Dieser Artikel richtet sich an: genehmigende Personen.
Wenn jemand aus Ihrem Team eine Ausgabe sendet, sind Sie mit der Prüfung dran. Factorial benachrichtigt Sie jedes Mal, wenn eine Ausgabe Sie braucht, und sammelt alle Ihre Anfragen in einer Liste, im Web und auf dem Smartphone, sodass Sie keine Anfragen mehr verpassen und niemand Ihnen hinterherlaufen muss.
Ihre Genehmigungsanfragen
Übersicht
Sie sind genehmigende Person, wenn der Genehmigungsablauf Ihres Unternehmens Sie bittet, die Ausgaben von jemandem zu prüfen, zum Beispiel weil Sie deren Führungskraft sind oder im Finanzbereich arbeiten. Sie müssen nichts einrichten: Ihr Unternehmen entscheidet, wer was genehmigt.
So geht's
Über Ihre Benachrichtigungen
- Wenn eine Ausgabe Ihre Prüfung braucht, erhalten Sie eine E-Mail mit einem Link und eine Anfrage in Ihrem Posteingang in Factorial (Ihr Genehmigungs-Posteingang, nicht Ihr E-Mail-Postfach).
- In Ihrem Posteingang zeigt jede Anfrage, wer sie gesendet hat, den Betrag und die Kategorie, zum Beispiel „Prüfen Sie die Ausgabenanfrage von David Thompson“. Öffnen Sie eine, um die Ausgabe zu sehen und zu entscheiden.
Über die Ausgabenliste (Web)
- Gehen Sie im linken Menü zu Ausgaben > Ausgaben der Mitarbeitenden.
- Klicken Sie auf Filter und wählen Sie dann Ausstehende Genehmigungen > Meine. Sie sehen jetzt nur die Ausgaben, die auf Ihre Entscheidung warten.
- Klicken Sie auf eine Ausgabe, um sie zu öffnen.
Wenn Ihr Unternehmen Ausgabenprüfungen nutzt, sortieren die Tabs oben die ausstehenden Ausgaben nach der Empfehlung von One: Prüfung nötig (eine Warnung, nicht richtlinienkonform oder nicht prüfbar) und Bereit zur Genehmigung (richtlinienkonform). Dann gibt es keinen Tab Ausstehend; ohne Ausgabenprüfungen nutzen Sie Ausstehend. Ein Tab ersetzt die Filter, die Sie hatten, klicken Sie daher zuerst auf den Tab und fügen Sie dann Ausstehende Genehmigungen > Meine hinzu.
Die Liste beginnt mit Ausgaben der letzten 30 Tage (nach Belegdatum). Für ältere Ausgaben ändern Sie den Filter Belegdatum.
Über Ihr Smartphone
- Öffnen Sie die Factorial-App und gehen Sie zu Ihrem Posteingang.
- Tippen Sie auf die Anfrage, um sie zu öffnen, und genehmigen Sie, lehnen Sie ab oder fordern Sie Änderungen an.
Tipps und bewährte Vorgehensweisen
- Beginnen Sie mit „Bereit zur Genehmigung“. Nutzt Ihr Unternehmen Ausgabenprüfungen, sind diese Ausgaben bereits richtlinienkonform. Sie können sie zügig prüfen und Ihre Zeit für Prüfung nötig aufheben. Fügen Sie nach dem Klick auf den Tab Ausstehende Genehmigungen > Meine hinzu: Die Tabs allein zeigen alle Ausgaben, die Sie sehen können, auch die, die auf jemand anderen warten.
- Nur Ausgabenanfragen in Ihrem Posteingang: Klicken Sie auf das Filtersymbol und dann auf Typ > Finanzen.
- Aktivieren Sie Benachrichtigungen in der App, damit Anfragen Sie auch erreichen, wenn Sie nicht am Schreibtisch sind.
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Fehlerbehebung und FAQ
Fehlerbehebung
Ich sehe Ausgaben nicht im Menü.
Sie sehen Ausgaben > Ausgaben der Mitarbeitenden, sobald Sie gebeten wurden, mindestens eine Ausgabe zu prüfen, oder wenn Sie die Berechtigung haben, die Ausgaben anderer Personen einzusehen. Bis dahin liegen Ihre Anfragen in Ihrem Posteingang.
Die Liste sagt, nichts ist ausstehend, aber ich habe eine E-Mail erhalten.
- Prüfen Sie den Filter Belegdatum: Die Liste beginnt mit den letzten 30 Tagen. Erweitern Sie ihn.
- Entfernen Sie andere Filter, die Sie hinzugefügt haben, und wählen Sie erneut Ausstehende Genehmigungen > Meine.
- Die Ausgabe wurde möglicherweise bereits von einer anderen genehmigenden Person desselben Schritts entschieden: Eine Genehmigung pro Schritt genügt.
Eine Ausgabe, die ich genehmigt habe, erscheint noch in der Liste.
Hat der Genehmigungsablauf einen weiteren Schritt, bleibt die Ausgabe Ausstehend, bis die nächste genehmigende Person entscheidet. Öffnen Sie sie: Dort steht „Sie haben diese Ausgabe bereits genehmigt. Wartet auf Genehmigung durch [Name].“
Ich finde eine mir zugewiesene Ausgabe nicht.
Sie wurde inzwischen möglicherweise genehmigt, abgelehnt oder zurückgesetzt. Prüfen Sie ihren Status und fragen Sie die Mitarbeitenden oder Ihren Admin, ob sich der Genehmigungsablauf geändert hat.
FAQ
1. Sehe ich alle ausstehenden Ausgaben des Unternehmens?
Nein. Sie sehen die Ausgaben, die Sie prüfen sollen. Haben Sie zusätzlich die Berechtigung, die Ausgaben anderer Personen einzusehen (zum Beispiel die Ihres Teams oder des ganzen Unternehmens), sehen Sie auch diese. Nutzen Sie Ausstehende Genehmigungen > Meine, um nur Ihre zu behalten.
2. Muss ich etwas einrichten, um genehmigende Person zu werden?
Nein. Ihr Unternehmen entscheidet im Genehmigungsablauf, wer was genehmigt. Wenn der Ablauf Sie bittet, eine Ausgabe zu prüfen, erreicht Sie die Anfrage automatisch.
3. Kann ich direkt aus der E-Mail genehmigen?
Nein. Die E-Mail verlinkt auf die Ausgabe in Factorial, wo Sie genehmigen, ablehnen oder Änderungen anfordern.
4. Kann ich Ausgaben in der mobilen App prüfen?
Ja. Öffnen Sie Ihren Posteingang in der App und entscheiden Sie dort.
5. Kann ich One fragen, welche Ausgaben auf mich warten?
Ja. Fragen Sie „Welche Ausgaben warten auf meine Genehmigung?“ und One listet sie auf. Siehe Wie genehmige ich Ausgaben mit One?.