El Inventario TI de Factorial permite generar documentos de asignación (entrega) y baja (devolución) de forma automática siempre que se asignen o desasignen dispositivos.

Estos documentos incluyen las políticas de TI de su empresa, los detalles del dispositivo y se envían para firma electrónica a través de Signaturit.

Esta guía le mostrará:

• Cómo crear políticas de TI como plantillas
• Cómo asignar plantillas a cada entidad jurídica
• Cómo se generan los documentos al asignar o eliminar dispositivos
• Cómo enviar documentos para firmar y rastrear su estado

Configura tus plantillas

Antes de empezar

Para generar documentos de TI, asegúrese de que su cuenta cumpla con los siguientes requisitos:

• Utilice el módulo Inventario de TI
• Has creado al menos una plantilla de Asignación y una de Eliminación
• A cada entidad jurídica se le ha asignado una plantilla
• Las asignaciones de dispositivos están vinculadas a un empleado (no se generan documentos para espacios o equipos compartidos)

Crear plantillas de documentos

Las plantillas de documentos definen las políticas de TI que aparecerán en el PDF final enviado a los empleados.

1. Vaya a Configuración de inventario de TI
   • Haga clic en Configuración en la barra lateral.
   • Desplácese y abra el Inventario de TI
   • Seleccione la pestaña Plantillas de documento
2. Crear una nueva plantilla
   • Haga clic en Nueva plantilla
   • Introduzca un título
   • Elija un idioma principal
3. Seleccione si esta plantilla es para:
   • Cesión (documentos de entrega)
   • Retirada (devolución de documentos)
4. Pegue el texto de su política de TI en el cuadro de texto grande
   • No hay límite práctico de caracteres (admite políticas muy largas)
   • Este texto aparece antes de la tabla de dispositivos en el PDF
5. (Opcional) Habilitar un segundo idioma
   • Si está habilitado, el PDF mostrará la política primero en el idioma principal y luego en el idioma secundario.
6. Haga clic en Guardar

Asignar plantillas a entidades legales

Cada entidad legal debe estar vinculada a las plantillas de Asignación y Remoción correctas.

1. Vaya a Configuración → Inventario de TI → Entidades legales
2. Para cada entidad, seleccione:
   • Una plantilla de asignación de dispositivos
   • Una plantilla de eliminación de dispositivo

Puede asignar diferentes plantillas según el país, las regulaciones o los procesos internos.

Cómo se generan los documentos

Una vez configuradas las plantillas, Factorial genera documentos automáticamente cada vez que se asignan o desasignan dispositivos.

A. Documentos de cesión (entrega)

Cuando asignas un dispositivo a un empleado:

1. Seleccione el(los) dispositivo(s)
2. Haga clic en Asignar
3. Elige un empleado
4. Confirmar la asignación

Factorial genera un documento Borrador y lo almacena en:

• Inventario de TI → Personas → (Perfil del empleado) → Documentos de TI

B. Documentos de Remoción (Devolución)

Al desasignar o reasignar un dispositivo:

1. Abrir el menú de acciones del dispositivo
2. Seleccionar Reasignar
3. Elija un nuevo estado (por ejemplo, En stock, Mantenimiento, Retirado, Asignado a otra persona… )
4. Confirmar

Factorial genera un documento de Baja , siguiendo el mismo flujo que los documentos de asignación.

Envío de documentos para firma

Los documentos se generan como borradores . Debe enviarlos manualmente para su firma, lo que le da control total sobre el tiempo.

Puedes enviar documentos de tres maneras:

A. Desde la pestaña Personas (Envío masivo)

1. Ir a Inventario de TI → Personas
2. Seleccione uno o varios empleados
3. Haga clic en Enviar documentos para firmar

Perfecto para incorporar o despedir a varias personas a la vez.

B. Del perfil del empleado en el inventario de TI

1. Ir a Inventario de TI → Personas
2. Haga clic en un empleado
3. Desplácese hasta Documentos de TI
4. Haga clic en los 3 puntos
5. Haga clic en Enviar para firmar

Seguimiento del estado del documento

Los documentos pasan por el mismo ciclo de vida que cualquier otro documento Factorial :

• Borrador : generado pero no enviado
• En proceso – esperando la firma del empleado
• Firmado – completado exitosamente
• Cancelado/Fallido : el documento no es válido o la firma fue rechazada

Dónde se almacenan los documentos

Puede encontrar documentos de TI en:

• Inventario de TI → Personas → Perfil del empleado → Documentos de TI
• Perfil del empleado → Documentos → Carpeta de dispositivos informáticos

Esto proporciona tanto a Recursos Humanos como a TI plena auditabilidad y consistencia.

Solución de problemas

1. El documento no se generó
   Compruebe que:
   • La entidad jurídica tiene plantillas asignadas
   • El dispositivo seleccionado se está asignando a una persona (no a un espacio)
   • La plantilla existe y está activa.
      
2. Aparece el idioma incorrecto en el PDF
   • Asegúrese de que el idioma principal de la plantilla esté configurado correctamente
   • Verificar si está habilitado un segundo idioma
      
3. El empleado no puede firmar el documento
   • Intente reenviar el documento
   • Verificar si hay un documento más nuevo generado pendiente de firma

Preguntas frecuentes

1. ¿Puedo utilizar diferentes plantillas para diferentes equipos o países?
   Sí, puedes asignar plantillas únicas por entidad legal.
    
2. ¿Puedo editar un documento después de haberlo generado?
   No puedes editar un PDF generado, pero puedes:
   • Actualizar plantillas para documentos futuros
   • Eliminar borradores de documentos y reasignar el dispositivo
      
3. ¿Existe un límite de tamaño para el texto de la política?
   Prácticamente no: el campo admite texto extremadamente largo.
    
4. ¿Aparecen los documentos en el perfil del empleado?
   Sí, tanto en el inventario de TI como en el perfil del empleado de RR.HH.