Cet article s'adresse à : approbateurs.
Quand quelqu'un de votre équipe envoie une dépense, c'est à vous de la contrôler. Factorial vous prévient chaque fois qu'une dépense a besoin de vous et regroupe toutes vos demandes dans une seule liste, sur le web et sur votre téléphone, pour que vous ne manquiez plus de demandes et que personne n'ait à vous relancer.
Vos demandes d'approbation
Vue d'ensemble
Vous êtes approbateur quand le flux d'approbation de votre entreprise vous demande de contrôler les dépenses de quelqu'un, par exemple parce que vous êtes son manager ou que vous travaillez à la finance. Vous n'avez rien à configurer : votre entreprise décide qui approuve quoi.
Comment l'utiliser
Depuis vos notifications
- Quand une dépense a besoin de votre contrôle, vous recevez un e-mail avec un lien et une demande dans votre Boîte de réception Factorial (votre Boîte de réception d'approbations, pas celle de votre messagerie).
- Dans votre Boîte de réception, chaque demande indique qui l'a envoyée, le montant et la catégorie, par exemple « Contrôlez la demande de dépense de David Thompson ». Ouvrez-en une pour voir la dépense et décider.
Depuis la liste des dépenses (web)
- Dans le menu de gauche, allez dans Dépenses > Dépenses des employés.
- Cliquez sur Filtres, puis choisissez Approbations en attente > Les miennes. Vous ne voyez plus que les dépenses qui attendent votre décision.
- Cliquez sur une dépense pour l'ouvrir.
Si votre entreprise utilise les Contrôles des dépenses, les onglets en haut trient les dépenses en attente selon la recommandation de One : À réviser (un avertissement, hors politique ou vérification impossible) et Prêtes à approuver (conformes à la politique). Il n'y a alors pas d'onglet En attente ; sans Contrôles des dépenses, utilisez En attente. Un onglet remplace les filtres que vous aviez, donc cliquez d'abord sur l'onglet, puis ajoutez Approbations en attente > Les miennes.
La liste commence par les dépenses des 30 derniers jours (selon la Date du document). Pour des dépenses plus anciennes, modifiez le filtre Date du document.
Depuis votre téléphone
- Ouvrez l'application Factorial et allez dans votre Boîte de réception.
- Appuyez sur la demande pour l'ouvrir, puis approuvez, rejetez ou demandez des modifications.
Conseils et bonnes pratiques
- Commencez par « Prêtes à approuver ». Si votre entreprise utilise les Contrôles des dépenses, ces dépenses sont déjà conformes à la politique. Vous pouvez les contrôler rapidement et réserver votre temps à À réviser. Ajoutez Approbations en attente > Les miennes après avoir cliqué sur l'onglet : les onglets seuls affichent toutes les dépenses que vous pouvez voir, y compris celles qui attendent quelqu'un d'autre.
- Uniquement les demandes de dépenses dans votre Boîte de réception : cliquez sur l'icône de filtre, puis sur Type > Finance.
- Activez les notifications dans l'application, pour que les demandes vous parviennent même quand vous êtes loin de votre bureau.
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Dépannage et FAQ
Dépannage
Je ne vois pas Dépenses dans le menu.
Vous voyez Dépenses > Dépenses des employés dès qu'on vous a demandé de contrôler au moins une dépense, ou si vous avez l'autorisation de voir les dépenses d'autres personnes. D'ici là, vos demandes sont dans votre Boîte de réception.
La liste indique qu'il n'y a rien en attente, mais j'ai reçu un e-mail.
- Vérifiez le filtre Date du document : la liste commence par les 30 derniers jours. Élargissez-le.
- Supprimez les autres filtres que vous avez pu ajouter, puis choisissez à nouveau Approbations en attente > Les miennes.
- La dépense a peut-être déjà été décidée par un autre approbateur de la même étape : une seule approbation par étape suffit.
Une dépense que j'ai approuvée apparaît toujours dans la liste.
Si le flux d'approbation comporte une autre étape, la dépense reste En attente jusqu'à ce que l'approbateur suivant décide. Ouvrez-la : elle indique « Vous avez déjà approuvé cette dépense. En attente d'approbation par [nom]. »
Je ne trouve pas une dépense qui m'avait été attribuée.
Elle a peut-être été approuvée, rejetée ou réinitialisée depuis. Vérifiez son statut et demandez à l'employé ou à votre administrateur si le flux d'approbation a changé.
FAQ
1. Est-ce que je vois toutes les dépenses en attente de l'entreprise ?
Non. Vous voyez les dépenses qu'on vous a demandé de contrôler. Si vous avez aussi l'autorisation de voir les dépenses d'autres personnes (par exemple celles de votre équipe ou de toute l'entreprise), vous les voyez aussi. Utilisez Approbations en attente > Les miennes pour ne garder que les vôtres.
2. Dois-je configurer quelque chose pour devenir approbateur ?
Non. Votre entreprise décide qui approuve quoi dans son flux d'approbation. Quand le flux vous demande de contrôler une dépense, la demande vous parvient automatiquement.
3. Puis-je approuver directement depuis l'e-mail ?
Non. L'e-mail renvoie vers la dépense dans Factorial, où vous approuvez, rejetez ou demandez des modifications.
4. Puis-je contrôler les dépenses depuis l'application mobile ?
Oui. Ouvrez votre Boîte de réception dans l'application et décidez à partir de là.
5. Puis-je demander à One quelles dépenses m'attendent ?
Oui. Demandez « Quelles dépenses attendent mon approbation ? » et One les liste. Voir Comment approuver des dépenses avec One ?.