O que é um Canal de Denúncia e quais são os Requisitos da UE?

1. Um canal de denúncias deve permitir a possibilidade de fazer queixas tanto por escrito quanto verbalmente, assim como por telefone ou outros sistemas de mensagens de voz e pessoalmente, se solicitado pelo/a denunciante.
2. Os canais de denúncia devem garantir a confidencialidade da identidade do/a denunciante e de qualquer terceiro mencionado na denúncia.
3. Há uma obrigação de acusar o recebimento da denúncia dentro de um prazo máximo de 7 dias a partir do recebimento.
4. Todas as denúncias, incluindo as anônimas, devem ser processadas diligentemente quando forem aceitáveis de acordo com a legislação nacional.
5. Um prazo máximo de 3 meses é estabelecido para responder ao/a denunciante sobre o processamento da denúncia, contando a partir da confirmação de recebimento ou, se não houver confirmação de recebimento, a partir do vencimento do prazo de 7 dias a partir da submissão da denúncia.

Como adicionar um/a responsável por denúncias?

Um/a responsável por denúncias é uma pessoa que trabalha internamente na empresa e que receberá autorização para acessar as seções de Denúncias e processar a denúncia.

A pessoa que faz a denúncia e o/a responsável por denúncias atribuído/a poderão deixar comentários e enviar anexos através do Factorial para garantir que, mesmo quando a denúncia é anônima, todas as informações necessárias para processar a denúncia sejam totalmente fornecidas.

Para adicionar um/a gerente de denúncias:

1. No seu menu lateral, clique em Configurações
2. Na seção Pessoas, selecione Canal de Denúncia
3. Dentro de Responsável(is) por Denúncias, clique em Adicionar Responsável(is) por Denúncias
4. Selecione os funcionários e clique em Salvar

Como adicionar uma categoria de denúncia?

Uma categoria de denúncia é uma classificação utilizada para organizar as denúncias para processamento pelos Gerentes de Denúncias.

A pessoa que submete a denúncia pode selecionar entre quaisquer categorias visíveis.

Da mesma forma, um/a Gerente de Denúncias pode reclassificar (mudar a categoria) mais tarde, se necessário.

Para adicionar uma categoria de denúncia:

1. No menu lateral, clique em Configurações
2. Na seção Pessoas, selecione Canal de Denúncia
3. Na seção Categorias, clique em Nova categoria
4. Insira o nome da nova categoria e salve

Acesso do gerente de denúncias por categoria

A visibilidade das denúncias é determinada pelos gerentes de categoria:

• Ser um/a responsável por denúncias concede acesso básico à ferramenta.
• As atribuições de gerente de categoria determinam quais categorias um/a gerente pode ver.
• Esse acesso se aplica a denúncias, mensagens e notas.
• Denúncias não categorizadas permanecem visíveis para todos os gerentes.
• Os gerentes existentes são inicialmente atribuídos a todas as categorias, preservando seu acesso existente. Os administradores podem então configurar quais gerentes são atribuídos a cada categoria.

Como criar uma denúncia com Factorial?

Para ter acesso ao link da denúncia:

1. No seu menu lateral, clique em Configurações
2. Na seção Pessoas, selecione Canal de Denúncia
3. Você encontrará o link da denúncia na seção Formulário de Denúncia

Acesso ao canal de Denúncias
Os/As funcionários/as podem acessar o canal de denúncias diretamente do Factorial, através do ícone ? localizado no canto inferior direito da página ou na seção de links, se a empresa compartilhar o link lá.

Clientes ou outras partes externas poderão acessar o link se você publicá-lo em seu site ou compartilhá-lo diretamente com eles.

 

Para enviar uma denúncia:

1. Copie e abra o link do formulário de denúncias no seu navegador
2. Preencha o Formulário de Denúncia:
   • Qual é a sua relação com a empresa?
   • Tipo de má conduta: Selecione o tipo de má conduta que melhor se adequa à denúncia
   • Descrição da denúncia (obrigatória): forneça informações sobre as partes envolvidas, localização, horário e causa da denúncia
   • Anexos: adicione quaisquer documentos, fotos, etc., que possam servir como prova para o relatório
     

     

3. Criação de senha:  a senha mantém a proteção e segurança da sua denúncia

   

   
   

   A senha será necessária para acessar a página de acompanhamento do seu relatório.

    
4. Código de acompanhamento: isso servirá como um nome de usuário para acessar a página onde você depositou sua denúncia
   • A pessoa que reporta a denúncia pode ver o status da denúncia e adicionar comentários extras com contexto e documentação relevante (se solicitado pelo/a gerente de denúncias)

Como proceder com uma denúncia dentro do Factorial?

Para gerenciar uma denúncia:

1. No seu menu lateral, clique em Canal de Denúncia
2. Você terá uma lista de denúncias
3. Clique na denúncia para prosseguir
4. Uma vez que você clicar na denúncia:
   • Visão geral: uma lista de informações sobre a denúncia, como a data de criação, data de vencimento, descrição, categoria, status e anexos
   • Respostas públicas: para adicionar comentários e documentos, mas também para visualizar e alterar os diferentes status da denúncia

Para arquivar uma denúncia:

1. No seu menu lateral, clique em Canal de Denúncia
2. Você terá uma lista de denúncias
3. Clique na denúncia que você deseja excluir
4. Vá para Alterar status
5. Selecione Arquivado

Notificações

Uma notificação é enviada ao/à gerente de denúncias:

• Toda vez que um novo caso de denúncia é criado
• Toda vez que um/a denunciante responde no Canal de Denúncia

Como configurar sua própria página de política de denúncias

1. No seu menu lateral, clique em Configurações
2. Na seção Pessoas, selecione Canal de Denúncia
3. Vá para a seção URLs de políticas externas e cole sua URL externa