Altere quem aprova despesas, adicione um segundo aprovador ou aprove automaticamente pequenas, sem precisar cobrar as pessoas. Seu fluxo de aprovação decide quem revisa uma despesa, e quando. Você descreve suas regras com suas próprias palavras para One, nosso assistente de IA, e One elabora o fluxo para você revisar e salvar. Procurando por Aprovações e regras inteligentes ou grupos de aprovação? Eles agora estão nesta página de Fluxo de Aprovação.

Fluxo de Aprovação

Visão Geral

Configure quando começar a usar Despesas e edite sempre que sua política de aprovação mudar. Nada muda até você clicar em Salvar.

O que você precisa: a permissão Pode acessar configurações de despesas e One ativado em sua empresa. Configurar e editar o fluxo de aprovação com One é gratuito: não utiliza créditos de One.

Como usar

1. Vá para Configurações > Despesas. No menu à esquerda, sob Configuração, clique em Fluxo de Aprovação.
   

   

2. Clique em Editar. One abre, informa como seu fluxo funciona hoje e pergunta o que você gostaria de mudar, com algumas sugestões.
3. Escolha uma sugestão ou digite sua própria resposta, por exemplo "Exigir que meu gerente aprove despesas acima de £500" ou "Aprovar automaticamente despesas abaixo de £20".
4. One mostra o rascunho na página como regras numeradas e explica cada uma no chat. Continue conversando para ajustá-lo.
   

   

5. Clique em Salvar. Você verá "Salvo com sucesso". O fluxo se aplica às despesas enviadas a partir de então.

Para mudá-lo depois, clique em Editar, diga a One o que mudar e clique em Salvar.

Como o fluxo decide: as regras são verificadas de cima para baixo e a primeira correspondência se aplica. Despesas que não correspondem a nenhuma seguem a última regra (Todas as outras despesas). Os revisores recebem o pedido em sua Factorial Caixa de Entrada e por e-mail.

Aprovar automaticamente com verificações de despesas. Pergunte a One, por exemplo: "Aprovar automaticamente despesas que passam nas verificações, enviar avisos para o gerente do funcionário e enviar qualquer coisa fora da política para finanças." Despesas dentro da política não ficam esperando na caixa de entrada de ninguém.

Enviar uma despesa pendente pelo novo fluxo. Despesas que já estão esperando mantêm seu percurso. Em Gastos > Despesas dos Funcionários, abra o menu de ações da despesa (⋯) e clique em Redefinir fluxo de aprovação: ela volta para Pendente no primeiro passo.

Dicas e Melhores Práticas

Solução de Problemas e FAQ

Solução de Problemas

• Uma despesa foi para a pessoa errada. Verifique a ordem das suas regras: a primeira correspondência vence. Se a regra usar "o gerente do funcionário", verifique se o funcionário tem um gerente em seu perfil. Se a despesa foi enviada antes de você mudar o fluxo, ela manteve a rota antiga: use Redefinir fluxo de aprovação. Não sabe por quê? Pergunte a One "explique meu fluxo de aprovação".
• Uma despesa está pendente há muito tempo e ninguém a tem para revisar. Abra a despesa e verifique para quem ela está esperando. Se nenhum revisor for mostrado, use Redefinir fluxo de aprovação. Se ainda estiver presa, entre em contato com nossa equipe de suporte com o link para a despesa.
• One não responde na página do Fluxo de Aprovação. Recarregue a página e tente novamente. Se persistir, entre em contato com nossa equipe de suporte.
• One para de responder enquanto eu edito o fluxo. Editar o fluxo não usa créditos, mas se sua empresa já usou seus créditos de One para outros trabalhos, One pode parar de responder. Seu Gerente de Conta pode confirmar o que seu plano inclui.
• "Este fluxo de trabalho não pôde ser salvo." O rascunho de One não passou na validação. Pergunte a One para refiná-lo e tente novamente.
• Não vejo o botão Editar na página do Fluxo de Aprovação. Verifique se One está ativado para sua empresa e se você tem a permissão Pode acessar configurações de despesas.

FAQ

1. Como faço para mudar quem aprova uma despesa, ou adicionar um segundo aprovador?

Em Configurações > Despesas > Fluxo de Aprovação, clique em Editar e diga a One quem deve aprovar, por exemplo "Enviar despesas da equipe de vendas para Anna Ruiz" ou "Adicionar finanças como um segundo aprovador para despesas acima de £1.000". One mostra as novas regras; clique em Salvar. Você pode nomear uma pessoa, o gerente do funcionário ou uma equipe. Se One não conseguir construir uma regra, ele informa. A mudança se aplica às despesas enviadas após você salvar.

2. Posso configurar ou editar o fluxo de aprovação sem One?

Não. One é a única maneira de configurar o fluxo de aprovação. Você ainda revisa cada mudança e decide se deseja salvá-la.

3. Configurar o fluxo de aprovação usa créditos de One?

Não. Configurar e editar o fluxo de aprovação com One é gratuito e não usa créditos de One. Apenas outros pedidos na mesma conversa, como solicitar um relatório, usam créditos.

4. Que regras meu fluxo de aprovação pode ter?

Você não está limitado a opções predefinidas. Descreva regras por valor, categoria, equipe, projeto, entidade legal, comerciante, centro de custo, ou uma mistura deles, com quantos passos seu processo tiver. Pergunte a One o que mais pode usar.

5. O que posso pedir a One para fazer no fluxo de aprovação?

Você pode pedir a One para enviar uma despesa para revisão do gerente do funcionário, uma pessoa específica, ou uma equipe como finanças (por exemplo "Enviar despesas de viagem para finanças para revisão"). Você também pode aprovar automaticamente despesas que atendem a uma condição, como um valor baixo, e rejeitar automaticamente despesas que quebram uma regra. Aprovadores de licença ainda são perguntados por padrão; peça a One para ignorá-los ou usar seu delegado de folga ("Mudar como os aprovadores em licença são tratados").

6. O que One mostra quando clico em Editar na página do Fluxo de Aprovação?

O chat de One informa como seu fluxo funciona hoje (por exemplo "Seu fluxo atual envia despesas para o gerente do funcionário para revisão, com prazo de 5 dias") e pergunta "O que você gostaria de mudar?" com algumas sugestões que se encaixam no seu fluxo, como Mudar quem revisa despesas, Mudar o prazo da revisão, Adicionar regras de aprovação condicionais e Mudar como os revisores em licença são tratados, além de uma caixa para sua própria resposta. A página em si diz "Defina os passos e atribua as pessoas responsáveis por aprovar despesas."

7. Como é um fluxo de aprovação rascunhado?

Um Fluxo de um passo é mostrado como uma lista de regras numeradas, por exemplo 1 Verificações aprovadas e valor abaixo de €100, 2 O gerente do proprietário da despesa está definido, 3 Todas as outras despesas · Sem gerente: revisão do CEO. Um Fluxo de múltiplos passos que não pode ser mostrado como uma lista aparece como a definição completa que One escreveu. Pergunte a One "explique meu fluxo de aprovação" para obter qualquer fluxo em palavras simples.

8. O fluxo de aprovação se aplica a rascunhos?

Não. O fluxo de aprovação começa quando um funcionário envia uma despesa. Rascunhos não são afetados.

9. Preciso atualizar o fluxo quando alguém entra, muda de equipe ou sai?

Não se suas regras apontam para papéis, como "o gerente do funcionário", e não para pessoas específicas. Uma pessoa que saiu nunca é solicitada a revisar novas despesas; se ninguém mais estiver definido para esse passo, vai para um administrador da empresa.

10. Preciso de verificações de despesas para usar o fluxo de aprovação?

Não. O fluxo funciona por conta própria. Verificações de despesas adicionam um resultado de política que seu fluxo pode usar para aprovar ou rejeitar automaticamente. Você configura as verificações em Configurações > Despesas > Automatizações > Verificações de despesas, por exemplo, com uma política como "As pessoas podem gastar no máximo £100 por semana em refeições".

11. O que o fluxo de aprovação pode fazer com cada resultado de verificações de despesas?

Dentro da política (a despesa atende à sua política): você poderia aprová-la automaticamente. Aviso (algo precisa de uma olhada, mas não é uma violação grave): envie para o gerente do funcionário. Fora da política (quebra uma regra rígida): rejeite-a ou envie para finanças. Não pôde ser verificada (Verificações de despesas estão desligadas, não se aplicaram ou não puderam ser executadas): siga sua revisão habitual.

12. O fluxo de aprovação espera as verificações de despesas terminarem?

Sim, por até 1 hora. Se as verificações não terminarem até lá, a aprovação começa de qualquer maneira e a despesa mostra que não pôde ser verificada.

13. Mudanças no fluxo de aprovação se aplicam a despesas que já estão esperando aprovação?

Não. As mudanças se aplicam às despesas enviadas após você salvar. Despesas que já estão esperando mantêm sua rota atual até que você use Redefinir fluxo de aprovação nelas.

14. Quem pode redefinir o fluxo de aprovação de uma despesa, e em quais despesas?

Você precisa de permissão para redefinir o fluxo de aprovação de despesas (pergunte ao seu administrador quem a tem). Funciona em despesas Pendentes, Aprovadas e Rejeitadas, não em despesas que estão Na folha de pagamento, Enviadas para pagamento ou Pagas. A despesa volta para Pendente e começa novamente do primeiro passo com seu fluxo atual. Aprovações já dadas são apagadas.

15. One não entendeu minha política corretamente. O que devo fazer?

Continue conversando e diga o que mudar. Se você ainda estiver preso, entre em contato com nossa equipe de suporte e nós o ajudaremos a configurá-lo.

16. One muda meu fluxo por conta própria?

Não. As mudanças só entram em vigor quando você clica em Salvar.

17. O fluxo de aprovação pode notificar alguém, por exemplo finanças, quando uma grande despesa é aprovada?

Não. O fluxo de aprovação pode pedir às pessoas para revisar, aprovar ou rejeitar automaticamente, esperar e ramificar com base em condições, mas não tem nenhum passo que apenas notifique alguém. Se você pedir a One por isso, One diz isso e oferece um passo de revisão em vez disso, o que faz essa pessoa aprovar a despesa em vez de apenas ser informada.

18. O que aconteceu com meus grupos de aprovação e "Aprovações e regras inteligentes"?

Eles foram transformados no seu fluxo de aprovação, então as despesas continuam seguindo as mesmas regras. Para vê-los ou mudá-los, abra Fluxo de Aprovação ou pergunte a One.