Cambia chi approva le spese, aggiungi un secondo approvatore o approva automaticamente quelle di importo basso, senza dover rincorrere nessuno. Il tuo flusso di approvazione decide chi controlla una spesa e quando. Descrivi le tue regole con parole tue a One, il nostro assistente IA, e One prepara il flusso da farti rivedere e salvare. Cerchi Approvazioni e regole smart o i gruppi di approvazione? Ora sono questa pagina Flusso di approvazione.

Flusso di approvazione

Panoramica

Configuralo quando inizi a usare le Spese e modificalo ogni volta che cambia la tua policy di approvazione. Non cambia nulla finché non clicchi su Salva.

Cosa ti serve: il permesso Può accedere alle impostazioni delle spese e One attivo nella tua azienda. Configurare e modificare il flusso di approvazione con One è gratuito: non usa crediti One.

Come si usa

1. Vai su Impostazioni > Spese. Nel menu a sinistra, sotto Configurazione, clicca su Flusso di approvazione.
   

   

2. Clicca su Modifica. Si apre One, ti spiega come funziona oggi il tuo flusso e ti chiede cosa vuoi cambiare, con alcuni suggerimenti.
3. Scegli un suggerimento o scrivi la tua risposta, ad esempio "Richiedi l'approvazione del mio responsabile per le spese superiori a £500" o "Approva automaticamente le spese inferiori a £20".
4. One mostra la bozza nella pagina come regole numerate e spiega ciascuna nella chat. Continua a chattare per modificarla.
   

   

5. Clicca su Salva. Vedrai "Salvato correttamente". Il flusso si applica alle spese inviate da quel momento in poi.

Per modificarlo in seguito, clicca su Modifica, dì a One cosa cambiare e clicca su Salva.

Come decide il flusso: le regole vengono controllate dall'alto verso il basso e si applica la prima che corrisponde. Le spese che non corrispondono a nessuna seguono l'ultima regola (Tutte le altre spese). Chi revisiona riceve la richiesta nella Posta in arrivo di Factorial e via email.

Approva automaticamente con i Controlli delle spese. Chiedi a One, ad esempio: "Approva automaticamente le spese che superano i controlli delle spese, invia gli avvisi al responsabile del dipendente e invia tutto ciò che è non conforme alla policy al team finance." Le spese conformi alla policy non restano così in attesa nella posta in arrivo di nessuno.

Fai passare una spesa in sospeso dal nuovo flusso. Le spese già in attesa mantengono il loro percorso. In Spese > Spese dei dipendenti, apri il menu azioni della spesa (⋯) e clicca su Reimposta il flusso di approvazione: torna In sospeso al primo passaggio.

Suggerimenti e buone pratiche

Risoluzione dei problemi e FAQ

Risoluzione dei problemi

• Una spesa è andata alla persona sbagliata. Controlla l'ordine delle regole: vince la prima che corrisponde. Se la regola usa "il responsabile del dipendente", verifica che il dipendente abbia un responsabile nel suo profilo. Se la spesa è stata inviata prima che modificassi il flusso, ha mantenuto il vecchio percorso: usa Reimposta il flusso di approvazione. Non sai perché? Chiedi a One "spiegami il mio flusso di approvazione".
• Una spesa è in sospeso da molto tempo e nessuno deve controllarla. Apri la spesa e controlla da chi è attesa. Se non risulta nessun approvatore, usa Reimposta il flusso di approvazione. Se resta bloccata, contatta il nostro team di supporto con il link alla spesa.
• One non risponde nella pagina Flusso di approvazione. Ricarica la pagina e riprova. Se il problema persiste, contatta il nostro team di supporto.
• One smette di rispondere mentre modifico il flusso. Modificare il flusso non consuma crediti, ma se la tua azienda ha esaurito i crediti One per altre attività, One potrebbe smettere di rispondere. Il tuo Account Manager può confermare cosa include il tuo piano.
• "Impossibile salvare questo workflow." La bozza di One non ha superato la convalida. Chiedi a One di perfezionarla e riprova.
• Non vedo il pulsante Modifica nella pagina Flusso di approvazione. Verifica che One sia attivo per la tua azienda e che tu abbia il permesso Può accedere alle impostazioni delle spese.

FAQ

1. Come cambio chi approva una spesa o aggiungo un secondo approvatore?

In Impostazioni > Spese > Flusso di approvazione, clicca su Modifica e dì a One chi deve approvare, ad esempio "Invia le spese del team Vendite a Anna Ruiz" o "Aggiungi il team finance come secondo approvatore per le spese superiori a £1,000". One mostra le nuove regole; clicca su Salva. Puoi indicare una persona, il responsabile del dipendente o un team. Se One non riesce a creare una regola, te lo dice. La modifica si applica alle spese inviate dopo il salvataggio.

2. Posso configurare o modificare il flusso di approvazione senza One?

No. One è l'unico modo per configurare il flusso di approvazione. Rivedi comunque ogni modifica e decidi tu se salvarla.

3. Configurare il flusso di approvazione consuma crediti One?

No. Configurare e modificare il flusso di approvazione con One è gratuito e non consuma crediti One. Consumano crediti solo le altre richieste nella stessa chat, come chiedere un report.

4. Che regole può avere il mio flusso di approvazione?

Non sei limitato a opzioni predefinite. Descrivi regole per importo, categoria, team, progetto, entità legale, esercente, centro di costo o una combinazione di questi, con tutti i passaggi che il tuo processo richiede. Chiedi a One cos'altro può usare.

5. Cosa posso chiedere a One di fare nel flusso di approvazione?

Puoi chiedere a One di inviare una spesa in revisione al responsabile del dipendente, a una persona specifica o a un team come quello finance (ad esempio "Invia le spese di viaggio al team finance per la revisione"). Puoi anche approvare automaticamente le spese che soddisfano una condizione, come un importo basso, e rifiutare automaticamente quelle che violano una regola. Per impostazione predefinita, agli approvatori in congedo viene comunque chiesto di approvare; chiedi a One di saltarli o di usare il loro delegato per le assenze ("Cambia come vengono gestiti gli approvatori in congedo").

6. Cosa mostra One quando clicco su Modifica nella pagina Flusso di approvazione?

La chat di One ti spiega come funziona oggi il tuo flusso (ad esempio "Il tuo flusso attuale invia le spese al responsabile del dipendente per la revisione, entro 5 giorni") e ti chiede "Cosa vuoi cambiare?" con alcuni suggerimenti adatti al tuo flusso, come Cambia chi revisiona le spese, Cambia la scadenza della revisione, Aggiungi regole di approvazione condizionali e Cambia come vengono gestiti i revisori in congedo, più un campo per la tua risposta. La pagina stessa dice "Imposta i passaggi e assegna le persone incaricate di approvare le spese."

7. Che aspetto ha un flusso di approvazione in bozza?

Un flusso a passaggio singolo viene mostrato come elenco di regole numerate, ad esempio 1 Controlli superati e importo inferiore a €100, 2 Il responsabile del titolare della spesa è impostato, 3 Tutte le altre spese · Nessun responsabile: revisione del CEO. Un flusso a più passaggi che non può essere mostrato come elenco appare come la definizione completa scritta da One. Chiedi a One "spiegami il mio flusso di approvazione" per ottenere qualsiasi flusso in parole semplici.

8. Il flusso di approvazione si applica alle bozze?

No. Il flusso di approvazione inizia quando un dipendente invia una spesa. Le bozze non sono interessate.

9. Devo aggiornare il flusso quando qualcuno entra, cambia team o se ne va?

Non se le tue regole puntano a ruoli, come "il responsabile del dipendente", e non a persone specifiche. A una persona che ha lasciato l'azienda non viene mai chiesto di controllare nuove spese; se per quel passaggio non è impostato nessun altro, la spesa va a un admin dell'azienda.

10. Mi servono i Controlli delle spese per usare il flusso di approvazione?

No. Il flusso funziona anche da solo. I Controlli delle spese aggiungono un esito di policy che il tuo flusso può usare per approvare o rifiutare automaticamente. Configuri i controlli in Impostazioni > Spese > Automazioni > Controlli delle spese, ad esempio con una policy come "Le persone possono spendere al massimo £100 a settimana in pasti".

11. Cosa può fare il flusso di approvazione con ogni esito dei Controlli delle spese?

Conforme alla policy (la spesa rispetta la tua policy): puoi approvarla automaticamente. Attenzione (qualcosa richiede un'occhiata, ma non è una violazione grave): invia la spesa al responsabile del dipendente. Non conforme alla policy (viola una regola rigida): rifiutala o inviala al team finance. Impossibile verificare (i Controlli delle spese sono disattivati, non si applicavano o non è stato possibile eseguirli): segui la tua normale revisione.

12. Il flusso di approvazione aspetta che i Controlli delle spese finiscano?

Sì, fino a 1 ora. Se i controlli non sono terminati entro quel tempo, l'approvazione parte comunque e la spesa indica che non è stato possibile controllarla.

13. Le modifiche al flusso di approvazione si applicano alle spese già in attesa di approvazione?

No. Le modifiche si applicano alle spese inviate dopo il salvataggio. Le spese già in attesa mantengono il percorso attuale finché non usi Reimposta il flusso di approvazione su di esse.

14. Chi può reimpostare il flusso di approvazione di una spesa e su quali spese?

Serve il permesso di reimpostare il flusso di approvazione delle spese (chiedi al tuo admin chi ce l'ha). Funziona sulle spese In sospeso, Approvate e Rifiutate, non su quelle In payroll, Inviate al pagamento o Pagate. La spesa torna In sospeso e riparte dal primo passaggio con il tuo flusso attuale. Le approvazioni già date vengono cancellate.

15. One non ha capito bene la mia policy. Cosa devo fare?

Continua a chattare e digli cosa cambiare. Se non riesci comunque a risolvere, contatta il nostro team di supporto e ti aiuteremo a configurarla.

16. One cambia il mio flusso da solo?

No. Le modifiche hanno effetto solo quando clicchi su Salva.

17. Il flusso di approvazione può avvisare qualcuno, ad esempio il team finance quando viene approvata una spesa elevata?

No. Il flusso di approvazione può chiedere alle persone di revisionare, approvare o rifiutare automaticamente, attendere e diramarsi in base a condizioni, ma non ha un passaggio che si limiti ad avvisare qualcuno. Se lo chiedi a One, One te lo dice e propone invece un passaggio di revisione, che obbliga quella persona ad approvare la spesa invece di essere solo informata.

18. Che fine hanno fatto i miei gruppi di approvazione e "Approvazioni e regole smart"?

Sono stati trasformati nel tuo flusso di approvazione, così le spese continuano a seguire le stesse regole. Per vederli o modificarli, apri Flusso di approvazione o chiedi a One.