O formulário de despesas decide que dados as pessoas preenchem quando criam uma despesa e quais não podem saltar. Pede desde o início aquilo de que a equipa financeira precisa e deixa de andar atrás das pessoas por causa de um centro de custo ou de um NIF em falta depois de a despesa ser enviada.

Configura o formulário de despesas

Descrição geral

• Existe um formulário para cada tipo de despesa: Despesa regular, Quilometragem e Despesa de ajuda de custo diária. Cada formulário é igual para toda a empresa, na web e na app móvel.
• Para cada campo, decide se é apresentado e se é Obrigatório ou Opcional. Alguns campos não podem ser alterados porque a Factorial precisa deles (consulta Resolução de problemas).
• As alterações só se aplicam às despesas novas.

Precisas da permissão Pode aceder às configurações de despesas. A personalização completa do formulário depende do teu plano (consulta Resolução de problemas).

Como fazer

1. Acede a Configurações > Despesas.
2. No menu à esquerda, em Configuração, clica em Formulário de despesas.
3. Escolhe o formulário: Despesa regular, Quilometragem ou Despesa de ajuda de custo diária.
4. Usa o interruptor de um campo para o mostrar (ativo) ou ocultar (inativo).
5. Para tornar um campo obrigatório, clica no botão de configurações (a roda dentada).
6. Ativa Obrigatório e clica em Aceitar. A partir daí, por baixo do nome do campo aparece Obrigatório em vez de Opcional.
7. As alterações são guardadas de imediato («Campo atualizado com sucesso») e aplicam-se às despesas novas.

Campos que dependem do documento

As faturas têm requisitos legais que os recibos não têm. Por isso, Nome do fornecedor, NIF do fornecedor, Número do documento e Tipo de imposto têm duas linhas em Formulário de despesas > Despesa regular: Faturas (sempre obrigatório, não pode ser alterado) e Recibo e outros documentos (configura como precisar).

Torna a subcategoria obrigatória

Se usa as subcategorias para enviar as despesas para a conta de razão certa, garanta que ninguém as deixa vazias:

1. Em Formulário de despesas, ativa o campo Subcategoria.
2. Abre as configurações do campo e ativa Obrigatório.
3. Para gerir as subcategorias, clica em Ir para as configurações de Categorias. Consulta Configura as categorias e subcategorias de despesas.

A partir daí, uma despesa de uma categoria com subcategorias não pode ser enviada nem aprovada sem subcategoria. As categorias sem subcategorias não são afetadas.

Resolução de problemas e perguntas frequentes

Resolução de problemas

Não consigo ocultar nem alterar um campo.
Alguns campos são sempre apresentados e obrigatórios porque a Factorial precisa deles para calcular e registar a despesa: por exemplo, Categoria, Data do documento, Moeda do documento e Montante total do documento nas despesas regulares, ou Quilometragem total na quilometragem. A personalização do formulário depende do teu plano. Se todos os interruptores estiverem desativados, a tua empresa tem o formulário predefinido; o/a teu/tua account manager pode confirmar o que o teu plano inclui.

Um/a colaborador/a vê «Este campo não pode estar vazio» ou «Seleciona uma opção».
O campo Subcategoria é obrigatório e a despesa não tem nenhuma. A mensagem é «Este campo não pode estar vazio» na web e «Seleciona uma opção» na app móvel. Pede-lhe que escolha uma subcategoria.

Os/as colaboradores/as não veem a alteração.
As alterações do formulário só se aplicam às despesas novas; as despesas já criadas mantêm os teus dados. Pede-lhes que atualizem a página ou que voltem a abrir a app móvel.

Uma despesa não pode ser enviada por causa da subcategoria, mas a categoria não tem subcategorias.
A subcategoria obrigatória só se aplica quando a categoria tem subcategorias ativas. Se a categoria não tiver e a despesa continuar bloqueada, contacta a nossa equipa de apoio e envia a ligação da despesa.

Alterei o formulário de Quilometragem, mas nada muda.
Se Quilometragem estiver desativado em Tipos de despesa, as configurações do respetivo formulário só se aplicam quando o voltar a ativar.

Perguntas frequentes

1. Estas configurações também se aplicam à app móvel?
   Sim. O formulário é igual na web e na app móvel.
   
2. Cada equipa pode ter um formulário diferente?
   Não. O formulário é o mesmo para toda a empresa. Para aplicar regras diferentes a pessoas diferentes, usa as verificações de despesas. Consulta Verifica as despesas de acordo com a tua política de despesas.
   
3. Posso ocultar totalmente as ajudas de custo diárias?
   Sim. Desativa Ajudas de custo diárias em Tipos de despesa. Consulta Escolhe que tipos de despesa os/as colaboradores/as podem criar.
   
4. Ainda posso editar o formulário de despesas manualmente ou agora tudo é feito com o ONE?
   Sim, o formulário de despesas é editado manualmente em Configurações > Despesas > Formulário de despesas. Só o fluxo de aprovação e as verificações de despesas são configurados em conversa com o ONE.