Este artigo é para: funcionárixs e aprovadorxs.
Uma despesa tem dois valores: o que o recibo diz e o que você recebe de volta. Acertá-los evita que as despesas sejam devolvidas, que o IVA esteja errado nos livros e que as pessoas recebam o valor incorreto.
Valor do documento e valor reembolsável
Visão geral
- Valor total do documento (móvel: Valor do documento): o total no recibo ou fatura, impostos incluídos, na moeda do recibo. Deve corresponder ao recibo.
- Valor reembolsável: o que a empresa paga de volta para você. Pode ser menor que o recibo, mas não maior. (Para um recibo em outra moeda, há uma pequena margem: veja abaixo.)
Exemplos:
- Uma refeição de negócios de £120,00 onde £30,00 eram do seu convidado: documento £120,00, reembolsável £90,00.
- Uma fatura de hotel de £300,00 com um minibar de £50,00 que você pagou: documento £300,00, reembolsável £250,00.
Como usar
- Abra o rascunho e verifique o Valor total do documento em relação ao recibo.
- Se você está reivindicando menos, altere o Valor reembolsável e explique o motivo em Descrição.
- Se nada é devido a você (por exemplo, você pagou com um cartão da empresa), desative Esta despesa é reembolsável.
- Clique em Enviar para aprovação.
Recibos em outra moeda
Insira o Valor total do documento e Moeda do documento exatamente como no recibo. Factorial converte para a Moeda reembolsável na taxa de câmbio da data do recibo e mostra a taxa utilizada. Você pode aumentar o valor reembolsável para o que seu banco cobrou, até 5% acima do valor convertido. Detalhes completos: Despesas em outra moeda.
Impostos
A discriminação do imposto (valor tributável + valor do imposto, para cada taxa de IVA) deve somar o valor total do documento.
- Se não somar, dependendo da configuração da sua empresa, você verá "A discriminação do imposto está [valor] acima do total do documento" (ou abaixo). Corrija as linhas para corresponder ao recibo.
- Se você alterar o total depois que os impostos foram preenchidos, clique em Recalcular impostos para recalculá-los nas mesmas taxas, ou feche o aviso para mantê-los (por exemplo, após adicionar uma gorjeta sem imposto).
- Precisa de mais de uma taxa de IVA? Clique em Adicionar discriminação do imposto.
- Uma linha de imposto que não pode estar correta impede que você envie: por exemplo, um valor tributável acima do total do documento, um valor do imposto acima do seu valor tributável, ou uma porcentagem acima de 100%. Corrija a linha.
Dicas e Melhores Práticas
- Nunca altere o total do documento para o valor que você deseja de volta. Altere o valor reembolsável em vez disso, para que os livros correspondam ao recibo.
- Explique qualquer diferença na descrição, para que seu aprovador não precise perguntar.
- Relacionado: Como faço para criar uma despesa? · Por que meu recibo não carrega, ou por que foi lido incorretamente? · Despesas em outra moeda
Solução de Problemas e FAQ
Solução de Problemas
"O valor reembolsável não pode exceder o valor do recibo".
Você está reivindicando mais do que o recibo (o valor do recibo é o Valor total do documento). Na mesma moeda, o valor reembolsável pode ser no máximo o total do documento. Em outra moeda, pode ser no máximo 5% acima do valor convertido. Verifique ambos os valores e as moedas.
"Não conseguimos obter uma taxa de câmbio para converter para [moeda]".
Insira o valor reembolsável manualmente antes de salvar, usando seu extrato bancário.
"O valor reembolsável não pode ser zero".
Insira o valor a ser reembolsado ou desative Esta despesa é reembolsável se nada é devido a você.
"Valor do imposto, valor base ou porcentagem inválidos".
One das linhas de imposto não pode estar correta: um valor tributável acima do total do documento, um valor do imposto acima do seu valor tributável, ou uma porcentagem acima de 100%. Verifique a linha em relação ao recibo e corrija-a.
"A data do documento não pode ser mais de 1 dia no futuro".
A data do documento é mais de um dia após hoje, geralmente uma data mal lida ou um erro de digitação (por exemplo, o ano errado). Verifique o recibo e corrija a Data do documento, depois envie a despesa novamente.
Os impostos não somam mais após eu ter alterado o total.
Factorial mostra um aviso quando a discriminação do imposto não corresponde mais ao total do documento. Clique em Recalcular impostos para recalcular nas mesmas taxas, ou feche o aviso para manter os impostos como estão.
FAQ
1. Meu banco me cobrou mais do que o valor convertido. Por que diz "O valor reembolsável não pode exceder o valor do recibo"?
Você pode reivindicar até 5% acima do valor convertido na taxa de câmbio da data do recibo. Se seu banco cobrou mais do que isso, por exemplo, com uma taxa de transação estrangeira, você não pode adicionar a diferença a esta despesa. Pergunte à sua equipe financeira como eles querem que as taxas bancárias sejam relatadas.
2. Qual taxa de câmbio Factorial usa?
A taxa da data do recibo. A despesa mostra a taxa e sua data. Veja Despesas em outra moeda.
3. Meu aprovador pode alterar o valor?
Pessoas com permissão para editar despesas pendentes podem, enquanto a despesa estiver pendente. Os mesmos limites se aplicam.
4. Quanto posso ajustar um valor em moeda estrangeira?
Até 5% acima do valor que Factorial converteu. Dentro desse limite, você pode inserir o valor no seu extrato bancário.
5. Devo converter um recibo em moeda estrangeira eu mesmo?
Não. Insira o recibo como está, com o valor e a moeda do recibo, e deixe Factorial fazer a conversão.
6. Como faço para alterar o valor de uma despesa que já enviei?
Enquanto estiver Pendente, clique em Resetar para rascunho, altere os valores e envie novamente: veja Como faço para editar ou retirar uma despesa?. Uma vez aprovada, você não pode editá-la: pergunte ao seu admin ou equipe financeira. O valor de uma despesa do cartão Factorial não pode ser alterado em nenhum status.