Este artigo é para: equipes de finanças e administradores/as.
As finanças só podem registrar um pagamento com cartão uma vez que tenham seu recibo, categoria, projeto, centro de custo e IVA, e combiná-los manualmente no final do mês é lento. Com os cartões Factorial, cada pagamento se torna uma despesa por conta própria e One, nosso assistente de IA, combina o recibo e preenche o resto. As finanças obtêm registros completos, prontos para contabilidade, sem combinar nada manualmente.
O que significa a reconciliação de cartões
Visão geral
Reconciliação de um pagamento com cartão significa vinculá-lo ao seu contexto de despesa. Um pagamento com cartão está completo quando sua despesa possui seu recibo (comprovante da compra), categoria, projeto, centro de custo e IVA. Uma vez completo e aprovado, você o exporta ou envia para seu software de contabilidade como qualquer outra despesa. Veja Como exporto despesas?.
Como funciona com os cartões Factorial
Visão geral
- O pagamento se torna uma despesa. Quando um pagamento com um cartão Factorial emitido para Despesas é aceito, Factorial cria uma rascunho de despesa para o/a portador/a do cartão com o valor, moeda, data, comerciante, uma categoria do tipo de comerciante e seu centro de custo.
- O/a portador/a do cartão envia o recibo. Uma notificação de Novo pagamento com cartão chega ao seu telefone. Com One, abre Adicione seu recibo. Sem One, abre o rascunho para preencher manualmente.
- One combina e completa. One combina o recibo ao pagamento (mesmo valor até o centavo, próximo na data), preenche o IVA, descrição, categoria, projeto, centro de custo e orçamento, pede apenas os campos obrigatórios que não consegue resolver, e envia a despesa para revisão.
- As finanças revisam através do seu fluxo de aprovação e verificações de Despesas, como qualquer outra despesa.
Exemplo: Anna paga £42.50 por um almoço com um cliente. O rascunho aparece com £42.50, a data, o restaurante e Refeições. Ela fotografa o recibo da notificação; One adiciona o IVA, pergunta qual projeto cobrar, e envia para revisão.
Regras de correspondência: Como os pagamentos com cartão são correspondidos às despesas e recibos?.
Cartões de outros bancos
Visão geral
Somente os cartões Factorial criam despesas automaticamente. Para um pagamento com outro cartão da empresa, o/a colaborador/a cria a despesa com o recibo e escolhe um Método de pagamento da empresa, como Cartão de débito corporativo, para que ninguém seja reembolsado por isso. Em seguida, segue seu fluxo de aprovação e exportação como qualquer outra despesa. Veja Despesas de cartão e despesas manuais.
Dicas e Melhores Práticas
- Execute o filtro Factorial Card + Rascunho semanalmente, não apenas no final do mês.
- Faça projeto e centro de custo obrigatórios no formulário de despesa, e One pede por eles quando combina um recibo. Veja Como escolho o que o formulário de despesa pede?.
- Peça aos/às portadores/as de cartões para adicionar o recibo diretamente da notificação de pagamento: leva segundos.
- Artigos relacionados: Como submeto despesas enviando recibos para One? · Despesas de cartão e despesas manuais · Como fecho o mês em Despesas? Uma lista de verificação para finanças
Solução de Problemas e FAQ
Solução de Problemas
- O/a portador/a do cartão enviou o recibo, mas a despesa do cartão ainda está em Rascunho. One não conseguiu combinar o recibo ao pagamento com cartão, então criou uma despesa manual separada. Exclua o rascunho manual e adicione o recibo à despesa do cartão, para que a compra não seja reportada duas vezes.
- Um pagamento com cartão não tem despesa. Reembolsos, pagamentos recusados e cartões emitidos para Software, Compras ou Benefícios nunca criam uma despesa. Veja Um pagamento com cartão está faltando em Factorial. Onde está?.
- O valor de uma despesa de cartão aprovada mudou. Uma despesa de cartão assume o valor final cobrado pelo comerciante, mesmo após a aprovação, e seu status não muda.
FAQ
1. Quais pagamentos com cartão são reconciliados automaticamente?
Pagamentos com cartões Factorial emitidos para Despesas. Factorial cria a despesa para cada um, e One a completa quando o/a portador/a do cartão envia o recibo.
2. One pode combinar um recibo a um pagamento feito com o cartão de outro banco?
Não. One combina recibos apenas às despesas de cartão que Factorial criou a partir de pagamentos com cartões Factorial. Um recibo de outro cartão se torna uma nova despesa: verifique se seu Método de pagamento é um da empresa, como Cartão de débito corporativo, para que não seja reembolsado.
3. Quando a despesa do cartão é criada?
Quando o pagamento com cartão Factorial é autorizado, antes que o comerciante o liquide.
4. A reconciliação de cartões é a mesma que a reconciliação bancária no Tesouraria?
Não. A reconciliação bancária na Tesouraria (Reconciliar, Reconhecido) combina faturas a transações bancárias e necessita de Contas a Pagar. A reconciliação de cartões em Despesas vincula cada pagamento com cartão ao seu recibo, categoria, projeto, centro de custo e IVA.
5. Factorial envia às finanças uma lista de despesas de cartão que estão sem recibo?
Não. O lembrete de Despesas em rascunho vai para cada pessoa sobre seus próprios rascunhos, toda segunda-feira às 08:00 em seu fuso horário. As finanças os encontram com o filtro Factorial Card + Rascunho.