O Agente de Equipamentos permite que ONE gerencie a tarefa de Compra de equipamentos em um ticket de integração: ele determina o que a nova contratação deve receber, concorda com ela por e-mail e faz o pedido assim que você aprovar. Use-o quando quiser que os equipamentos para novas contratações sejam escolhidos e pedidos a partir de suas políticas, sem precisar gerenciar a entrada você mesmo.
Funcionalidade/Funcionalidade
Visão Geral
Cada ticket de integração inclui uma tarefa de Compra de equipamentos. Você pode completá-la você mesmo ou entregá-la para ONE do início ao fim. ONE então:
- Determina a que a nova contratação tem direito.
- Verifica seu estoque.
- Concorda com a configuração com a nova contratação por e-mail.
- Faz o pedido após sua aprovação.
Este artigo cobre apenas a etapa de Compra de equipamentos. Para o ticket de integração e suas outras tarefas, veja Compreender as configurações de integração. Para configurar os passos restantes, veja Automatizar suas integrações.
Disponibilidade: a opção Automática está sendo implantada gradualmente. Se a etapa oferecer apenas Manual, a integração por meio de agentes ainda não está ativada para sua organização; entre em contato com seu representante de TI da Factorial.
O que você precisa
ONE funciona apenas a partir de duas políticas publicadas e do registro da nova contratação. Ele nunca preenche uma lacuna com um padrão próprio.
- Política de equipamentos, publicada. Ela decide o que a nova contratação pode ter, por função, equipe, senioridade e país.
- Política de compras, publicada. Ela decide como um pedido é autorizado: aprovações, destino de entrega, qual perfil de cobrança paga, quais fornecedores usar e quando o trabalho de equipamentos começa (por exemplo, "gerenciar equipamentos 30 dias antes da data de início").
- Um endereço de e-mail pessoal do empregado, sincronizado do seu sistema de RH. ONE o utiliza para contatar a nova contratação.
- Uma data de início, além do local de trabalho, tipo de emprego, cargo e país no perfil deles.
Ambas as políticas estão em Compras globais > Configurações. Até que ambas sejam publicadas, você não pode salvar Automático: a etapa mostra um aviso e Salvar permanece desativado.
Como usar
- Vá para Pessoas > Configurações, abra a aba Onboarding e clique na linha Compra de equipamentos.
- Decida se deseja manter Incluir esta etapa na integração ativado. Desative-o se as novas contratações trouxerem seu próprio dispositivo: a linha então mostrará Ignorar e os tickets de integração não terão tarefa de equipamentos.
- Escolha a autonomia:
- Automático: ONE executa a tarefa do início ao fim, seguindo suas políticas.
- Manual: você gerencia a entrada e o pedido; a TI da Factorial apenas cria a tarefa.
- Escolha o Responsável padrão. Esta pessoa é responsável pela tarefa e responde sempre que uma decisão é necessária nesta etapa. É sempre um administrador humano; ONE nunca é responsável por isso.
- Com Manual apenas, defina o tempo. Agendamento é a data padrão sugerida quando você executa a etapa a partir do ticket, e Data de vencimento é quantos dias antes da data de início a tarefa deve ser concluída. Com Automático, o tempo vem de sua política de Compras.
- Clique em Salvar. Com Automático, a etapa também mostra um bloco O que ele lê com o status ao vivo de ambas as políticas e um atalho para editá-las.
O rótulo na linha da etapa mostra como a próxima integração será gerenciada:
| Chip | O que significa |
|---|---|
| ONE | A etapa está incluída, configurada como Automática, e ambas as políticas estão publicadas. |
| Manual | A etapa está incluída, e uma pessoa a executa. Enquanto uma política estiver não publicada, você não pode mudar a etapa para Automática (Salvar permanece desabilitado), então ela permanece em Manual. |
| Ignorar | A etapa está excluída. Nenhuma tarefa de equipamentos é criada no ticket. |
Como ONE executa a etapa
Em cada ticket de integração, ONE é adicionado como o agente na tarefa de Compra de equipamentos. A tarefa não tem data de vencimento e o Responsável padrão permanece seu proprietário: sua política decide quando ONE age, não um prazo. O organizador de integração omite a etapa de equipamentos, porque o trabalho acontece no ticket.
- Aguarde a janela de compras. Sua política de Compras define quando o trabalho de equipamentos começa, e ONE não faz nada na etapa antes dessa data. Se nenhuma regra de tempo existir em nenhum lugar, começa imediatamente. Se manter a janela tornaria a entrega pontual impossível, isso é informado em vez de começar silenciosamente.
- Verifique se a etapa já não foi concluída. Se um pedido já estiver vinculado ao ticket, ou um dispositivo já estiver atribuído, a execução para.
- Leia as políticas e o registro da nova contratação. ONE pergunta ao proprietário sobre qualquer coisa que estiver faltando: um campo de perfil, um endereço de e-mail pessoal ou um caso que a política não cobre.
- Olhe primeiro para o estoque. Dispositivos e acessórios não atribuídos que realmente se adequam a essa nova contratação sob a política de Equipamentos vêm antes de comprar novos. A adequação vem antes do custo: um dispositivo mal compatível do estoque não é uma economia.
- Prepare uma única proposta. Ela inclui apenas o que a política de Equipamentos permite, com cada opção já escolhida: memória, armazenamento, cor e o layout do teclado local. ONE só propõe itens que podem realmente ser enviados, e os classifica pela chegada antes da data de início, depois suporte sem toque, depois preço.
- Concorde com a configuração com a nova contratação. A proposta é postada como um comentário público no ticket, que chega à nova contratação por e-mail em seu endereço pessoal. Eles podem aceitá-la ou dizer o que preferem.
- Peça sua aprovação. Isso sempre acontece antes que qualquer coisa seja comprada ou atribuída. ONE posta um comentário interno ao proprietário com o produto, suas opções, o preço, o destino e o tempo de entrega, e sinaliza claramente qualquer coisa fora da política. Nenhuma resposta nunca é tratada como aprovação.
- Faça o pedido e feche a etapa. Justo antes de agir, ONE verifica novamente se o item ainda pode ser comprado para o tempo de entrega que anunciou. Ele então faz o pedido ou atribui o dispositivo do estoque, vincula ao ticket e marca a tarefa como concluída.
Quem vê o quê
- Comentários públicos são destinados à nova contratação e chegam a ela por e-mail. Eles nunca contêm preços.
- Comentários internos são destinados ao proprietário: aprovações, preços, lacunas de política e bloqueios.
- Lembretes seguem um único ritmo: um lembrete dois dias úteis após uma pergunta não respondida, então o responsável pelo ticket é informado. ONE nunca persegue a mesma pergunta duas vezes.
O que ONE nunca faz
- Fazer pedidos ou atribuir qualquer coisa sem uma autorização clara do proprietário no ticket, mesmo quando o item está totalmente dentro da política ou é um dispositivo de estoque gratuito.
- Fazer pedidos fora de suas políticas ou inventar uma regra onde uma política não diz nada.
- Fazer um segundo pedido para a mesma integração.
- Mencionar um preço em uma mensagem para a nova contratação.
- Sugerir algo que está fora de estoque, chegando em breve ou descontinuado.
- Enviar para a nova contratação um rascunho. Qualquer coisa ainda aberta com o proprietário é resolvida antes que a nova contratação ouça de ONE.
Quando a etapa volta para você
| Situação | O que ONE faz |
|---|---|
| Política de Equipamentos ou Compras não publicada | Comentários nomeando a política ausente, apontam para Compras globais > Configurações, e interrompem a etapa |
| Sem regra para a função da nova contratação | Pergunta ao proprietário em vez de escolher um dispositivo |
| Dados ausentes no registro do empregado | Lista cada campo ausente e o que bloqueia |
| Tipo de emprego é Contratado | Pergunta ao proprietário primeiro: comprar, atribuir do estoque ou nada |
| Nada disponível em estoque ou no catálogo | Escalona para que você possa fazer o pedido manualmente dentro do limite |
| A nova contratação pede um dispositivo fora da política | Escalona para o proprietário, depois informa a nova contratação do resultado |
| A nova contratação não responde | Lembra uma vez, depois entrega a etapa ao proprietário no prazo do pedido |
| Endereço de entrega ou perfil de cobrança não pode ser resolvido | Pergunta ao proprietário e não faz pedidos |
Qualquer que seja o caso, a etapa volta para você com o diagnóstico já no ticket, para que você não comece do zero.
Execute a etapa você mesmo
Defina a autonomia como Manual. Cada ticket de integração então recebe uma tarefa de Compra de equipamentos com o proprietário, agendamento e data de vencimento que você definir, e a etapa de equipamentos permanece no organizador de integração. Abra a tarefa e clique em Ir para organizador (→) para escolher os equipamentos e fazer o pedido. Finalizar a etapa marca a tarefa como concluída.
Dicas e Melhores Práticas
- Publique ambas as políticas primeiro. Automático não pode ser salvo até que as políticas de Equipamentos e Compras estejam ambas publicadas.
- Coloque a regra de tempo na política de Compras. Com Automático, esse é o único lugar onde ONE procura quando começar.
- Certifique-se de que a sincronização de RH traga um e-mail pessoal. Sem isso, ONE não pode concordar com a configuração com a nova contratação.
- Preencha os campos de perfil. Local de trabalho, tipo de emprego, cargo e país decidem o que ONE pode propor.
- Escolha um responsável padrão que leia o ticket. Nada é comprado até que eles aprovem, e silêncio nunca conta como um sim.
- Use Ignorar para equipes que trazem seu próprio dispositivo. Isso evita uma tarefa de equipamentos vazia em cada ticket.
Solução de Problemas e FAQ
Solução de Problemas
- A etapa só oferece Manual. A integração por meio de agentes não está habilitada para sua organização ainda. Entre em contato com seu representante de TI da Factorial.
- Salvar permanece desativado quando você escolhe Automático. Pelo menos uma política não está publicada. Publique ambas em Compras globais > Configurações.
- ONE não começou na tarefa. A janela de compras na sua política de Compras ainda não foi aberta, ou a etapa já foi concluída (um pedido está vinculado ou um dispositivo está atribuído).
- ONE perguntou ao proprietário em vez de propor um dispositivo. Uma regra está faltando para a função da nova contratação, um campo de perfil está vazio ou o tipo de emprego é Contratado. Leia o comentário interno: ele lista o que está bloqueando a etapa.
- Nada foi pedido após a nova contratação aceitar. ONE ainda precisa da aprovação do proprietário em um comentário interno. Aprove-o no ticket.
FAQ
-
ONE faz pedidos sem minha aprovação?
Não. Ele sempre pede a aprovação do proprietário no ticket primeiro, mesmo para itens de estoque ou pedidos totalmente dentro da política.
-
A nova contratação verá os preços?
Não. Os preços aparecem apenas em comentários internos para o proprietário.
-
ONE prefere equipamentos de estoque ou novos?
De estoque, quando um dispositivo não atribuído realmente se adequa à nova contratação sob a política de Equipamentos. A compatibilidade vem antes da economia de dinheiro.
-
E se a nova contratação não responder?
ONE envia um lembrete após dois dias úteis, depois entrega a etapa ao proprietário no prazo do pedido.
-
Quem é o responsável pela tarefa de Compra de equipamentos?
Sempre o Responsável padrão, um administrador humano. ONE é apenas adicionado como o agente.
-
O que acontece se desligarmos a etapa?
A linha mostra Ignorar e os tickets de integração não recebem nenhuma tarefa de equipamentos.