L'inventari informàtic de Factorial us permet generar documents d'assignació (lliurament) i retirada (devolució) automàticament sempre que s'assignin o es desassignin dispositius.

Aquests documents inclouen les polítiques informàtiques de la vostra empresa i els detalls del dispositiu, i s'envien per a la seva signatura electrònica a través de Signaturit.

Aquesta guia us mostrarà:

• Com crear polítiques de TI com a plantilles
• Com assignar plantilles a cada entitat legal
• Com es generen els documents en assignar o eliminar dispositius
• Com enviar documents per a la seva signatura i fer-ne un seguiment de l'estat

Configura les teves plantilles

Abans de començar

Per generar documents informàtics, assegureu-vos que el vostre compte compleixi els requisits següents:

• Feu servir el mòdul d'inventari informàtic
• Has creat com a mínim una plantilla d'assignació i una de supressió .
• A cada entitat jurídica se li ha assignat una plantilla
• Les assignacions de dispositius estan vinculades a un empleat (no es generen documents per a espais o equips compartits)

Crea plantilles de documents

Les plantilles de documents defineixen les polítiques de TI que apareixeran al PDF final enviat als empleats.

1. Anar a Configuració de l'inventari de TI
   • Feu clic a Configuració a la barra lateral
   • Desplaça't i obre l'inventari de TI
   • Seleccioneu la pestanya Plantilles de documents
2. Crea una plantilla nova
   • Feu clic a Nova plantilla
   • Introduïu un títol
   • Trieu un idioma principal
3. Selecciona si aquesta plantilla és per a:
   • Assignació (documents de lliurament)
   • Recollida (documents de retorn)
4. Enganxa el text de la teva política de TI al quadre de text gran
   • No hi ha cap límit de caràcters pràctic (admet polítiques molt llargues)
   • Aquest text apareix abans de la taula de dispositius al PDF
5. (Opcional) Activa un segon idioma
   • Si està habilitat, el PDF mostrarà la política primer en l'idioma principal i després en l'idioma secundari.
6. Feu clic a Desa

Assignar plantilles a entitats jurídiques

Cada entitat legal ha d'estar vinculada a les plantilles d'assignació i eliminació correctes.

1. Aneu a Configuració → Inventari de TI → Entitats jurídiques
2. Per a cada entitat, seleccioneu:
   • Una plantilla d'assignació de dispositius
   • Una plantilla d'eliminació de dispositius

Podeu assignar diferents plantilles segons el país, les normatives o els processos interns.

Com es generen els documents

Un cop configurades les plantilles, Factorial genera documents automàticament cada vegada que s'assignen o es desassignen dispositius.

A. Documents de l'assignació (lliurament)

Quan assigneu un dispositiu a un empleat:

1. Seleccioneu el(s) dispositiu(s)
2. Feu clic a Assignar
3. Trieu un empleat
4. Confirma l'assignació

Factorial genera un document d'esborrany i l'emmagatzema a:

• Inventari informàtic → Persones → (Perfil d'empleat) → Documents informàtics

B. Documents de mudança (devolució)

Quan desassigneu o reassigneu un dispositiu:

1. Obre el menú d'accions del dispositiu
2. Selecciona Reassigna
3. Trieu un estat nou (per exemple, En estoc, Manteniment, Retirat, Assignat a una altra persona...).
4. Confirma

Factorial genera un document d'eliminació , seguint el mateix flux que els documents d'assignació.

Enviament de documents per a la signatura

Els documents es generen com a esborranys . Heu d'enviar-los manualment per a la seva signatura, cosa que us dóna control total sobre el temps.

Podeu enviar documents de tres maneres:

A. Des de la pestanya Persones (Enviament massiu)

1. Anar a Inventari de TI → Persones
2. Seleccioneu un o diversos empleats
3. Feu clic a Envia documents per signar-los.

Perfecte per a la incorporació o la baixa de diverses persones alhora.

B. Del perfil d'empleat a l'inventari de TI

1. Anar a Inventari de TI → Persones
2. Feu clic a un empleat
3. Desplaça't fins a Documents informàtics
4. Feu clic als 3 punts
5. Feu clic a Envia per signar

Seguiment de l'estat del document

Els documents passen pel mateix cicle de vida que qualsevol altre document Factorial :

• Esborrany : generat però no enviat
• En curs – esperant la signatura de l'empleat/da
• Signat – completat correctament
• Cancel·lat / Error : el document no és vàlid o la signatura s'ha rebutjat

On s'emmagatzemen els documents

Podeu trobar documents informàtics a:

• Inventari informàtic → Persones → Perfil d'empleat → Documents informàtics
• Perfil d'empleat → Documents → Carpeta Dispositius informàtics

Això proporciona tant a recursos humans com a TI plena auditabilitat i coherència.

Resolució de problemes

1. El document no s'ha generat
   Comproveu que:
   • L'entitat jurídica té plantilles assignades
   • El dispositiu seleccionat s'està assignant a una persona (no a un espai)
   • La plantilla existeix i està activa
      
2. Apareix l'idioma incorrecte al PDF
   • Assegureu-vos que l' idioma principal de la plantilla estigui correctament definit
   • Verificar si hi ha habilitat un segon idioma
      
3. L'empleat no pot signar el document
   • Prova de tornar a enviar el document
   • Comprova si hi ha un document més recent generat pendent de signatura

Preguntes freqüents

1. Puc utilitzar plantilles diferents per a equips o països diferents?
   Sí, podeu assignar plantilles úniques per entitat jurídica.
    
2. Puc editar un document després que s'hagi generat?
   No podeu editar un PDF generat, però podeu:
   • Actualitzar plantilles per a documents futurs
   • Suprimeix els esborranys dels documents i reassigna el dispositiu
      
3. Hi ha algun límit de mida per al text de la política?
   Pràcticament no: el camp admet text extremadament llarg.
    
4. Apareixen documents al perfil de l'empleat?
   Sí, tant a l'inventari informàtic com al perfil d'empleat de recursos humans.