Este artigo é para: colaboradores/as.
Anexa o recibo, o talão ou a fatura: é o que permite que o/a teu/tua aprovador/a aprove a despesa e que a equipa de finanças a contabilize. Adiciona-o quando criar a despesa ou mais tarde, sem perder o que já escreveu.
Adiciona um recibo a uma despesa que já criou
Descrição geral
Usa-o quando tiveres criado a despesa manualmente ou quando tiveres pago com um cartão Factorial e a despesa estiver à espera do recibo. Vais criar uma despesa nova? Começa pelo recibo e o Factorial preenche a despesa: consulta Cria uma despesa.
Como fazer
Na app móvel
- Abre a despesa a partir de Despesas.
- Em Documento anexado, adiciona uma fotografia ou um ficheiro.
- Guarda e toca em Enviar para aprovação.
Pagaste com um cartão Factorial? Toca na notificação do recibo no telemóvel e tira uma fotografia: o ONE, o nosso assistente de IA, anexa-a e envia a despesa. Consulta Envia despesas enviando os recibos ao ONE.
Na web
- Abre a despesa a partir de Os meus gastos > Despesas. Sem recibo, verás «Revê os dados da despesa: falta um campo obrigatório: Ficheiros».
- À direita, clica em Carregar documento (ou arrasta o ficheiro para essa zona).
- Na janela Carregar um ficheiro, escolhe:
- Carregar: anexa o ficheiro sem alterar nenhum campo.
- Digitalizar e preencher automaticamente: lê o ficheiro e preenche a despesa, substituindo o que tinha introduzido.
- Verifica a pré-visualização do recibo e clica em Guardar. O aviso de ficheiro em falta desaparece.
- Clica em Enviar para aprovação.
Documentos certificados digitalmente (Espanha, França, Itália)
Descrição geral
Em Espanha, França e Itália, se a tua empresa o tiver ativado, o Factorial assina digitalmente (Espanha, França) ou arquiva (Itália) o recibo que carrega, de modo que existe uma cópia digital protegida. Se ainda precisas de guardar o papel depende das regras locais: confirma com o/a teu/tua consultor/a fiscal. A janela Carregar um documento indica se está ativado. Se disseres que o documento digital não substitui o físico, guarda o papel conforme a tua empresa pedir. Consulta Descobre em que países os recibos são certificados digitalmente e o que isso significa.
Dicas e boas práticas
- Adiciona o recibo assim que pagar. As despesas com cartão ficam à espera como rascunhos até o fazer, e receberá lembretes.
- Escolhe Carregar, não Digitalizar e preencher automaticamente, quando os dados que escreveu estiverem corretos e só precisar de adicionar o comprovativo.
- Anexa mais comprovativos, se necessário, por exemplo a confirmação da reserva junto à fatura do hotel. Pode anexar vários ficheiros a uma despesa.
Artigos relacionados: Descobre porque não carrega o recibo ou porque foi lido incorretamente · Gere as despesas sem recibo · Distingue entre despesas com cartão e despesas manuais
Resolução de problemas e perguntas frequentes
Resolução de problemas
O montante e a data mudaram depois de adicionar um ficheiro.
Escolheste Digitalizar e preencher automaticamente, que preenche a despesa a partir do ficheiro. Corrige os campos, ou elimina o ficheiro e volta a adicioná-lo com Carregar.
«Não é possível enviar para aprovação» e Ficheiros aparece como campo em falta.
A tua empresa exige um recibo neste tipo de despesa. Anexa um e volta a enviar.
O ficheiro não carrega.
Consulta Descobre porque não carrega o recibo ou porque foi lido incorretamente.
Perguntas frequentes
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Que formatos posso anexar?
PDF, PNG, JPG ou JPEG. As fotografias do iPhone (HEIC) são convertidas automaticamente. As fotografias grandes são comprimidas; um ficheiro que continue a ter mais de 10 MB não pode ser carregado.
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Posso anexar mais do que um ficheiro a uma despesa?
Sim. Anexa cada um como ficheiro independente.
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Preciso de guardar o recibo em papel?
O Factorial não pode decidir isso por ti: depende das regras do teu país e da política da tua empresa. Se a tua empresa ativou os documentos certificados digitalmente (Espanha, França, Itália), o Factorial assina ou arquiva a cópia digital, mas confirma com o/a teu/tua consultor/a fiscal ou com a equipa de finanças antes de deitar fora o que quer que seja. Se não estiver ativado, guarda o papel conforme a tua empresa pedir.
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Posso adicionar ou alterar um recibo depois de enviar a despesa?
Não enquanto estiver a aguardar aprovação, nem depois de ser aprovada ou rejeitada. Enquanto estiver Pendente, retira-a primeiro com Voltar a rascunho. Consulta Edita ou retira uma despesa.
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Posso enviar uma despesa regular sem recibo?
Normalmente não: a maioria das empresas exige um recibo nas despesas regulares, por isso o Factorial não a envia sem ele. Consulta Gere as despesas sem recibo.
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Qual é a forma mais rápida de anexar um recibo a uma despesa nova?
Começa pelo recibo: acede a Os meus gastos > Despesas, clica em Nova despesa > Despesa regular, larga o recibo em Carregar um documento, verifica os dados que o Factorial preencheu e clica em Enviar para aprovação. Todos os passos: Cria uma despesa.
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O Factorial pergunta Carregar ou Digitalizar e preencher automaticamente nas despesas de quilometragem e ajudas de custo diárias?
Não. Nas despesas de quilometragem e ajudas de custo diárias, o ficheiro é anexado sem essa pergunta.
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O que acontece depois de guardar um recibo numa despesa?
O aviso de ficheiro em falta desaparece. Se a tua empresa usa as verificações de despesas, o Factorial também compara a despesa com a política da empresa.
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Como é que a minha empresa ativa os documentos certificados digitalmente?
Um/a administrador/a com a permissão Pode aceder às configurações de despesas vai a Configurações > Despesas, em Configuração > Documentos certificados digitalmente, e aceita os termos. Só aparece para empresas com uma entidade legal em Espanha, França ou Itália, e depende do teu plano: o teu account manager pode confirmar. Os recibos carregados antes de aceitar os termos não são assinados.