Este artículo es para: empleados y aprobadores.
Un gasto tiene dos importes: lo que dice el recibo y lo que se te reembolsa. Dejarlos correctos evita que te devuelvan los gastos, que el IVA quede mal en la contabilidad y que se pague un importe equivocado.
Importe del documento e importe reembolsable
Resumen
- Importe total del documento (en móvil: Importe del documento): el total del recibo o la factura, con impuestos incluidos, en la moneda del recibo. Debe coincidir con el recibo.
- Importe reembolsable: lo que la empresa te reembolsa. Puede ser menor que el recibo, pero no mayor. (Para un recibo en otra moneda hay un pequeño margen: consulta más abajo.)
Ejemplos:
- Una comida de negocios de £120.00 en la que £30.00 eran de tu invitado: documento £120.00, reembolsable £90.00.
- Una factura de hotel de £300.00 con £50.00 de minibar que pagas tú: documento £300.00, reembolsable £250.00.
Cómo se usa
- Abre el borrador y compara el Importe total del documento con el recibo.
- Si reclamas menos, cambia el Importe reembolsable y explica por qué en Descripción.
- Si no se te debe nada (por ejemplo, pagaste con una tarjeta de la empresa), desactiva Este gasto es reembolsable.
- Haz clic en Enviar para aprobación.
Recibos en otra moneda
Ingresa el Importe total del documento y la Moneda del documento exactamente como aparecen en el recibo. Factorial lo convierte a la Moneda de reembolso con el tipo de cambio de la fecha del recibo y muestra el tipo que usó. Puedes subir el importe reembolsable a lo que te cobró tu banco, hasta un 5 % por encima del importe convertido. Todos los detalles: Gastos en otra moneda.
Impuestos
El desglose de impuestos (base imponible + importe del impuesto, por cada tasa de IVA) debe sumar el total del documento.
- Si no es así, según la configuración de tu empresa verás "El desglose de impuestos está [importe] por encima del total del documento" (o por debajo). Corrige las líneas para que coincidan con el recibo.
- Si cambias el total después de completar los impuestos, haz clic en Recalcular impuestos para recalcularlos con las mismas tasas, o cierra el aviso para conservarlos (por ejemplo, tras agregar una propina sin impuesto).
- ¿Necesitas más de una tasa de IVA? Haz clic en Agregar desglose de impuestos.
- Una línea de impuestos que no puede ser correcta te impide enviar: por ejemplo, una base imponible mayor que el total del documento, un importe de impuesto mayor que su base imponible o un porcentaje superior al 100 %. Corrige la línea.
Consejos y buenas prácticas
- Nunca cambies el total del documento al importe que quieres recuperar. Cambia el importe reembolsable, para que la contabilidad coincida con el recibo.
- Explica cualquier diferencia en la descripción, para que tu aprobador no tenga que preguntar.
- Relacionado: ¿Cómo creo un gasto? · ¿Por qué no se carga mi recibo o por qué se leyó mal? · Gastos en otra moneda
Solución de problemas y preguntas frecuentes
Solución de problemas
"El importe reembolsable no puede superar el importe del recibo".
Estás reclamando más que el recibo (el importe del recibo es el Importe total del documento). En la misma moneda, el importe reembolsable puede ser como máximo el total del documento. En otra moneda, como máximo un 5 % por encima del importe convertido. Revisa los dos importes y las monedas.
"No pudimos obtener un tipo de cambio para convertir a [moneda]".
Ingresa el importe reembolsable a mano antes de guardar, usando tu estado de cuenta bancario.
"El importe reembolsable no puede ser cero".
Ingresa el importe a reembolsar, o desactiva Este gasto es reembolsable si no se te debe nada.
"Importe de impuesto, base imponible o porcentaje no válido".
Una de las líneas de impuestos no puede ser correcta: una base imponible mayor que el total del documento, un importe de impuesto mayor que su base imponible o un porcentaje superior al 100 %. Compara la línea con el recibo y corrígela.
"La fecha del documento no puede ser más de 1 día en el futuro".
La fecha del documento es más de un día posterior a hoy, normalmente por una fecha mal leída o un error de captura (por ejemplo, el año equivocado). Revisa el recibo, corrige la Fecha del documento y envía el gasto de nuevo.
Los impuestos ya no cuadran después de cambiar el total.
Factorial muestra un aviso cuando el desglose de impuestos ya no coincide con el total del documento. Haz clic en Recalcular impuestos para recalcular con las mismas tasas, o cierra el aviso para dejar los impuestos como están.
Preguntas frecuentes
1. Mi banco me cobró más que el importe convertido. ¿Por qué dice "El importe reembolsable no puede superar el importe del recibo"?
Puedes reclamar hasta un 5 % por encima del importe convertido con el tipo de cambio de la fecha del recibo. Si tu banco cobró más que eso, por ejemplo por una comisión por operación en el extranjero, no puedes agregar la diferencia a este gasto. Pregunta al equipo de finanzas cómo quieren que se registren las comisiones bancarias.
2. ¿Qué tipo de cambio usa Factorial?
El de la fecha del recibo. El gasto muestra el tipo de cambio y su fecha. Consulta Gastos en otra moneda.
3. ¿Mi aprobador puede cambiar el importe?
Quienes tienen permiso para editar gastos pendientes pueden hacerlo, mientras el gasto esté pendiente. Se aplican los mismos límites.
4. ¿Cuánto puedo ajustar un importe en moneda extranjera?
Hasta un 5 % por encima del importe que convirtió Factorial. Dentro de ese límite puedes ingresar el importe de tu estado de cuenta bancario.
5. ¿Debo convertir yo mismo un recibo en moneda extranjera?
No. Ingresa el recibo tal cual, con el importe y la moneda del recibo, y deja que Factorial lo convierta.
6. ¿Cómo cambio el importe de un gasto que ya envié?
Mientras esté Pendiente, haz clic en Restablecer a borrador, cambia los importes y envíalo de nuevo: consulta ¿Cómo edito o retiro un gasto?. Una vez aprobado no se puede editar: consulta a tu administrador o al equipo de finanzas. El importe de un gasto de la tarjeta de Factorial no se puede cambiar en ningún estado.