Este artículo es para: equipos de finanzas y administradores/as.
Una vez que Factorial esté conectado a DATEV, envía los gastos aprobados y sus recibos a tu cliente de DATEV (Mandant) en unos pocos clics, para que tu asesor/a fiscal tenga todo sin que nadie tenga que escribir o subir. Tú eliges cuándo enviar, así que DATEV solo recibe lo que has revisado.
Enviar gastos a DATEV
Resumen
Solo los gastos que están Aprobados, En nómina, Enviados a pagar o Pagados son enviados.
Lo que necesitas: Factorial conectado a DATEV, con cada entidad legal mostrando Listo (ver ¿Cómo conecto Factorial a DATEV?), y permiso para gestionar gastos.
Cómo usar
- Verifica que la conexión esté activa: en Ajustes > Gastos > Integraciones, la pestaña de Conexión muestra Conectado. Si muestra Reconexión necesaria, haz clic en Conectar a DATEV e inicia sesión nuevamente.
- Ve a Gastos > Gastos de empleados/as > Gastos.
- Selecciona los gastos aprobados, o filtra por Estado de sincronización = Sincronización pendiente.
- Haz clic en Sincronizar a DATEV.
- Revisa y haz clic en Sincronizar.
Estado de sincronización y lo que significa cada estado funcionan igual que para cualquier conexión. Ver ¿Cómo envío gastos a mi software de contabilidad?
Ver qué aceptó DATEV
Cómo usar
- Ve a Ajustes > Gastos > Integraciones y abre la pestaña de Registro de procesamiento.
- Cada envío muestra el mes, el cliente (Mandant), el libro (Rechnungseingangsbuch, el libro de facturas recibidas, o Kassenbuch, el libro de caja) y su Estado: En proceso, Completado, Aceptado parcialmente, Fallido o Ver en DATEV.
- En DATEV, tu asesor/a fiscal procesa los Belege (los recibos y comprobantes). Para el Kassenbuch, finalizan las entradas (Festschreiben) en Kassenbuch en línea.
Consejos y Mejores Prácticas
- Acordar un ritmo con tu asesor/a fiscal, por ejemplo, enviar cada viernes, para que DATEV esté actualizado antes de que empiecen.
- Conectar justo antes de enviar. La conexión expira después de aproximadamente 11 horas.
- Mira el Registro de procesamiento después de cada envío, no solo cuando algo parece estar mal.
Artículos relacionados: ¿Cómo conecto Factorial a DATEV? · ¿Cómo envío gastos a mi software de contabilidad? · ¿Cómo exporto gastos? · ¿Cómo cierro el mes en Gastos? Una lista de verificación para finanzas
Solución de problemas y FAQ
Solución de problemas
| Lo que ves | Lo que significa | Qué hacer |
|---|---|---|
| Reconexión necesaria | La conexión de 11 horas ha terminado | Haz clic en Conectar a DATEV e inicia sesión nuevamente |
| Aceptado parcialmente o Ver en DATEV | Algunos gastos fueron rechazados, o el resultado no está claro | Abre el Registro de procesamiento. Revisa los Belege de DATEV en línea antes de enviar nuevamente, para que nada se contabilice dos veces |
| Un gasto cambió después de ser enviado | DATEV no puede actualizar un Beleg que ya está contabilizado, así que Factorial no lo envía de nuevo | Corrígelo en DATEV y haz clic en Aceptar como exportado, o, solo si DATEV no lo tiene, haz clic en No contabilizado en DATEV para que la próxima sincronización lo envíe de nuevo |
| No se puede exportar, Cuentas que DATEV rechazaría o "Este cliente no tiene Kassenbuch" | Un problema de configuración con el cliente o sus cuentas | Consulta la solución de problemas en ¿Cómo conecto Factorial a DATEV? |
FAQ
1. ¿Se envían también los recibos?
Sí, cada gasto va con su recibo.
2. ¿Se envían automáticamente los gastos cuando son aprobados?
No. Tú los envías desde la lista de Gastos cuando estés listo/a, así que DATEV solo recibe lo que has revisado.
3. ¿A dónde van los gastos de tarjeta?
Al Rechnungseingangsbuch, a menos que hayas activado el Kassenbuch para tarjetas de empresa. Entonces, los gastos de tarjeta en euros pagados con las tarjetas que elegiste van al Kassenbuch. Los gastos reembolsados siempre van al Rechnungseingangsbuch.
4. ¿Cuánto dura la conexión a DATEV?
La sesión en DATEV dura aproximadamente 11 horas. Después de eso, el estado muestra Reconexión necesaria. Conéctate nuevamente justo antes de enviar.
5. ¿Puedo enviar varios meses a DATEV a la vez?
Sí, pero DATEV toma un mes de Kassenbuch a la vez. Si envías varios meses, el más antiguo va primero y los siguientes siguen a medida que DATEV termina cada uno.
6. ¿Con qué frecuencia debo enviar gastos a DATEV?
Semanalmente o al final del mes, siempre que tu asesor/a fiscal necesite los gastos más recientes. Después de cada envío, el Registro de procesamiento muestra lo que DATEV hizo con ello, para que sepas si tu asesor/a fiscal tiene todo antes de que empiecen.