Questo articolo è per: amministratori e team finance.
Il modulo spese decide quali dati le persone compilano quando creano una spesa e quali non possono saltare. Chiedi fin dall'inizio ciò di cui ha bisogno il tuo team finance e smetterai di rincorrere le persone per un centro di costo o una partita IVA mancanti dopo l'invio.
Imposta il modulo spese
Panoramica
- C'è un modulo per ogni tipo di spesa: Spesa ordinaria, Chilometraggio e Spesa di diaria. Ogni modulo è lo stesso per tutta l'azienda, sul web e nell'app mobile.
- Per ogni campo decidi se è mostrato e se è Obbligatorio o Facoltativo. Alcuni campi non si possono modificare perché Factorial ne ha bisogno (vedi Risoluzione dei problemi).
- Le modifiche si applicano solo alle spese nuove.
Ti serve il permesso Può accedere alle impostazioni delle spese. La personalizzazione completa del modulo dipende dal tuo piano (vedi Risoluzione dei problemi).
Come si usa
- Vai su Impostazioni > Spese.
- Nel menu a sinistra, sotto Configurazione, fai clic su Modulo spese.
- Scegli il modulo: Spesa ordinaria, Chilometraggio o Spesa di diaria.
- Usa l'interruttore di un campo per mostrarlo (attivo) o nasconderlo (disattivo).
- Per rendere un campo obbligatorio, fai clic sul suo pulsante di impostazioni (l'ingranaggio).
- Attiva Obbligatorio e fai clic su Accetta. Il campo mostrerà allora Obbligatorio sotto il nome al posto di Facoltativo.
Le modifiche vengono salvate subito ("Campo aggiornato correttamente") e si applicano alle spese nuove.
Campi che dipendono dal documento
Le fatture hanno requisiti di legge che le ricevute non hanno. Per questo Nome del fornitore, Partita IVA del fornitore, Numero del documento e Tipo di imposta hanno ciascuno due righe in Modulo spese > Spesa ordinaria: Fatture (sempre obbligatorio, non modificabile) e Ricevuta e altri documenti (impostalo come ti serve).
Rendi obbligatoria la sottocategoria
Se usi le sottocategorie per inviare le spese al conto contabile giusto, assicurati che nessuno le lasci vuote:
- In Modulo spese, attiva il campo Sottocategoria.
- Apri le sue impostazioni e attiva Obbligatorio.
- Per gestire le sottocategorie stesse, fai clic su Vai alle impostazioni delle categorie. Consulta Come imposto categorie e sottocategorie di spesa?
Una spesa in una categoria che ha sottocategorie non potrà più essere inviata né approvata senza una di esse. Le categorie senza sottocategorie non sono interessate.
Suggerimenti e best practice
- Parti con pochi campi obbligatori. Ognuno aggiunge tempo a ogni spesa; richiedi solo ciò di cui la tua contabilità o la tua policy hanno davvero bisogno.
- Se recuperi l'IVA, rendi obbligatorio anche il Tipo di imposta in Ricevuta e altri documenti.
- Quando i dipendenti aggiungono una ricevuta, Factorial la legge e suggerisce i valori per il modulo. Loro li controllano prima di inviare.
- Per mostrare il campo Progetti o Centri di costo, la tua azienda deve usare progetti o centri di costo in Factorial.
- Correlati: Come imposto categorie e sottocategorie di spesa? · Come scelgo quali tipi di spese possono creare i dipendenti? · Come imposto le tariffe chilometriche e le diarie?
Risoluzione dei problemi e FAQ
Risoluzione dei problemi
Non riesco a nascondere o modificare un campo.
Alcuni campi sono sempre mostrati e obbligatori perché Factorial ne ha bisogno per calcolare e registrare la spesa: per esempio Categoria, Data del documento, Valuta del documento e Importo totale del documento nelle spese ordinarie, oppure Chilometraggio totale nel chilometraggio. La personalizzazione del modulo dipende dal tuo piano. Se tutti gli interruttori sono grigi, la tua azienda mantiene il modulo predefinito; il tuo Account Manager può confermare cosa include il tuo piano.
Un dipendente vede "Questo campo non può essere vuoto" o "Seleziona un'opzione".
Il campo Sottocategoria è obbligatorio e la spesa non ne ha una. Il messaggio è "Questo campo non può essere vuoto" sul web e "Seleziona un'opzione" nell'app mobile. Chiedigli di scegliere una sottocategoria.
I dipendenti non vedono la modifica.
Le modifiche al modulo si applicano solo alle spese nuove; le spese già create mantengono i loro dati. Chiedi di aggiornare la pagina o riaprire l'app mobile.
Una spesa non può essere inviata a causa della sottocategoria, ma la categoria non ne ha.
Una sottocategoria obbligatoria si applica solo quando la categoria ha sottocategorie attive. Se la categoria non ne ha e la spesa è comunque bloccata, contatta il nostro team di assistenza e invia il link alla spesa.
Ho modificato il modulo Chilometraggio ma non cambia nulla.
Se Chilometraggio è disattivato in Tipi di spesa, le impostazioni del suo modulo non si applicano finché non lo riattivi.
FAQ
1. Queste impostazioni valgono anche per l'app mobile?
Sì. Il modulo è lo stesso sul web e nell'app mobile.
2. Team diversi possono avere moduli diversi?
No. Il modulo è lo stesso per tutta l'azienda. Per applicare regole diverse a persone diverse, usa i controlli spese. Consulta Come verifico le spese rispetto alla mia policy di spesa?
3. Posso nascondere completamente le diarie?
Sì. Disattiva Diarie in Tipi di spesa. Consulta Come scelgo quali tipi di spese possono creare i dipendenti?
4. Posso ancora modificare il modulo spese a mano o si fa tutto con One?
Sì, il modulo spese si modifica a mano in Impostazioni > Spese > Modulo spese. Solo il flusso di approvazione e i controlli spese si impostano conversando con One.