Este artigo é para: aprovadores/as.
Quando alguém da sua equipe envia uma despesa, é a sua vez de revisá-la. Factorial avisa você sempre que uma despesa precisa de sua atenção e mantém todos os seus pedidos em uma lista, na web e no seu telefone, para que você não perca solicitações e ninguém precise te cobrar.
Suas solicitações de aprovação
Visão Geral
Você é um/a aprovador/a quando o fluxo de aprovação da sua empresa pede que você revise as despesas de alguém, por exemplo, porque você é o/a gerente dessa pessoa ou trabalha no financeiro. Você não precisa configurar nada: sua empresa decide quem aprova o quê.
Como usar
Das suas notificações
- Quando uma despesa precisa da sua revisão, você recebe um e-mail com um link e uma solicitação na sua Caixa de entrada no Factorial (sua Caixa de entrada de aprovação, não a caixa de entrada do seu e-mail).
- Na sua Caixa de entrada, cada solicitação mostra quem a enviou, o valor e a categoria, por exemplo "Revise o pedido de despesa de David Thompson". Abra uma para ver a despesa e decidir.
Da lista de despesas (web)
- No menu à esquerda, vá para Gastos > Despesas dos colaboradores/as.
- Clique em Filtros, depois escolha Aprovações pendentes > Minhas. Agora você vê apenas as despesas aguardando sua decisão.
- Clique em uma despesa para abri-la.
Se a sua empresa usa Verificações de despesas, as abas na parte superior classificam as despesas pendentes pela recomendação do One: Precisa de revisão (um aviso, fora da política, ou não pôde ser verificada) e Pronta para aprovar (dentro da política). Não há aba Pendente então; sem as verificações de despesas, use Pendente. Uma aba substitui os filtros que você tinha, então clique na aba primeiro, depois adicione Aprovações pendentes > Minhas.
A lista começa com despesas dos últimos 30 dias (por Data do documento). Para despesas mais antigas, altere o filtro de Data do documento.
Do seu telefone
- Abra o aplicativo Factorial e vá para sua Caixa de entrada.
- Toque na solicitação para abri-la, depois aprove, rejeite ou solicite alterações.
Dicas e Melhores Práticas
- Comece com "Pronta para aprovar". Se a sua empresa usa verificações de despesas, essas despesas já estão dentro da política. Você pode revisá-las rapidamente e reservar seu tempo para Precisa de revisão. Adicione Aprovações pendentes > Minhas após clicar na aba: as abas sozinhas mostram todas as despesas que você pode ver, incluindo aquelas que estão aguardando por outra pessoa.
- Apenas solicitações de despesa na sua Caixa de entrada: clique no ícone de filtro, depois Tipo > Financeiro.
- Ative as notificações no aplicativo, para que as solicitações cheguem até você mesmo quando você estiver longe da sua mesa.
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Resolução de Problemas e FAQ
Resolução de Problemas
Não vejo Gastos no menu.
Você vê Gastos > Despesas dos colaboradores/as uma vez que tenha sido solicitado a revisar pelo menos uma despesa, ou se você tiver permissão para visualizar as despesas de outras pessoas. Até lá, suas solicitações estão na sua Caixa de entrada.
A lista diz que não há nada pendente, mas recebi um e-mail.
- Verifique o filtro de Data do documento: a lista começa com os últimos 30 dias. Amplie-o.
- Remova outros filtros que você possa ter adicionado, depois escolha Aprovações pendentes > Minhas novamente.
- A despesa pode já ter sido decidida por outro/a aprovador/a do mesmo passo: uma aprovação por passo é suficiente.
Uma despesa que aprovei ainda aparece na lista.
Se o fluxo de aprovação tem outro passo, a despesa permanece Pendente até que o/a próximo/a aprovador/a decida. Abra-a: diz "Você já aprovou esta despesa. Pendente para ser aprovada por [nome]."
Não consigo encontrar uma despesa que foi atribuída a mim.
Pode ter sido aprovada, rejeitada ou redefinida desde então. Verifique seu status e pergunte ao/a colaborador/a ou ao/a seu/sua admin se o fluxo de aprovação mudou.
FAQ
1. Vejo todas as despesas pendentes da empresa?
Não. Você vê as despesas que foram solicitadas para revisão. Se você também tiver permissão para visualizar as despesas de outras pessoas (por exemplo, da sua equipe ou de toda a empresa), você verá essas também. Use Aprovações pendentes > Minhas para manter apenas as suas.
2. Preciso configurar algo para me tornar um/a aprovador/a?
Não. Sua empresa decide quem aprova o quê em seu fluxo de aprovação. Quando o fluxo pede que você revise uma despesa, a solicitação chega até você automaticamente.
3. Posso aprovar diretamente do e-mail?
Não. O e-mail contém um link para a despesa no Factorial, onde você aprova, rejeita ou solicita alterações.
4. Posso revisar despesas pelo aplicativo móvel?
Sim. Abra sua Caixa de entrada no aplicativo e decida a partir daí.
5. Posso perguntar ao One quais despesas estão aguardando por mim?
Sim. Pergunte "Quais despesas estão aguardando minha aprovação?" e One lista-as. Veja Como aprovo despesas com One?.