El Agente de Equipos permite que ONE gestione la tarea de Compra de equipos en un ticket de incorporación: determina qué debe recibir la nueva persona contratada, lo acuerda con ella por correo electrónico y realiza el pedido una vez que tú lo apruebas. Utilízalo cuando quieras que el equipo para nuevas contrataciones sea elegido y pedido de acuerdo a tus políticas sin tener que gestionar la incorporación tú mismo/a.

Funcionalidad

Descripción general

Cada ticket de incorporación incluye una tarea de Compra de equipos. Puedes completarla tú mismo/a, o delegarla a ONE de principio a fin. ONE luego:

• Determina a qué tiene derecho la nueva persona contratada.
• Revisa tu stock.
• Acuerda la configuración con la nueva persona contratada por correo electrónico.
• Realiza el pedido después de que tú lo apruebes.

Este artículo solo cubre el paso de Compra de equipos. Para el ticket de incorporación y sus otras tareas, consulta Comprender la configuración de incorporación. Para configurar los pasos restantes, consulta Automatiza tus incorporaciones.

Disponibilidad: la opción Automática se está implementando gradualmente. Si el paso solo ofrece Manual, la incorporación agentiva aún no está activada para tu organización; contacta a tu representante de Factorial IT.

Lo que necesitas

ONE funciona solo a partir de dos políticas publicadas y el propio registro de la nueva persona contratada. Nunca llena un vacío con un valor predeterminado propio.

• Política de equipos, publicada. Decide qué puede tener la nueva persona contratada, según el rol, equipo, antigüedad y país.
• Política de compras, publicada. Decide cómo se autoriza un pedido: aprobaciones, destino de entrega, qué perfil de facturación paga, qué proveedores utilizar y cuándo comienza el trabajo de equipo (por ejemplo, "gestionar el equipo 30 días antes de la fecha de inicio").
• Una dirección de correo electrónico personal de la persona empleada, sincronizada desde tu sistema de recursos humanos. ONE la utiliza para contactar a la nueva persona contratada.
• Una fecha de inicio, además de la ubicación laboral, tipo de empleo, puesto y país en su perfil.

Ambas políticas están en Compras globales > Configuración. Hasta que ambas estén publicadas, no puedes guardar Automática: el paso muestra una advertencia y Guardar permanece deshabilitado.

Cómo usar

1. Ve a Personas > Configuración, abre la pestaña Onboarding y haz clic en la fila de Compra de equipos.
2. Decide si mantener Incluir este paso en la incorporación activado. Desactívalo si las nuevas contrataciones traen su propio dispositivo: la fila mostrará Omitir y los tickets de incorporación no tendrán tarea de equipo.
3. Elige la autonomía:
   • Automática: ONE gestiona la tarea de principio a fin, siguiendo tus políticas.
   • Manual: tú gestionas la incorporación y el pedido; Factorial IT solo crea la tarea.
4. Selecciona el Asignado por defecto. Esta persona es responsable de la tarea y responde siempre que se necesite una decisión sobre este paso. Siempre es un/a administrador/a humano/a; ONE nunca es el/la responsable.
5. Con Manual solo, establece el tiempo. Programación es la fecha predeterminada sugerida cuando ejecutas el paso desde el ticket, y Fecha de vencimiento es cuántos días antes de la fecha de inicio se debe completar la tarea. Con Automática, el tiempo proviene de tu política de compras.
6. Haz clic en Guardar. Con Automática, el paso también muestra un bloque de Lo que dice con el estado en vivo de ambas políticas y un acceso directo para editarlas.

La etiqueta en la fila del paso muestra cómo se manejará la próxima incorporación:

Cómo ONE ejecuta el paso

En cada ticket de incorporación, ONE se añade como el agente en la tarea de Compra de equipos. La tarea no tiene fecha de vencimiento y el Asignado por defecto sigue siendo su propietario/a: tu política decide cuándo actúa ONE, no un plazo. El gestor de incorporación omite el paso de equipo, porque el trabajo ocurre en el ticket.

1. Esperar la ventana de compras. Tu política de compras establece cuándo comienza el trabajo de equipo, y ONE no hace nada en el paso antes de esa fecha. Si no existe ninguna regla de tiempo, comienza inmediatamente. Si cumplir con la ventana haría imposible la entrega a tiempo, lo indica en lugar de comenzar en silencio.
2. Verificar que el paso no esté ya completado. Si ya hay un pedido vinculado al ticket, o un dispositivo ya está asignado, la ejecución se detiene.
3. Leer las políticas y el registro de la nueva persona contratada. ONE pregunta al propietario/a por cualquier cosa que falte: un campo de perfil, una dirección de correo electrónico personal, o un caso que la política no cubre.
4. Revisar el stock primero. Dispositivos y accesorios no asignados que realmente se adapten a esta nueva persona contratada según la política de Equipos tienen prioridad sobre la compra de nuevos. La idoneidad es más importante que el costo: un dispositivo mal ajustado del stock no es un ahorro.
5. Preparar una única propuesta. Solo incluye lo que la política de Equipos permite, con cada opción ya elegida: memoria, almacenamiento, color y el diseño del teclado local. ONE solo propone artículos que realmente pueden enviarse, y los clasifica según su llegada antes de la fecha de inicio, luego soporte sin contacto, y luego precio.
6. Acuerda la configuración con la nueva persona contratada. La propuesta se publica como un comentario público en el ticket, que llega a la nueva persona contratada por correo electrónico a su dirección personal. Ellos pueden aceptarla o decir qué preferirían.
7. Pide tu aprobación. Esto siempre ocurre antes de que se compre o asigne algo. ONE publica un comentario interno al propietario/a con el producto, sus opciones, el precio, el destino y el tiempo de entrega, y señala claramente cualquier cosa fuera de la política. La falta de respuesta nunca se considera aprobación.
8. Realiza el pedido y cierra el paso. Justo antes de actuar, ONE verifica nuevamente que el artículo aún pueda comprarse para el tiempo de entrega que anunció. Luego realiza el pedido o asigna el dispositivo del stock, lo vincula al ticket y marca la tarea como completada.

Quién ve qué

• Comentarios públicos están destinados a la nueva persona contratada y les llegan por correo electrónico. Nunca contienen precios.
• Comentarios internos están destinados al propietario/a: aprobaciones, precios, vacíos en la política y bloqueadores.
• Recordatorios siguen un único ritmo: un recordatorio dos días laborables después de que una pregunta queda sin respuesta, luego se informa al asignado/a del ticket. ONE nunca persigue la misma pregunta dos veces.

Lo que ONE nunca hace

• Ordenar o asignar nada sin una aprobación clara del propietario/a en el ticket, incluso cuando el artículo está completamente dentro de la política o es un dispositivo de stock gratuito.
• Ordenar fuera de tus políticas, o inventar una regla donde la política no dice nada.
• Realizar un segundo pedido para la misma incorporación.
• Mencionar un precio en un mensaje a la nueva persona contratada.
• Sugerir algo que está fuera de stock, que llegará pronto o que ha sido descontinuado.
• Enviar a la nueva persona contratada un borrador. Cualquier cosa aún pendiente con el propietario/a se resuelve antes de que la nueva persona contratada escuche de ONE.

Cuando el paso regresa a ti

Cualquiera sea el caso, el paso regresa a ti con el diagnóstico ya en el ticket, por lo que no comienzas desde cero.

Ejecuta el paso tú mismo/a

Establece la autonomía en Manual. Cada ticket de incorporación obtendrá entonces una tarea de Compra de equipos con el propietario/a, programación y fecha de vencimiento que tú establezcas, y el paso de equipo permanece en el gestor de incorporación. Abre la tarea y haz clic en Ir al gestor (→) para elegir el equipo y ordenarlo. Terminar el paso marca la tarea como completada.

Solución de Problemas y FAQ

Solución de Problemas

• El paso solo ofrece Manual. La incorporación agentiva no está habilitada para tu organización aún. Contacta a tu representante de Factorial IT.
• Guardar permanece deshabilitado cuando eliges Automática. Al menos una política no está publicada. Publica ambas en Compras globales > Configuración.
• ONE no ha empezado en la tarea. La ventana de compras en tu política de compras aún no se ha abierto, o el paso ya está completado (un pedido está vinculado o un dispositivo está asignado).
• ONE preguntó al propietario/a en lugar de proponer un dispositivo. Falta una regla para el rol de la nueva persona contratada, un campo de perfil está vacío, o el tipo de empleo es Contratista. Lee el comentario interno: lista lo que está bloqueando el paso.
• No se ordenó nada después de que la nueva persona contratada aceptó. ONE aún necesita la aprobación del propietario/a en un comentario interno. Apruébalo en el ticket.

FAQ

1. ¿Ordena ONE sin mi aprobación?
   No. Siempre pide la aprobación del propietario/a en el ticket primero, incluso para artículos de stock o pedidos completamente dentro de la política.
    
2. ¿La nueva persona contratada verá precios?
   No. Los precios solo aparecen en comentarios internos para el propietario/a.
    
3. ¿Prefiere ONE stock o equipo nuevo?
   Stock, cuando un dispositivo no asignado se adapta genuinamente a la nueva persona contratada según la política de Equipos. La idoneidad es más importante que ahorrar dinero.
    
4. ¿Qué pasa si la nueva persona contratada no responde?
   ONE envía un recordatorio después de dos días laborables, luego entrega el paso al propietario/a en la fecha límite del pedido.
    
5. ¿Quién es el propietario/a de la tarea de Compra de equipos?
   Siempre el Asignado por defecto, un/a administrador/a humano/a. ONE solo se añade como el agente.
    
6. ¿Qué pasa si desactivamos el paso?
   La fila muestra Omitir y los tickets de incorporación no obtienen ninguna tarea de equipo en absoluto.