Para melhorar a segurança de documentos sensíveis, arquivos enviados por meio de notificações por e-mail estão protegidos atrás do acesso de login do Factorial. Em vez de receber arquivos diretamente como anexos de e-mail, os destinatários os acessarão de forma segura através do Factorial.
Este artigo explica como funciona o acesso protegido a arquivos, quais mudanças os usuários podem esperar e quais casos ainda utilizam anexos diretos.
Visão Geral
Anteriormente, algumas notificações por e-mail incluíam arquivos anexados diretamente ao e-mail. Isso criava um risco de segurança, pois qualquer pessoa com acesso ao e-mail também poderia acessar os documentos anexados.
Agora:
- Os arquivos permanecem armazenados de forma segura dentro do Factorial
- Os e-mails incluem um link de acesso seguro em vez de um anexo direto
- Os destinatários devem fazer login no Factorial antes de baixar o arquivo
- Essa camada adicional de segurança ajuda a proteger informações sensíveis se:
- Um e-mail for encaminhado por engano
- Uma caixa de entrada compartilhada for usada
- Uma caixa de entrada for comprometida
A funcionalidade não requer nenhuma configuração ou ajuste.
Como usar
- Abra a notificação por e-mail recebida do Factorial
- Clique no link de acesso ao arquivo incluído no e-mail
- Faça login na sua conta do Factorial se você ainda não estiver conectado
- Uma vez autenticado, o arquivo será baixado automaticamente
Na maioria dos casos, os arquivos não estão mais anexados diretamente aos e-mails.
Se o arquivo não for baixado após o login, tente atualizar a página e abrir o link novamente. Se o problema persistir, entre em contato com o administrador da sua empresa ou com a equipe de suporte.
Se você não conseguir acessar o arquivo, verifique se está logado com a conta correta do Factorial associada ao e-mail de notificação.
Se você recebeu um e-mail, mas não há anexo, isso é um comportamento esperado. Os arquivos agora são acessados de forma segura através de links em vez de anexos diretos de e-mail.
Se o link redirecionar você para o Signaturit, isso ocorre porque alguns fluxos relacionados a assinaturas continuam usando links do Signaturit para preservar seu registro de auditoria legal.
Exceções
Alguns fluxos mantêm o comportamento antigo:
- E-mails do Signaturit: links apontam para o Signaturit para preservar o registro de auditoria legal que eles geram
- E-mails para destinatários externos: por exemplo, candidatos em Recrutamento que não possuem uma conta do Factorial.
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E-mails configurados manualmente a partir de fluxos internos como exportações do Backoffice
- Exportações: protegidas
- Exportações do Backoffice: não protegidas
Dicas e melhores práticas
- Sempre acesse documentos através da sua conta oficial do Factorial
- Evite compartilhar links de e-mail com pessoas não autorizadas
- Incentive os funcionários a sair de dispositivos compartilhados após acessar arquivos sensíveis
- Se você acessa documentos frequentemente a partir de notificações, mantenha sua sessão do Factorial ativa em dispositivos confiáveis para uma experiência mais rápida
Perguntas Frequentes
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Por que os arquivos não estão mais anexados diretamente aos e-mails?
Essa mudança melhora a segurança dos documentos, garantindo que os arquivos só possam ser acessados por usuários autenticados dentro do Factorial.
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Preciso sempre fazer login para acessar arquivos?
Sim. Se você ainda não estiver logado no Factorial, precisará se autenticar antes que o arquivo seja baixado.
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As exportações também estão protegidas?
As exportações padrão estão protegidas por trás do login. No entanto, as exportações do Backoffice atualmente mantêm o comportamento anterior.
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Os administradores precisam configurar essa funcionalidade?
Não. A implementação é automática e não requer nenhuma ação ou configuração.