Lernen Sie, wie Sie Regelungen zur Überstundenvergütung festlegen und Arbeitszeiten effektiv für verschiedene Vergütungsarten kategorisieren.

Vergütungsmodelle verstehen
 

Wenn Mitarbeiter außerhalb ihrer regulären Arbeitszeit arbeiten, wird dies üblicherweise als Überstunden eingestuft und erfordert eine andere Vergütung.

Die Vergütung von Überstunden erfolgt häufig mithilfe eines Umrechnungsfaktors, bei dem der Wert einer Stunde vom Wert der Standardstunden abweicht. Diese Umrechnungsfaktoren können anhand des jeweiligen Arbeitstages oder der Arbeitszeit des Mitarbeiters ermittelt werden.

Darüber hinaus kann die Vergütung von Überstunden entweder über die Zeiterfassung oder über die Lohnabrechnung erfolgen, wobei häufig spezifische Kriterien für die Anwendung dieser Vergütung gelten.

Beispiel: Mein Arbeitsplan sieht von Montag bis Freitag von 9:00 bis 17:00 Uhr vor, aber aus irgendeinem Grund muss ich am Samstag oder Sonntag arbeiten.

• Wenn ich samstags arbeite, hat diese Überstundenarbeit einen Umrechnungsfaktor von 1:1,5 und kann mit Freizeitausgleich kompensiert werden.
• Wenn ich sonntags arbeite, hat diese Überstundenzeit einen Umrechnungsfaktor von 1:2 und kann über die Lohnbuchhaltung vergütet werden.

Zeitkategorien und Zeitblöcke

Durch die Verwendung von Zeitkategorien und -blöcken können Sie bestimmte Tage oder Zeitfenster für eine differenzierte Zeiterfassung definieren. Dies umfasst die Anwendung von Umrechnungsfaktoren und die Festlegung, ob die in diesen Bereichen erfasste Zeit mit Freizeitausgleich, Gehaltsabrechnung oder Gutschrift auf das Guthaben kompensiert werden kann.

Zeitkategorien und -blöcke ermöglichen Ihnen Folgendes:

• Erstellen Sie Zeitkategorien und legen Sie fest, ob reguläre Tage/Stunden oder Überstunden erfasst werden sollen.
• Umrechnungsfaktoren für jede Kategorie definieren
• Weisen Sie jeder Zeitkategorie Zeitblöcke (bestimmte Tage oder Zeitfenster) zu.
• Geben Sie an, ob die Überstundenblöcke mit Freizeitausgleich, Lohnabrechnung oder Gutschrift kompensiert werden.

Einrichten von Zeitkategorien und Zeitblöcken

Arbeitszeitkategorien erstellen

Erstellen Sie Zeitkategorien, um reguläre Arbeitsstunden und Überstunden zu erfassen und zu vergüten.

1. Gehen Sie in Ihrer Seitenleiste zu Einstellungen.
2. Klicken Sie im Abschnitt „Zeit“ auf „Zeitkategorien“ .
3. Klicken Sie auf „Neue Kategorie“ .
4. Benennen Sie die neue Kategorie
5. Wählen Sie den Typ :
   • Regelmäßig : Standardarbeitszeit, die ein Mitarbeiter voraussichtlich leisten wird
   • Überstunden : Jede Stunde, die über die Standardarbeitszeit oder die reguläre Arbeitszeit hinaus geleistet wird.
   • Flexibel : Kategorien, die jede Arbeitsstunde erfassen können, unabhängig davon, ob es sich um reguläre Arbeitszeit oder Überstunden handelt.
6. Speichern

Werte für Zeitkategorien definieren

Definieren Sie die Äquivalenz der in jeder Zeitkategorie geleisteten Arbeitsstunden.

1. Klicken Sie auf der Seite „Zeitkategorien“ im blauen Banner auf die Schaltfläche „Zu den Zeiterfassungseinstellungen“.
2. Wählen Sie die Zeiterfassungsrichtlinie aus (falls Sie mehrere haben).
3. Klicken Sie auf „Neuer Wert“ .
4. Wählen Sie die Kategorie „Zeit“ aus.
5. Definiere den Umrechnungsfaktor
6. Speichern

Erstellen und ordnen Sie jeder Zeitkategorie Zeitblöcke zu.

Ordnen Sie die Zeitkategorien bestimmten Tagen oder Zeitfenstern zu und definieren Sie die entsprechende Vergütung.

1. Klicken Sie auf der Seite zur Arbeitszeitkategorisierung auf „Neuer Zeitblock“.
2. Wählen Sie die Kategorie „Zeit“ aus.
3. Wählen Sie die Tage aus
4. Entscheiden Sie, ob Sie sich bewerben auf:
   • Ganztägig
   • Bestimmter Zeitschlitz
5. Klicken Sie auf Weiter
6. Wählen Sie die Kompensationsmethode:
   • Abwesenheit : Die in diesem Zeitblock erfasste Zeit wird automatisch kompensiert.
   • Lohnabrechnung : Die in diesem Zeitblock erfassten Zeiten stehen für die manuelle Lohnabrechnung auf der Zeiterfassungsseite des Mitarbeiters zur Verfügung.
   • Saldo : Die in diesem Zeitblock erfasste Zeit wird in den Abschnitt „Saldo“ auf der Stundenzettelseite des Mitarbeiters übertragen.
     
     Gilt nur für Überstundenblöcke. Reguläre Arbeitsstunden werden stets über die Lohnbuchhaltung vergütet.
      
7. Speichern

Wo kann die Arbeitszeit in den Zeitkategorien visualisiert werden?

Auf der Seite „Uhrzeit“ können Sie auf folgende Informationen zugreifen:

• Arbeitsstunden : die Gesamtzeit, einschließlich regulärer Arbeitsstunden und Überstunden, für die ein Arbeitnehmer Anspruch auf Vergütung hat.
• Geplante Arbeitsstunden : die Gesamtzeit, die ein Mitarbeiter voraussichtlich auf Basis der geplanten Arbeitszeiten leisten wird.
• Saldo : die Differenz zwischen regulärer Arbeitszeit und geplanter Arbeitszeit. Überstunden aus Zeitblöcken werden nicht berücksichtigt.
• Gesamtvergütung (nur für Führungskräfte sichtbar)
  • Ausgleich durch Freizeitausgleich: Der Ausgleich erfolgt automatisch.
  • Vergütung über die Lohnabrechnung: Überstunden können Sie auf der Seite „Zeiterfassung“ vergüten, indem Sie auf „Vergüten“ klicken.

Wie exportiere ich Zeiterfassungsberichte mit Informationen zu Zeitkategorien und Zeitblöcken?

Diese Zeiterfassungs-Exportfunktion ist in zwei Versionen verfügbar: der vollständigen Version und der Zusammenfassung.

1. Gehen Sie in Ihrer Seitenleiste zu „Zeiterfassung“ .
2. Klicken Sie auf die (...) in der oberen rechten Ecke.
3. Klicken Sie auf „Export herunterladen“.
4. Wählen Sie je nach Bedarf den Exporttyp „ Zeiterfassungsexport – Vollversion“ oder „Zeiterfassungsexport – Zusammenfassung“ aus.
5. Füllen Sie die Pflichtfelder aus.
6. Klicken Sie auf Speichern.

Wie man Zeit aus Zeitkategorien kompensiert

Wir können für jeden Zeitblock 2 Kompensationsmethoden auswählen.

• Freizeit
• Lohnabrechnung

Die Vergütung von Freizeitausgleich erfolgt automatisch. Eine Genehmigung des Vorgesetzten ist nicht erforderlich. Der Mitarbeiter sieht die angesammelten Freizeitausgleichstage direkt, wobei die Überstundenvergütung unter Berücksichtigung des Äquivalenzverhältnisses automatisch aktualisiert wird.

Für die Gehaltsabrechnung müssen Manager mit der Berechtigung zum Prüfen und Genehmigen von Stundenzetteln diese Zeit manuell kompensieren, indem sie auf „Kompensieren“ klicken.

1. Wählen Sie aus, was Sie kompensieren möchten. 
   
    
2. Wählen Sie den Abrechnungszeitraum aus.

Sobald dies erledigt ist, sehen Mitarbeiter und Manager, dass diese Zeit bereits auf dem Stundenzettel an die Lohnbuchhaltung übermittelt wurde.

Benutzer mit Zugriff auf die Gehaltsabrechnung der Mitarbeiter sehen diese Ergänzung in der Gehaltsabrechnung.