Le formulaire de dépenses détermine les informations que les personnes renseignent lorsqu'elles créent une dépense, et celles qu'elles ne peuvent pas ignorer. Demandez dès le départ ce dont votre équipe finance a besoin, et vous n'aurez plus à relancer les personnes pour un centre de coûts ou un numéro de TVA manquant après la soumission.

Configurer le formulaire de dépenses

Vue d'ensemble

• Il existe un formulaire pour chaque type de dépense : Dépense ordinaire, Frais kilométriques et Dépense d'indemnité journalière. Chaque formulaire est le même pour toute l'entreprise, sur le web comme dans l'application mobile.
• Pour chaque champ, vous décidez s'il est affiché, et s'il est Obligatoire ou Facultatif. Certains champs ne peuvent pas être modifiés car Factorial en a besoin (voir Dépannage).
• Les modifications ne s'appliquent qu'aux nouvelles dépenses.

Vous avez besoin de l'autorisation Peut accéder aux paramètres des dépenses. La personnalisation complète du formulaire dépend de votre plan (voir Dépannage).

Mode d'emploi

1. Allez dans Paramètres > Notes de frais.
2. Dans le menu de gauche, sous Configuration, cliquez sur Formulaire de dépenses.
3. Choisissez le formulaire : Dépense ordinaire, Frais kilométriques ou Dépense d'indemnité journalière.
4. Utilisez l'interrupteur d'un champ pour l'afficher (activé) ou le masquer (désactivé).
5. Pour rendre un champ obligatoire, cliquez sur son bouton de paramètres (la roue dentée).
6. Activez Obligatoire et cliquez sur Accepter. Le champ affiche alors Obligatoire sous son nom au lieu de Facultatif.

Les modifications sont enregistrées immédiatement (« Champ mis à jour avec succès ») et s'appliquent aux nouvelles dépenses.

Champs qui dépendent du document

Les factures ont des exigences légales que les reçus n'ont pas. C'est pourquoi Nom du fournisseur, Numéro d'identification fiscale du fournisseur, Numéro du document et Type de taxe ont chacun deux lignes dans Formulaire de dépenses > Dépense ordinaire : Factures (toujours obligatoire, non modifiable) et Reçu et autres documents (à définir selon vos besoins).

Rendre la sous-catégorie obligatoire

Si vous utilisez des sous-catégories pour envoyer les dépenses vers le bon compte comptable, assurez-vous que personne ne les laisse vides :

1. Dans Formulaire de dépenses, activez le champ Sous-catégorie.
2. Ouvrez ses paramètres et activez Obligatoire.
3. Pour gérer les sous-catégories elles-mêmes, cliquez sur Aller aux paramètres des catégories. Consultez Comment configurer les catégories et sous-catégories de dépenses ?

Une dépense appartenant à une catégorie qui a des sous-catégories ne peut alors être ni soumise ni approuvée sans en avoir une. Les catégories sans sous-catégories ne sont pas concernées.

Conseils et bonnes pratiques

Dépannage et FAQ

Dépannage

Je ne peux pas masquer ni modifier un champ.
Certains champs sont toujours affichés et obligatoires car Factorial en a besoin pour calculer et enregistrer la dépense : par exemple Catégorie, Date du document, Devise du document et Montant total du document sur les dépenses ordinaires, ou Kilométrage total sur les frais kilométriques. La personnalisation du formulaire dépend de votre plan. Si tous les interrupteurs sont grisés, votre entreprise conserve le formulaire par défaut ; votre Account Manager peut confirmer ce que comprend votre plan.

Un employé voit « Ce champ ne peut pas être vide » ou « Sélectionnez une option ».
Le champ Sous-catégorie est obligatoire et la dépense n'en a pas. Le message est « Ce champ ne peut pas être vide » sur le web et « Sélectionnez une option » dans l'application mobile. Demandez-lui de choisir une sous-catégorie.

Les employés ne voient pas la modification.
Les modifications du formulaire ne s'appliquent qu'aux nouvelles dépenses ; les dépenses déjà créées conservent leurs informations. Demandez-leur d'actualiser la page ou de rouvrir l'application mobile.

Une dépense ne peut pas être soumise à cause de la sous-catégorie, mais la catégorie n'en a pas.
Une sous-catégorie obligatoire ne s'applique que si la catégorie a des sous-catégories actives. Si la catégorie n'en a aucune et que la dépense est quand même bloquée, contactez notre équipe d'assistance et envoyez le lien de la dépense.

J'ai modifié le formulaire Frais kilométriques mais rien ne change.
Si Frais kilométriques est désactivé dans Types de dépense, les paramètres de son formulaire ne s'appliquent pas tant que vous ne le réactivez pas.

FAQ

1. Ces paramètres s'appliquent-ils aussi à l'application mobile ?

Oui. Le formulaire est le même sur le web et dans l'application mobile.

2. Des équipes différentes peuvent-elles avoir des formulaires différents ?

Non. Le formulaire est le même pour toute l'entreprise. Pour appliquer des règles différentes à différentes personnes, utilisez les contrôles des dépenses. Consultez Comment vérifier les dépenses par rapport à ma politique de dépenses ?

3. Puis-je masquer complètement les indemnités journalières ?

Oui. Désactivez Indemnités journalières dans Types de dépense. Consultez Comment choisir les types de dépenses que les employés peuvent créer ?

4. Puis-je encore modifier le formulaire de dépenses manuellement, ou tout se fait-il avec One ?

Oui, vous modifiez le formulaire de dépenses manuellement dans Paramètres > Notes de frais > Formulaire de dépenses. Seuls le flux d'approbation et les contrôles des dépenses se configurent en discutant avec One.