Este artigo é para: equipes financeiras e administradores.
Uma vez que Factorial esteja conectado ao DATEV, envie despesas aprovadas e seus recibos para o seu cliente DATEV (Mandant) em poucos cliques, para que seu/a consultor/a fiscal tenha tudo sem que ninguém precise digitar ou fazer upload. Você escolhe quando enviar, assim o DATEV só recebe o que você verificou.
Enviar despesas para o DATEV
Visão geral
Apenas despesas que estão Aprovadas, No pagamento, Enviadas para pagamento ou Pagas são enviadas.
O que você precisa: Factorial conectado ao DATEV, com cada entidade legal mostrando Pronto (veja Como conecto Factorial ao DATEV?), e permissão para gerenciar despesas.
Como usar
- Verifique se a conexão está ativa: em Configurações > Despesas > Integrações, a aba Conexão mostra Conectado. Se mostrar Reconexão necessária, clique em Conectar ao DATEV e faça login novamente.
- Vá para Gastos > Despesas dos funcionários > Despesas.
- Selecione as despesas aprovadas ou filtre por Status de sincronização = Sincronização pendente.
- Clique em Sincronizar para DATEV.
- Verifique a revisão e clique em Sincronizar.
A revisão, a coluna Status de sincronização e o que cada status significa funcionam da mesma forma que para qualquer conexão. Veja Como envio despesas para meu software de contabilidade?
Verifique o que o DATEV aceitou
Como usar
- Vá para Configurações > Despesas > Integrações e abra a aba Registro de processamento.
- Cada envio mostra o mês, o cliente (Mandant), o livro (Rechnungseingangsbuch, o livro de faturas recebidas, ou Kassenbuch, o livro de caixa) e seu Status: Processando, Concluído, Aceito parcialmente, Falhou ou Verifique no DATEV.
- No DATEV, seu/a consultor/a fiscal processa os Belege (os recibos e comprovantes). Para o Kassenbuch, eles finalizam as entradas (Festschreiben) no Kassenbuch online.
Dicas e Melhores Práticas
- Combine um ritmo com seu/a consultor/a fiscal, por exemplo, enviando toda sexta-feira, para que o DATEV esteja atualizado antes de começarem.
- Conecte-se logo antes de enviar. A conexão expira após cerca de 11 horas.
- Verifique o Registro de processamento após cada envio, não apenas quando algo parece errado.
Artigos relacionados: Como conecto Factorial ao DATEV? · Como envio despesas para meu software de contabilidade? · Como exporto despesas? · Como fecho o mês em Despesas? Uma lista de verificação para finanças
Resolução de Problemas e FAQ
Resolução de Problemas
| O que você vê | O que isso significa | O que fazer |
|---|---|---|
| Reconexão necessária | A conexão de 11 horas terminou | Clique em Conectar ao DATEV e faça login novamente |
| Aceito parcialmente ou Verifique no DATEV | Algumas despesas foram recusadas, ou o resultado é incerto | Abra o Registro de processamento. Verifique os Belege do DATEV online antes de enviar novamente, para que nada seja registrado duas vezes |
| Uma despesa mudou após ser enviada | O DATEV não pode atualizar um Beleg que já foi registrado, então Factorial não a envia novamente | Corrija no DATEV e clique em Aceitar como exportado, ou, apenas se o DATEV não o tiver, clique em Não registrado no DATEV para que a próxima sincronização o envie novamente |
| Não é possível exportar, Contas que o DATEV rejeitaria ou "Este cliente não tem Kassenbuch" | Um problema de configuração com o cliente ou suas contas | Veja a resolução de problemas em Como conecto Factorial ao DATEV? |
FAQ
1. Os recibos também são enviados?
Sim, cada despesa vai com seu recibo.
2. As despesas são enviadas automaticamente quando são aprovadas?
Não. Você as envia da lista de Despesas quando estiver pronto/a, para que o DATEV receba apenas o que você verificou.
3. Para onde vão as despesas de cartão?
Para o Rechnungseingangsbuch, a menos que você tenha ativado o Kassenbuch para cartões da empresa. Então, despesas de cartão em euros pagas com os cartões que você escolheu vão para o Kassenbuch. Despesas reembolsadas sempre vão para o Rechnungseingangsbuch.
4. Quanto tempo dura a conexão com o DATEV?
A entrada no DATEV dura cerca de 11 horas. Depois disso, o status mostra Reconexão necessária. Conecte-se novamente logo antes de enviar.
5. Posso enviar vários meses para o DATEV de uma vez?
Sim, mas o DATEV aceita um mês de Kassenbuch por vez. Se você enviar vários meses, o mais antigo vai primeiro e os próximos seguem à medida que o DATEV finaliza cada um.
6. Com que frequência devo enviar despesas para o DATEV?
Semanalmente ou no final do mês, sempre que seu/a consultor/a fiscal precisar das despesas mais recentes. Após cada envio, o Registro de processamento mostra o que o DATEV fez com isso, para que você saiba se seu/a consultor/a fiscal tem tudo antes de começar.