L'inventaire informatique de Factorial vous permet de générer automatiquement des documents d'attribution (transfert) et de retrait (retour) chaque fois que des appareils sont attribués ou désattribués.

Ces documents comprennent les politiques informatiques de votre entreprise, les détails des appareils et sont envoyés pour signature électronique via Signaturit.

Ce guide vous montrera :

• Comment créer des politiques informatiques sous forme de modèles
• Comment attribuer des modèles à chaque entité juridique
• Comment les documents sont générés lors de l'attribution ou de la suppression d'appareils
• Comment envoyer des documents à signer et suivre leur statut

Configurez vos modèles

Avant de commencer

Pour générer des documents informatiques, assurez-vous que votre compte répond aux exigences suivantes :

• Vous utilisez le module d'inventaire informatique
• Vous avez créé au moins un modèle d'affectation et un modèle de suppression
• Chaque entité juridique s'est vue attribuer un modèle
• L’attribution des appareils est liée à un employé (aucun document n’est généré pour les espaces ou les équipements partagés).

Créer des modèles de documents

Les modèles de documents définissent les politiques informatiques qui figureront dans le PDF final envoyé aux employés.

1. Accéder aux paramètres d'inventaire informatique
   • Cliquez sur Paramètres dans la barre latérale
   • Défilez et ouvrez l'inventaire informatique
   • Sélectionnez l'onglet Modèles de documents
2. Créer un nouveau modèle
   • Cliquez sur Nouveau modèle
   • Saisissez un titre
   • Choisissez une langue principale
3. Indiquez si ce modèle est destiné à :
   • Affectation (documents de remise)
   • Enlèvement (retour des documents)
4. Collez le texte de votre politique informatique dans la grande zone de texte.
   • Il n'y a pas de limite de caractères pratique (prend en charge les politiques très longues)
   • Ce texte apparaît avant le tableau des appareils dans le PDF
5. (Facultatif) Activer une deuxième langue
   • Si cette option est activée, le PDF affichera d'abord la politique dans la langue principale, puis dans la langue secondaire.
6. Cliquez sur Enregistrer

Attribuer des modèles aux entités juridiques

Chaque entité juridique doit être liée aux modèles de cession et de radiation appropriés.

1. Accédez à Paramètres → Inventaire informatique → Entités juridiques
2. Pour chaque entité, sélectionnez :
   • Modèle d'attribution d'appareil
   • Modèle de retrait d'appareil

Vous pouvez attribuer différents modèles en fonction du pays, des réglementations ou des processus internes.

Comment les documents sont générés

Une fois les modèles configurés, Factorial génère automatiquement des documents à chaque fois que des appareils sont attribués ou non.

A. Documents de mission (Remise)

Lorsque vous attribuez un appareil à un employé :

1. Sélectionnez le(s) périphérique(s)
2. Cliquez sur « Attribuer ».
3. Choisissez un employé
4. Confirmer l'affectation

Factorial génère un document brouillon et le stocke dans :

• Inventaire informatique → Personnel → (Profil de l'employé) → Documents informatiques

B. Documents de déménagement (retour)

Lorsque vous désaffectez ou réaffectez un appareil :

1. Ouvrir le menu d'action de l'appareil
2. Sélectionnez Réaffecter
3. Choisissez un nouveau statut (par exemple, En stock, Maintenance, Retiré, Attribué à une autre personne…).
4. Confirmer

Factorial génère un document de suppression , suivant le même flux que les documents d'affectation.

Envoi de documents pour signature

Les documents sont générés sous forme de brouillons . Vous devez les envoyer manuellement pour signature, ce qui vous permet de contrôler entièrement le calendrier.

Vous pouvez envoyer des documents de trois manières :

A. À partir de l'onglet Personnes (Envoi groupé)

1. Accéder à l'inventaire informatique → Personnel
2. Sélectionnez un ou plusieurs employés
3. Cliquez sur « Envoyer les documents pour signature » .

Idéal pour l'intégration ou le départ de plusieurs personnes simultanément.

B. À partir du profil de l'employé dans l'inventaire informatique

1. Accéder à l'inventaire informatique → Personnel
2. Cliquez sur un employé
3. Défilez jusqu'aux documents informatiques
4. Cliquez sur les 3 points
5. Cliquez sur Envoyer pour signature

Suivi de l'état du document

Les documents suivent le même cycle de vie que tout autre document Factorial :

• Brouillon – généré mais non envoyé
• En cours – en attente de la signature de l'employé
• Signé – terminé avec succès
• Annulé / Échec – le document est invalide ou la signature a été refusée

Lieu de stockage des documents

Vous trouverez les documents informatiques dans :

• Inventaire informatique → Personnel → Profil de l'employé → Documents informatiques
• Profil de l'employé → Documents → Dossier des appareils informatiques

Cela garantit une auditabilité et une cohérence complètes aux services RH et informatiques.

Dépannage

1. Le document n'a pas été généré.
   Vérifiez ceci :
   • L'entité juridique dispose de modèles attribués
   • L'appareil sélectionné est attribué à une personne (et non à un espace).
   • Le modèle existe et est actif.
      
2. La langue affichée dans le PDF est incorrecte.
   • Assurez-vous que la langue principale du modèle est correctement définie.
   • Vérifiez si une deuxième langue est activée
      
3. L'employé ne peut pas signer le document
   • Essayez de renvoyer le document
   • Vérifiez si un document récent est en attente de signature.

FAQ

1. Puis-je utiliser des modèles différents pour différentes équipes ou différents pays ?
   Oui, vous pouvez attribuer des modèles uniques à chaque entité juridique.
    
2. Puis-je modifier un document après sa génération ?
   Vous ne pouvez pas modifier un PDF généré, mais vous pouvez :
   • Modèles de mise à jour pour les documents futurs
   • Supprimez les brouillons et réattribuez l'appareil.
      
3. Existe-t-il une limite de taille pour le texte de la politique ?
   Pratiquement non – ce champ supporte des textes extrêmement longs.
    
4. Les documents apparaissent-ils dans le profil de l'employé ?
   Oui, à la fois dans l'inventaire informatique et dans le profil des employés RH.