1. È possibile timbrare offline?
No, non è possibile.
2. Quando viene inviata la notifica in caso di mancata timbratura?
Quando l'intervallo di tempo di entrata è scaduto e il dipendente non ha ancora timbrato, viene inviata una notifica e-mail al dipendente e al manager. L'email viene inviata circa un minuto dopo la mancata timbratura.
🚨 Se il dipendente timbra all'interno della fascia di tolleranza consentita, non viene inviata alcuna notifica. Tuttavia, se viene timbrato dopo che l'intervallo di tempo è terminato, viene inviata una notifica.
💡 I manager ricevono anche un riepilogo settimanale via e-mail di tutti gli episodi legati alla puntualità dei membri del loro team.
3. Cosa succede se un dipendente dimentica di timbrare il cartellino?
Se le ore lavorate superano le ore stimate in base a orari di lavoro, orario contrattuale e/o assenze, verrà visualizzato un messaggio con due opzioni:
- Conferma le ore stimate
- Timbra le ore effettive
💡 Il messaggio viene visualizzato quando l'utente fa clic sul pulsante di uscita dopo aver superato le ore stimate di almeno un minuto.
💡 Se un dipendente ha più turni in un determinato giorno, il sistema modificherà solo l'orario di uscita dell'ultimo turno per garantire che il tempo totale sia allineato con le ore pianificate.
🚨 Nella scheda attività e nell'esportazione in PDF viene mostrato se un dipendente ha utilizzato la modale "Dimenticato di timbrare" per timbrare e modificare l'orario di uscita.
4. Come posso impedire ai dipendenti di manomettere le i fogli presenze?
Per garantire l'accuratezza dei fogli presenza, abbiamo implementato un sistema di allerta che rileva e mette in guardia contro la manomissione. Questo sistema analizza le timbrature alla ricerca di incoerenze o attività sospette.
Se vengono rilevate manipolazioni dei fogli presenza, viene generato automaticamente un report che documenta il "tempo di entrata/uscita manipolato" per ulteriori indagini o azioni disciplinari, se necessario.
Per ridurre al minimo i falsi allarmi dovuti a variazioni minime dell'ora, il sistema confronta l'ora della timbratura con l'ora del server, consentendo un margine di 2 minuti per le differenze di fuso orario.
💡 Gli avvisi e-mail vengono inviati all'approvatore dei fogli presenza del dipendente con un turno sospetto. Anche gli utenti autorizzati, inclusi gli amministratori delle risorse umane, ricevono questi avvisi per garantire che possano essere intraprese azioni tempestive.
5. Se qualcuno timbra con la geolocalizzazione attivata e successivamente modifica l'ora, la posizione scompare o cambia?
No, la posizione non scomparirà. Invece, nella cronologia appariranno due record: il primo mostrerà la timbratura con la geolocalizzazione, e il secondo rifletterà l'ora modificata senza alcuna modifica delle informazioni sulla posizione.
6. Come funzionano le pause automatiche per i diversi fusi orari?
Le pause automatiche si basano sulle ore lavorate dal dipendente, quindi il fuso orario non le influenza.
7. È possibile limitare la timbratura ad un'area specifica?
Attualmente non è possibile limitare la timbratura ad un'area specifica.
8. Qual è l'intervallo di precisione delle coordinate di geolocalizzazione?
La precisione delle coordinate di geolocalizzazione può variare a seconda di fattori quali la ricezione mobile, la geografia dell'area, le condizioni meteorologiche e se la posizione è al chiuso o all'aperto. Per determinare la precisione di ogni geolocalizzazione, memorizziamo parametri chiamati "precisione" per latitudine e longitudine. Questo valore indica la differenza in metri, con un numero inferiore che indica una maggiore precisione. Ad esempio, un valore pari a 0 significherebbe una differenza di soli centimetri, mentre 1000 indicherebbe una differenza di chilometri.
9. Come posso assicurarmi che un dipendente sia sul posto quando timbra il cartellino?
Se indicare "Lavoro da casa" o "Lavoro dall'ufficio" durante la timbratura non è sufficiente, l'unico modo per verificare la loro presenza fisica è utilizzare la geolocalizzazione e controllare le coordinate fornite in Google Maps.
Come utilizzare la geolocalizzazione nella rilevazione presenze
10. Qual è la procedura per ottenere i fogli presenze firmati dai dipendenti?
Esporta i tuoi fogli presenze approvati:
- Nella barra laterale, fai clic su Rilevazione presenze
- Fai clic sull'icona dei tre puntini, nell'angolo in alto a destra
- Seleziona Esporta foglio presenze
- In Tipo di esportazione seleziona Esportazione rilevazione presenze - Versione completa
- In Formato file seleziona PDF
- Seleziona i dipendenti
- Compila gli altri campi e clicca su Invia
💡 Riceverai una mail con l'esportazione.
Invia i fogli presenze in blocco e richiedi la firma elettronica:
- Nella barra laterale, vai a Documenti
- Clicca su Invia in blocco
- Carica i tuoi fogli presenze
- Seleziona il nome della cartella
- Nel Tipo di caricamento, seleziona Mantieni i documenti con tutte le loro pagine
- Clicca su Carica documento
- Fai clic su Abbina i documenti ai dipendenti
- Attiva l'opzione Richiedi firma elettronica a tutti i destinatari
- Clicca su Invia X documenti abbinati
12. La modifica manuale delle timbrature influisce sui tempi di pausa nelle schede attività?
L'impatto della modifica manuale delle timbrature sugli orari di pausa dipende dalla situazione:
- Se la pausa automatica è programmata per il futuro, verrà visualizzata nel foglio presenze al momento opportuno, anche se potrebbe non riflettere gli aggiornamenti in tempo reale.
- Tuttavia, se la pausa automatica è già stata registrata nel foglio presenze, i dipendenti dovranno regolare manualmente il tempo di pausa.