat senden
4. Oder erstelle einen neuen mit + Neues Training:
   1. Name eingeben
   2. Beschreibung hinzufügen
   3. Kategorie: Training festlegen
   4. Schritte hinzufügen – Einschreibungen, Erinnerungen, Kurslinks, Zertifikate etc.

Benutzerdefinierter Workflow

1. In der Seitenleiste auf Workflows klicken
2. Benutzerdefinierter Workflow auswählen
3. + Neuer Workflow klicken
4. Workflow-Name und Beschreibung eingeben
5. Kategorie wählen: Benutzerdefiniert, Onboarding oder Offboarding
6. Auf Erstellen klicken