El formulario de gastos decide qué datos rellenan las personas cuando crean un gasto y cuáles no se pueden saltar. Pide desde el principio lo que necesita el equipo de finanzas y dejarás de perseguir a nadie por un centro de coste o un NIF que falta después de enviar el gasto.

Configura el formulario de gastos

Descripción general

• Hay un formulario por cada tipo de gasto: Gasto ordinario, Kilometraje y Gasto de dieta. Cada formulario es el mismo para toda la empresa, en la web y en la app móvil.
• Para cada campo, decides si se muestra y si es Obligatorio u Opcional. Algunos campos no se pueden cambiar porque Factorial los necesita (consulta Solución de problemas).
• Los cambios solo se aplican a los gastos nuevos.

Necesitas el permiso Puede acceder a la configuración de gastos. La personalización completa del formulario depende de tu plan (consulta Solución de problemas).

Cómo hacerlo

1. Ve a Configuración > Gastos.
2. En el menú de la izquierda, en Configuración, haz clic en Formulario de gastos.
3. Elige el formulario: Gasto ordinario, Kilometraje o Gasto de dieta.
4. Usa el interruptor de un campo para mostrarlo (activado) u ocultarlo (desactivado).
5. Para hacer obligatorio un campo, haz clic en su botón de configuración (el engranaje).
6. Activa Obligatorio y haz clic en Aceptar. A partir de entonces, debajo del nombre del campo pone Obligatorio en lugar de Opcional.
7. Los cambios se guardan al momento («Campo actualizado correctamente») y se aplican a los gastos nuevos.

Campos que dependen del documento

Las facturas tienen requisitos legales que los tickets no tienen. Por eso, Nombre del proveedor, NIF del proveedor, Número de documento y Tipo de impuesto tienen dos filas en Formulario de gastos > Gasto ordinario: Facturas (siempre obligatorio, no se puede cambiar) y Ticket y otros documentos (configúralo como necesites).

Haz obligatoria la subcategoría

Si usas las subcategorías para enviar los gastos a la cuenta contable correcta, asegúrate de que nadie las deje vacías:

1. En Formulario de gastos, activa el campo Subcategoría.
2. Abre su configuración y activa Obligatorio.
3. Para gestionar las subcategorías, haz clic en Ir a la configuración de Categorías. Consulta Configura las categorías y subcategorías de gastos.

A partir de entonces, un gasto de una categoría que tiene subcategorías no se puede enviar ni aprobar sin subcategoría. Las categorías sin subcategorías no se ven afectadas.

Solución de problemas y preguntas frecuentes

Solución de problemas

No puedo ocultar ni cambiar un campo.
Algunos campos siempre se muestran y son obligatorios porque Factorial los necesita para calcular y registrar el gasto: por ejemplo, Categoría, Fecha del documento, Moneda del documento e Importe total del documento en los gastos ordinarios, o Kilometraje total en el kilometraje. La personalización del formulario depende de tu plan. Si todos los interruptores están desactivados, tu empresa tiene el formulario predeterminado; tu account manager te puede confirmar qué incluye tu plan.

Un/a empleado/a ve «Este campo no puede estar vacío» o «Selecciona una opción».
El campo Subcategoría es obligatorio y el gasto no tiene. El mensaje es «Este campo no puede estar vacío» en la web y «Selecciona una opción» en la app móvil. Pídele que elija una subcategoría.

Los/as empleados/as no ven el cambio.
Los cambios del formulario solo se aplican a los gastos nuevos; los gastos ya creados mantienen sus datos. Pídeles que actualicen la página o que vuelvan a abrir la app móvil.

Un gasto no se puede enviar por la subcategoría, pero la categoría no tiene.
La subcategoría obligatoria solo se aplica cuando la categoría tiene subcategorías activas. Si la categoría no tiene y el gasto sigue bloqueado, contacta con nuestro equipo de soporte y envía el enlace del gasto.

He cambiado el formulario de Kilometraje pero no cambia nada.
Si Kilometraje está desactivado en Tipos de gasto, la configuración de su formulario no se aplica hasta que lo vuelvas a activar.

Preguntas frecuentes

1. ¿Esta configuración también se aplica a la app móvil?
   Sí. El formulario es el mismo en la web y en la app móvil.
   
2. ¿Cada equipo puede tener un formulario distinto?
   No. El formulario es el mismo para toda la empresa. Para aplicar normas distintas a personas distintas, usa las comprobaciones de gastos. Consulta Comprueba los gastos según tu política de gastos.
   
3. ¿Puedo ocultar por completo las dietas?
   Sí. Desactiva Dietas en Tipos de gasto. Consulta Elige qué tipos de gasto pueden crear los/as empleados/as.
   
4. ¿Puedo seguir editando el formulario de gastos a mano o ahora todo se hace con ONE?
   Sí, el formulario de gastos se edita a mano en Configuración > Gastos > Formulario de gastos. Solo el flujo de aprobación y las comprobaciones de gastos se configuran conversando con ONE.