Cet article est pour : les équipes financières et les administrateurs/trices.
La finance ne peut enregistrer un paiement par carte qu'une fois qu'elle a son reçu, sa catégorie, son projet, son centre de coûts et sa TVA, et les faire correspondre manuellement à la fin du mois est lent. Avec les cartes Factorial, chaque paiement devient une dépense à part entière et One, notre assistant IA, fait correspondre le reçu et remplit le reste. La finance obtient des enregistrements complets, prêts pour la comptabilité, sans avoir à faire de correspondances manuellement.
Ce que signifie la réconciliation des cartes
Aperçu
Réconcilier un paiement par carte signifie le lier à son contexte de dépense. Un paiement par carte est complet lorsque sa dépense a son reçu (preuve de l'achat), catégorie, projet, centre de coûts et TVA. Une fois qu'il est complet et approuvé, vous l'exportez ou l'envoyez à votre logiciel de comptabilité comme toute autre dépense. Voir Comment exporter des dépenses ?.
Comment cela fonctionne avec les cartes Factorial
Aperçu
- Le paiement devient une dépense. Lorsqu'un paiement avec une carte Factorial émise pour les dépenses est accepté, Factorial crée une brouillon de dépense pour le titulaire de la carte avec le montant, la devise, la date, le commerçant, une catégorie selon le type de commerçant, et leur centre de coûts.
- Le titulaire de la carte envoie le reçu. Une notification Nouveau paiement par carte arrive sur son téléphone. Avec One, cela ouvre Ajoutez votre reçu. Sans One, cela ouvre le brouillon à remplir manuellement.
- One fait correspondre et complète. One fait correspondre le reçu au paiement (même montant au centime, proche en date), remplit la TVA, la description, la catégorie, le projet, le centre de coûts et le budget, demande uniquement les champs requis qu'il ne peut pas déterminer, et envoie la dépense pour révision.
- La finance la révise à travers votre flux d'approbation et les vérifications de dépenses, comme toute autre dépense.
Exemple : Anna paie 42,50 £ pour un déjeuner client. Le brouillon apparaît avec 42,50 £, la date, le restaurant et Repas. Elle photographie le reçu depuis la notification ; One ajoute la TVA, demande quel projet facturer, et l'envoie pour révision.
Règles de correspondance : Comment les paiements par carte sont-ils associés aux dépenses et aux reçus ?.
Cartes d'autres banques
Aperçu
Seules les cartes Factorial créent des dépenses automatiquement. Pour un paiement avec une autre carte de société, l'employé crée la dépense avec le reçu et choisit un Méthode de paiement de société tel que Carte de débit d'entreprise, afin que personne ne soit remboursé pour cela. Cela suit ensuite votre flux d'approbation et d'exportation comme toute autre dépense. Voir Dépenses par carte et dépenses manuelles.
Conseils et Meilleures Pratiques
- Exécutez le filtre Factorial Card + Brouillon chaque semaine, et pas seulement à la fin du mois.
- Rendez projet et centre de coûts obligatoires dans le formulaire de dépense, et One les demandera lorsqu'il fera correspondre un reçu. Voir Comment choisir ce que le formulaire de dépense demande ?.
- Demandez aux titulaires de carte d'ajouter le reçu directement depuis la notification de paiement : cela prend quelques secondes.
- Articles connexes : Comment soumettre des dépenses en envoyant des reçus à One ? · Dépenses par carte et dépenses manuelles · Comment clôturer le mois dans les dépenses ? Une liste de contrôle pour la finance
Dépannage et FAQ
Dépannage
- Le titulaire de la carte a envoyé le reçu, mais la dépense de la carte est toujours en Brouillon. One n'a pas pu faire correspondre le reçu au paiement par carte, donc il a créé une dépense manuelle séparée. Supprimez le brouillon manuel et ajoutez le reçu à la dépense de la carte, afin que l'achat ne soit pas signalé deux fois.
- Un paiement par carte n'a pas de dépense. Les remboursements, paiements refusés et cartes émises pour des logiciels, des achats ou des avantages ne créent jamais de dépense. Voir Un paiement par carte est manquant dans Factorial. Où est-il ?.
- Le montant d'une dépense de carte approuvée a changé. Une dépense de carte prend le montant final facturé par le commerçant, même après approbation, et son statut ne change pas.
FAQ
1. Quels paiements par carte sont réconciliés automatiquement ?
Les paiements avec des cartes Factorial émises pour les dépenses. Factorial crée la dépense pour chacun, et One la complète lorsque le titulaire de la carte envoie le reçu.
2. One peut-il faire correspondre un reçu à un paiement effectué avec la carte d'une autre banque ?
Non. One fait correspondre les reçus uniquement aux dépenses par carte Factorial créées à partir des paiements par carte Factorial. Un reçu pour une autre carte devient une nouvelle dépense : vérifiez que sa Méthode de paiement est une méthode de société, comme Carte de débit d'entreprise, afin qu'elle ne soit pas remboursée.
3. Quand la dépense de carte est-elle créée ?
Lorsque le paiement par carte Factorial est autorisé, avant que le commerçant ne le règle.
4. La réconciliation des cartes est-elle la même que la réconciliation bancaire en Trésorerie ?
Non. La réconciliation bancaire en Trésorerie (Réconcilier, Réconcilié) associe les factures aux transactions bancaires et nécessite des comptes créditeurs. La réconciliation des cartes dans les dépenses lie chaque paiement par carte à son reçu, sa catégorie, son projet, son centre de coûts et sa TVA.
5. Factorial envoie-t-il à la finance une liste des dépenses par carte manquant un reçu ?
Non. Le rappel Dépenses en brouillon va à chaque personne concernant ses propres brouillons, chaque lundi à 08:00 dans son fuseau horaire. La finance les trouve avec le filtre Factorial Card + Brouillon.