Las finanzas solo pueden registrar un pago con tarjeta una vez que tiene su recibo, categoría, proyecto, centro de coste y IVA, y emparejarlos manualmente al final del mes es lento. Con las tarjetas de Factorial, cada pago se convierte en un gasto por sí solo y One, nuestro asistente de IA, empareja el recibo y completa el resto. Finanzas obtiene registros completos, listos para la contabilidad, sin emparejar nada manualmente.

Qué significa la conciliación de tarjetas

Descripción general

Conciliar un pago con tarjeta significa vincularlo a su contexto de gasto. Un pago con tarjeta está completo cuando su gasto tiene su recibo (prueba de la compra), categoría, proyecto, centro de coste y IVA. Una vez que está completo y aprobado, lo exportas o lo envías a tu software de contabilidad como cualquier otro gasto. Consulta ¿Cómo exporto gastos?.

Cómo funciona con las tarjetas de Factorial

Descripción general

1. El pago se convierte en un gasto. Cuando un pago con una tarjeta de Factorial emitida para gastos es aceptado, Factorial crea un borrador de gasto para el titular de la tarjeta con el monto, moneda, fecha, comerciante, una categoría del tipo de comerciante y su centro de coste.
2. El titular de la tarjeta envía el recibo. Una notificación de Nuevo pago con tarjeta llega a su teléfono. Con One, se abre Agrega tu recibo. Sin One, se abre el borrador para completar manualmente.
3. One empareja y completa. One empareja el recibo con el pago (mismo monto hasta el centavo, cerca en fecha), completa el IVA, descripción, categoría, proyecto, centro de coste y presupuesto, solo pide los campos requeridos que no puede resolver, y envía el gasto para revisión.
4. Finanzas lo revisa a través de tu flujo de aprobación y controles de gastos, como cualquier otro gasto.

Ejemplo: Anna paga £42.50 por un almuerzo con un cliente. El borrador aparece con £42.50, la fecha, el restaurante y Comidas. Ella fotografía el recibo desde la notificación; One agrega el IVA, pregunta a qué proyecto cargarlo y lo envía para revisión.

Reglas de emparejamiento: ¿Cómo se emparejan los pagos con tarjeta con los gastos y recibos?.

Tarjetas de otros bancos

Descripción general

Solo las tarjetas de Factorial crean gastos automáticamente. Para un pago con otra tarjeta de empresa, el empleado crea el gasto con el recibo y elige un Método de pago de empresa como Tarjeta de débito corporativa, para que nadie sea reembolsado por ello. Luego sigue tu flujo de aprobación y exportación como cualquier otro gasto. Consulta Gastos de tarjeta y gastos manuales.

Consejos y Mejores Prácticas

Solución de problemas y FAQ

Solución de problemas

• El titular de la tarjeta envió el recibo, pero el gasto de la tarjeta sigue en Borrador. One no pudo emparejar el recibo con el pago de la tarjeta, por lo que creó un gasto manual separado. Elimina el borrador manual y agrega el recibo al gasto de la tarjeta, para que la compra no se informe dos veces.
• Un pago con tarjeta no tiene gasto. Los reembolsos, pagos rechazados y tarjetas emitidas para Software, Adquisiciones o Beneficios nunca crean un gasto. Consulta Falta un pago con tarjeta en Factorial. ¿Dónde está?.
• El monto de un gasto con tarjeta aprobado cambió. Un gasto con tarjeta toma el monto final cobrado por el comerciante, incluso después de la aprobación, y su estado no cambia.

FAQ

1. ¿Qué pagos con tarjeta se concilian automáticamente?

Pagos con tarjetas de Factorial emitidas para gastos. Factorial crea el gasto para cada uno, y One lo completa cuando el titular de la tarjeta envía el recibo.

2. ¿Puede One emparejar un recibo con un pago realizado con la tarjeta de otro banco?

No. One empareja recibos solo con los gastos de tarjeta que Factorial crea a partir de pagos con tarjetas de Factorial. Un recibo de otra tarjeta se convierte en un nuevo gasto: verifica que su Método de pago sea uno de empresa, como Tarjeta de débito corporativa, para que no se reembolse.

3. ¿Cuándo se crea el gasto de la tarjeta?

Cuando el pago con tarjeta de Factorial es autorizado, antes de que el comerciante lo liquide.

4. ¿Es la conciliación de tarjetas lo mismo que la conciliación bancaria en Tesorería?

No. La conciliación bancaria en Tesorería (Conciliar, Conciliado) empareja facturas con transacciones bancarias y necesita Cuentas por Pagar. La conciliación de tarjetas en Gastos vincula cada pago con tarjeta a su recibo, categoría, proyecto, centro de coste y IVA.

5. ¿Envía Factorial a finanzas una lista de gastos de tarjeta que faltan un recibo?

No. El recordatorio de Gastos en borrador se envía a cada persona sobre sus propios borradores, todos los lunes a las 08:00 en su zona horaria. Finanzas los encuentra con el filtro Factorial Card + Borrador.