Este artigo é para: equipes de RH, equipes financeiras e administradores/as.
Quando alguém sai, suas despesas não desaparecem, mas algumas podem ficar pendentes: despesas pendentes permanecem pendentes sem ninguém para aprová-las. Resolva tudo antes do último dia, para que a pessoa que saiu possa ser reembolsada pelo que é devido e nada fique aberto em Despesas.
Despesas após a saída de um/a funcionário/a
Visão geral
O que acontece uma vez que a rescisão entra em vigor, no dia seguinte à data de rescisão:
| O que acontece | |
|---|---|
| Despesas pendentes | Permanecem Pendentes. Sua aprovação pode parar, então ninguém é solicitado a aprová-las. |
| Despesas aprovadas | Ainda podem ser reembolsadas. |
| Todas as outras despesas | Permanecem visíveis e mantêm seu status. |
| Factorial cards | Desativadas, então não podem ser usadas. |
| Usuário/a de despesas | Removido/a automaticamente no dia após a data de rescisão. Até então, ainda aparecem na lista de usuários/as de Despesas. |
Para encontrar as despesas de alguém que saiu em Despesas > Despesas de funcionário/a, use a busca: o filtro Proprietário/a lista apenas funcionários/as ativos/as.
Antes do último dia: lista de verificação
- Aprovar ou rejeitar todas as despesas pendentes. Vá para Despesas > Despesas de funcionário/a, busque o/a funcionário/a pelo nome e procure Pendente na coluna Status. Peça aos/as aprovadores/as para decidirem antes da data de rescisão.
- Peça ao/a funcionário/a para enviar ou excluir seus rascunhos, para que nada que desejam ser reembolsados/as fique sem envio.
- Verifique se os pagamentos com cartão têm recibos. Seus cartões são desativados no dia após a data de rescisão, então peça os recibos faltantes enquanto ainda estiverem por perto.
- Reembolsar despesas aprovadas. Se você reembolsar através da folha de pagamento, adicione-as ao contracheque enquanto o período de pagamento ainda estiver aberto, e verifique com sua equipe de folha de pagamento em qual contracheque elas serão incluídas. Caso contrário, use um arquivo SEPA ou Marcar como pago/a.
- Deixar o usuário/a de Despesas para Factorial. Você não precisa removê-lo/a manualmente: isso acontece no dia após a data de rescisão.
Dicas e Melhores Práticas
- Adicione "Regularizar despesas" à sua lista de verificação de offboarding, uma semana antes do último dia.
- Relacionado: Como reembolsar despesas através da folha de pagamento? · Como adicionar pessoas às Despesas? · Como reembolsar despesas com um arquivo SEPA? · Como marcar uma despesa como paga ou desfazê-la? · Despesas FAQ para RH e folha de pagamento
Solução de Problemas e FAQ
Solução de Problemas
Não consigo encontrar alguém que saiu no filtro Proprietário/a.
O filtro Proprietário/a lista apenas funcionários/as ativos/as. Busque a pessoa pelo nome em vez disso.
A despesa de alguém que saiu está presa em Pendente.
Uma vez que a rescisão entra em vigor, sua aprovação pendente pode parar, então ninguém é solicitado a aprová-las. Peça ao seu/a administrador/a para usar Redefinir fluxo de aprovação na despesa (funciona em qualquer despesa Pendente). Se ainda não mostrar um/a aprovador/a, entre em contato com nossa equipe de suporte com a despesa.
Alguém que saiu ainda aparece como usuário/a de Despesas.
Eles/as são removidos/as no dia após a data de rescisão. Se ainda aparecerem após esse dia, entre em contato com nossa equipe de suporte.
FAQ
1. Posso ainda reembolsar as despesas aprovadas de alguém que saiu?
Sim. As despesas aprovadas de um/a funcionário/a demitido/a ainda podem ser reembolsadas. Através da folha de pagamento, o período de pagamento deve ainda estar aberto: você não pode adicionar compensações a um período fechado. Se a folha de pagamento não puder adicioná-las, use um arquivo SEPA ou Marcar como pago/a.
2. As despesas de alguém que saiu são deletadas?
Não. As despesas de um/a funcionário/a demitido/a permanecem visíveis e mantêm seu status.
3. O que acontece com os cartões Factorial do/a funcionário/a que saiu?
Eles/as são desativados/as no dia após a data de rescisão, então não podem ser usados/as.
4. Preciso remover a pessoa que saiu da lista de usuários/as de Despesas?
Não. Factorial os remove automaticamente no dia após a data de rescisão, então eles/as não contam mais como usuários/as de Despesas.
5. Quem aprova as despesas pendentes de alguém que saiu?
Ninguém é solicitado a: sua aprovação pendente pode parar uma vez que a rescisão entra em vigor. Faça com que sejam aprovadas ou rejeitadas antes da data de rescisão. Se uma já estiver presa, peça ao seu/a administrador/a para usar Redefinir fluxo de aprovação nela.