L'Agente Equipaggiamento consente a ONE di gestire il compito di Acquistare attrezzature su un ticket di onboarding: determina cosa deve ricevere il nuovo assunto, concorda via email e ordina una volta che approvi. Usalo quando desideri che le attrezzature per i nuovi assunti siano scelte e ordinate dalle tue politiche senza dover gestire tu stesso l'assunzione.

Caratteristica/Funzionalità

Panoramica

Ogni ticket di onboarding include un compito di Acquistare attrezzature. Puoi completarlo tu stesso, o passarne la gestione a ONE dall'inizio alla fine. ONE quindi:

• Determina a cosa ha diritto il nuovo assunto.
• Controlla il tuo stock.
• Concorda l'allestimento con il nuovo assunto via email.
• Effettua l'ordine dopo che lo hai approvato.

Questo articolo copre solo il passaggio di Acquistare attrezzature. Per il ticket di onboarding e i suoi altri compiti, vedi Comprendere le impostazioni di onboarding. Per configurare i passaggi rimanenti, vedi Automatizzare i tuoi onboarding.

Disponibilità: l'opzione Automatica è in fase di distribuzione graduale. Se il passaggio offre solo Manuale, l'onboarding agentico non è ancora attivato per la tua organizzazione; contatta il tuo rappresentante IT di Factorial.

Cosa ti serve

ONE funziona solo con due politiche pubblicate e il record del nuovo assunto. Non riempie mai un vuoto con un predefinito suo.

• Politica sugli equipaggiamenti, pubblicata. Decide cosa può avere il nuovo assunto, in base a ruolo, team, anzianità e paese.
• Politica sugli acquisti, pubblicata. Decide come un ordine è autorizzato: approvazioni, destinazione di consegna, quale profilo di fatturazione paga, quali fornitori utilizzare e quando inizia il lavoro sull'attrezzatura (ad esempio, "gestire l'attrezzatura 30 giorni prima della data di inizio").
• Un indirizzo email personale dell'impiegato, sincronizzato dal tuo sistema HR. ONE lo utilizza per contattare il nuovo assunto.
• Una data di inizio, più il luogo di lavoro, tipo di impiego, lavoro e paese del nuovo assunto nel loro profilo.

Entrambe le politiche si trovano in Acquisti globali > Impostazioni. Fino a quando entrambe non sono pubblicate, non puoi salvare Automatica: il passaggio mostra un avviso e Salva rimane disabilitato.

Come usare

1. Vai su Persone > Impostazioni, apri la scheda Onboarding e fai clic sulla riga Acquistare attrezzature.
2. Decidi se mantenere attivo Includi questo passaggio nell'onboarding. Disattivalo se i nuovi assunti portano il proprio dispositivo: la riga mostrerà Salta e i ticket di onboarding non riceveranno alcun compito di attrezzatura.
3. Scegli l'autonomia:
   • Automatica: ONE gestisce il compito dall'inizio alla fine, seguendo le tue politiche.
   • Manuale: gestisci tu l'assunzione e l'ordine; Factorial IT crea solo il compito.
4. Scegli il Responsabile predefinito. Questa persona è responsabile del compito e risponde ogni volta che è necessaria una decisione su questo passaggio. È sempre un amministratore umano; ONE non ne è mai responsabile.
5. Con solo Manuale, imposta il tempismo. Pianificazione è la data predefinita suggerita quando esegui il passaggio dal ticket, e Data di scadenza è quanti giorni prima della data di inizio il compito è dovuto. Con Automatica, il tempismo deriva dalla tua politica sugli acquisti.
6. Fai clic su Salva. Con Automatica, il passaggio mostra anche un blocco Cosa legge con lo stato attuale di entrambe le politiche e un collegamento per modificarle.

L'etichetta sulla riga del passaggio mostra come sarà gestito il prossimo onboarding:

Come ONE gestisce il passaggio

Su ogni ticket di onboarding, ONE è aggiunto come agente sul compito di Acquistare attrezzature. Il compito non ha una data di scadenza e il Responsabile predefinito rimane il suo proprietario: la tua politica decide quando ONE agisce, non una scadenza. Il flusso di onboarding esclude il passaggio di attrezzatura, poiché il lavoro avviene sul ticket.

1. Attendi la finestra di acquisto. La tua politica sugli acquisti stabilisce quando inizia il lavoro sull'attrezzatura, e ONE non fa nulla sul passaggio prima di quella data. Se non esiste alcuna regola di tempismo, inizia immediatamente. Se rispettare la finestra renderebbe impossibile una consegna puntuale, lo comunica piuttosto che iniziare silenziosamente.
2. Controlla che il passaggio non sia già stato completato. Se un ordine è già collegato al ticket, o un dispositivo è già assegnato, l'esecuzione si interrompe.
3. Leggi le politiche e il record del nuovo assunto. ONE chiede al proprietario qualsiasi cosa mancante: un campo del profilo, un indirizzo email personale, o un caso che la politica non copre.
4. Controlla prima lo stock. Dispositivi e accessori non assegnati che si adattano veramente a questo nuovo assunto secondo la politica sugli equipaggiamenti vengono prima dell'acquisto di nuovi. L'idoneità viene prima del costo: un dispositivo mal abbinato dallo stock non è un risparmio.
5. Prepara una proposta unica. Include solo ciò che la politica sugli equipaggiamenti consente, con ogni opzione già scelta: memoria, archiviazione, colore e layout della tastiera locale. ONE propone solo articoli che possono effettivamente essere spediti e li classifica per arrivo prima della data di inizio, quindi supporto zero-touch, poi prezzo.
6. Concorda l'allestimento con il nuovo assunto. La proposta è pubblicata come commento pubblico sul ticket, che raggiunge il nuovo assunto via email al loro indirizzo personale. Possono accettarla o dire cosa preferirebbero.
7. Chiedi la tua approvazione. Questo avviene sempre prima che venga acquistato o assegnato qualcosa. ONE pubblica un commento interno al proprietario con il prodotto, le sue opzioni, il prezzo, la destinazione e il tempo di consegna, e segnala chiaramente qualsiasi cosa al di fuori della politica. Nessuna risposta non è mai trattata come approvazione.
8. Ordina e chiudi il passaggio. Poco prima di agire, ONE controlla di nuovo che l'articolo possa ancora essere acquistato per il tempo di consegna che ha annunciato. Poi effettua l'ordine o assegna il dispositivo di stock, lo collega al ticket e segna il compito come completato.

Chi vede cosa

• I commenti pubblici sono destinati al nuovo assunto e li raggiungono via email. Non contengono mai prezzi.
• I commenti interni sono destinati al proprietario: approvazioni, prezzi, lacune nelle politiche e ostacoli.
• I promemoria seguono un ritmo unico: un promemoria due giorni lavorativi dopo che una domanda è rimasta senza risposta, poi si informa l'assegnatario del ticket. ONE non insegue mai la stessa domanda due volte.

Cosa ONE non fa mai

• Ordinare o assegnare qualsiasi cosa senza un chiaro via libera dal proprietario sul ticket, anche quando l'articolo è completamente all'interno della politica o è un dispositivo di stock gratuito.
• Ordinare al di fuori delle tue politiche, o inventare una regola dove una politica non dice nulla.
• Effettuare un secondo ordine per lo stesso onboarding.
• Menizionare un prezzo in un messaggio al nuovo assunto.
• Suggerire qualcosa che è esaurito, in arrivo o dismesso.
• Inviare al nuovo assunto una bozza. Qualsiasi cosa ancora aperta con il proprietario viene risolta prima che il nuovo assunto senta da ONE.

Quando il passaggio torna a te

Qualunque sia il caso, il passaggio torna a te con la diagnosi già sul ticket, quindi non inizi da zero.

Esegui il passaggio tu stesso

Imposta l'autonomia su Manuale. Ogni ticket di onboarding riceve quindi un compito di Acquistare attrezzature con il proprietario, la pianificazione e la data di scadenza che hai impostato, e il passaggio di attrezzatura rimane nel flusso di onboarding. Apri il compito e fai clic su Vai al flusso (→) per scegliere l'attrezzatura e ordinarla. Completare il passaggio segna il compito come completato.

Risoluzione dei problemi e FAQ

Risoluzione dei problemi

• Il passaggio offre solo Manuale. L'onboarding agentico non è ancora abilitato per la tua organizzazione. Contatta il tuo rappresentante IT di Factorial.
• Salva rimane disabilitato quando scegli Automatica. Almeno una politica non è pubblicata. Pubblica entrambe in Acquisti globali > Impostazioni.
• ONE non ha iniziato il compito. La finestra di acquisto nella tua politica sugli acquisti non si è ancora aperta, o il passaggio è già stato completato (un ordine è collegato o un dispositivo è assegnato).
• ONE ha chiesto al proprietario invece di proporre un dispositivo. Una regola manca per il ruolo del nuovo assunto, un campo del profilo è vuoto, o il tipo di impiego è Contrattista. Leggi il commento interno: elenca cosa blocca il passaggio.
• Niente è stato ordinato dopo che il nuovo assunto ha accettato. ONE ha ancora bisogno dell'approvazione del proprietario in un commento interno. Approvalo sul ticket.

FAQ

1. ONE ordina senza la mia approvazione?
   No. Chiede sempre al proprietario di approvare prima sul ticket, anche per articoli di stock o ordini completamente all'interno della politica.
    
2. Il nuovo assunto vedrà i prezzi?
   No. I prezzi appaiono solo nei commenti interni per il proprietario.
    
3. ONE preferisce attrezzature di stock o nuove?
   Di stock, quando un dispositivo non assegnato si adatta veramente al nuovo assunto secondo la politica sugli equipaggiamenti. L'idoneità viene prima del risparmio.
    
4. Cosa succede se il nuovo assunto non risponde?
   ONE invia un promemoria dopo due giorni lavorativi, poi passa il passaggio al proprietario alla scadenza dell'ordine.
    
5. Chi possiede il compito di Acquistare attrezzature?
   Sempre il Responsabile predefinito, un amministratore umano. ONE è solo aggiunto come agente.
    
6. Cosa succede se disattiviamo il passaggio?
   La riga mostra Salta e i ticket di onboarding non ricevono alcun compito di attrezzatura.