1. É possível efetuar o registo de ponto offline?
Não, não é possível.
2. Quando é enviada a notificação em caso de falta de registo de ponto?
Quando o intervalo de tempo de registo de ponto termina e o(a) colaborador(a) ainda não registou, é enviada uma notificação por e-mail à pessoa e ao/à gestor(a). O e-mail é enviado aproximadamente um minuto após a hora do registo não efectuado.
🚨 Se a pessoa registou o ponto dentro do intervalo de tolerância permitido, não é enviada qualquer notificação. No entanto, se a entrada for efectuada após o fim do intervalo de tempo, é enviada uma notificação.
💡 Gestores também recebem um resumo semanal por e-mail de todos os incidentes relacionados com a pontualidade dos membros da sua equipa.
3. O que acontece quando uma pessoa se esquece de registar a saída?
Se as horas trabalhadas excederem as horas estimadas com base nos horários de trabalho, na entrada do contrato e/ou nas folgas, será apresentada uma mensagem com duas opções:
- Confirmar as horas estimadas.
- Registar as horas reais.
💡 A mensagem é apresentada quando o utilizador clica no botão de registo de saída depois de ultrapassar as horas estimadas em pelo menos um minuto.
💡 Se um(a) colaborador(a) tiver vários turnos num determinado dia, o sistema só modificará a hora de saída do último turno para garantir que o tempo total esteja alinhado com as horas planeadas.
🚨 Na folha de horas e na exportação para PDF é mostrado se a pessoa utilizou o modal "Esqueci-me de registar o ponto" para registar o ponto e editar a sua hora de saída.
4. Como posso evitar que os colaboradores adulterem as folhas de horas?
Para garantir a exatidão das folhas de horas, implementámos um sistema de alerta que detecta e avisa contra adulterações. Este sistema analisa os registos de entrada de horas para detetar inconsistências ou actividades suspeitas.
Se alguma folha de horas for manipulada, é gerado automaticamente um relatório de incidente, documentando "Tempo de registo de entrada/saída manipulado" para investigação adicional ou acções disciplinares, se necessário.
Para minimizar os falsos alertas devido a pequenas variações de hora, o sistema compara a hora do relógio com a hora do servidor, permitindo uma margem de 2 minutos para diferenças de fuso horário.
💡 Os alertas de e-mail são enviados para o aprovador da folha de horas do(a) colaborador(a) com um turno suspeito. Os utilizadores autorizados, incluindo os administradores de RH, também recebem estes alertas para garantir que podem ser tomadas medidas imediatas.
5. Se alguém registar o ponto de entrada com a geolocalização activada e posteriormente editar a hora, a localização desaparece ou muda?
Não, a localização não desaparece. Em vez disso, aparecerão dois registos no histórico: o primeiro mostrará a hora de entrada com a geolocalização, e o segundo reflectirá a hora editada sem quaisquer alterações às informações de localização.
6. Como funcionam as pausas automáticas nos diferentes fusos horários?
As pausas automáticas baseiam-se nas horas trabalhadas pelo(a) colaborador(a), pelo que o fuso horário não as afecta.
7. 7. É possível limitar o registo de ponto a uma área específica?
Atualmente, não é possível limitar o registo de ponto a uma zona específica.
8. 8. Qual é o intervalo de precisão das coordenadas de geolocalização?
A precisão das coordenadas de geolocalização pode variar em função de factores como a receção móvel, a geografia da zona, as condições meteorológicas e o facto de a localização ser no interior ou no exterior. Para determinar a precisão de cada geolocalização, armazenamos parâmetros denominados "precisão" para a latitude e a longitude. Este valor indica a diferença em metros, sendo que um número inferior indica uma maior precisão. Por exemplo, um valor de 0 significaria uma diferença de apenas centímetros, enquanto 1000 indicaria uma diferença de quilómetros.
9. Como posso certificar-me de que um(a) colaborador(a) está no local quando regista o ponto?
Se a indicação "De casa" ou "Do escritório" durante a marcação do ponto não for suficiente, a única forma de verificar a sua presença física é utilizando a geolocalização e verificando as coordenadas fornecidas no Google Maps.
Como usar a geolocalização no relógio de ponto e controlo de assiduidade
10. É possível limitar o registo de ponto a uma área específica?
Atualmente, não é possível limitar o registo de ponto a uma zona específica.
11. Qual é o processo para obter as folhas de horas assinadas pelos colaboradores?
Exporte as folhas de horas aprovadas:
- Na barra lateral, clique em Relógio de ponto
- Clique no ícone dos três pontos, no canto superior direito
- Seleccione Descarregar exportação
- Em Tipo de exportação, seleccione Exportação de Controlo de Tempo - Versão completa
- Em Formato do ficheiro, seleccione PDF
- Seleccione os colaboradores
- Preencha os outros campos e clique em Guardar
💡 Receberá um e-mail com a exportação.
Enviar folha de horas em massa e solicitar assinatura eletrónica:
- Na sua barra lateral, vá a Documentos
- Clique em Enviar em massa
- Carregue as suas folhas de horas
- Seleccione o nome da pasta
- No tipo de carregamento, seleccione Manter documentos com todas as suas páginas
- Clique em Adicionar documento
- Clique em Corresponder documentos com colaboradores
- Ativar a opção Solicitar assinatura digital a todos os destinatários
- Clique em Enviar X documentos correspondentes
12. O processamento manual dos tempos de registo de ponto afecta os tempos de pausa nas folhas de horas?
O impacto da edição manual dos tempos de registo de ponto nos tempos de pausa depende da situação:
- Se a pausa automática estiver programada para ocorrer no futuro, será apresentada na folha de horas no momento adequado, embora possa não refletir as actualizações em tempo real.
- No entanto, se a pausa automática já tiver sido registada na folha de horas, os colaboradores terão de ajustar manualmente o tempo de pausa para garantir a sua exatidão.