Cambia quién aprueba los gastos, agrega un segundo aprobador o aprueba automáticamente los pequeños, sin perseguir a nadie. Tu flujo de aprobación decide quién revisa un gasto y cuándo. Describes tus reglas con tus propias palabras a One, nuestro asistente de IA, y One redacta el flujo para que lo revises y lo guardes. ¿Buscas Aprobaciones y reglas inteligentes o los grupos de aprobación? Ahora son esta página de Flujo de aprobación.

Flujo de aprobación

Resumen

Configúralo cuando empieces a usar Gastos y edítalo cada vez que cambie tu política de aprobación. Nada cambia hasta que hagas clic en Guardar.

Qué necesitas: el permiso Puede acceder a la configuración de gastos y tener One activado en tu empresa. Configurar y editar el flujo de aprobación con One es gratis: no usa créditos de One.

Cómo se usa

1. Ve a Configuración > Gastos. En el menú de la izquierda, en Configuración, haz clic en Flujo de aprobación.
   

   

2. Haz clic en Editar. Se abre One, te explica cómo funciona tu flujo hoy y te pregunta qué quieres cambiar, con algunas sugerencias.
3. Elige una sugerencia o escribe tu propia respuesta, por ejemplo "Que mi gerente apruebe los gastos de más de £500" o "Aprobar automáticamente los gastos de menos de £20".
4. One muestra el borrador en la página como reglas numeradas y explica cada una en el chat. Sigue conversando para ajustarlo.
   

   

5. Haz clic en Guardar. Verás "Guardado correctamente". El flujo se aplica a los gastos que se envíen a partir de ese momento.

Para cambiarlo más adelante, haz clic en Editar, dile a One qué cambiar y haz clic en Guardar.

Cómo decide el flujo: las reglas se revisan de arriba abajo y se aplica la primera que coincide. Los gastos que no coinciden con ninguna siguen la última regla (Todos los demás gastos). Los revisores reciben la solicitud en su Bandeja de entrada de Factorial y por correo.

Aprueba automáticamente con Controles de gastos. Pídele a One, por ejemplo: "Aprueba automáticamente los gastos que pasen los controles de gastos, envía las advertencias al gerente del empleado y envía a finanzas todo lo que esté fuera de la política." Así, los gastos dentro de la política no esperan en la bandeja de nadie.

Envía un gasto pendiente por el nuevo flujo. Los gastos que ya están esperando conservan su ruta. En Gastos > Gastos de empleados, abre el menú de acciones del gasto (⋯) y haz clic en Restablecer flujo de aprobación: vuelve a Pendiente en el primer paso.

Consejos y buenas prácticas

Solución de problemas y preguntas frecuentes

Solución de problemas

• Un gasto fue a la persona equivocada. Revisa el orden de tus reglas: gana la primera que coincide. Si la regla usa "el gerente del empleado", comprueba que el empleado tenga un gerente en su perfil. Si el gasto se envió antes de que cambiaras el flujo, conservó la ruta anterior: usa Restablecer flujo de aprobación. ¿No sabes por qué? Pregunta a One "explica mi flujo de aprobación".
• Un gasto lleva mucho tiempo pendiente y nadie lo tiene para revisar. Abre el gasto y comprueba a quién espera. Si no aparece ningún revisor, usa Restablecer flujo de aprobación. Si sigue atascado, contacta con nuestro equipo de soporte con el enlace al gasto.
• One no responde en la página de Flujo de aprobación. Recarga la página e inténtalo de nuevo. Si persiste, contacta con nuestro equipo de soporte.
• One deja de responder mientras edito el flujo. Editar el flujo no usa créditos, pero si tu empresa ha agotado sus créditos de One en otras tareas, One puede dejar de responder. Tu Account Manager puede confirmar qué incluye tu plan.
• "No se pudo guardar este flujo de trabajo." El borrador de One no superó la validación. Pídele a One que lo refine e inténtalo de nuevo.
• No veo el botón Editar en la página de Flujo de aprobación. Comprueba que One esté activado en tu empresa y que tengas el permiso Puede acceder a la configuración de gastos.

Preguntas frecuentes

1. ¿Cómo cambio quién aprueba un gasto o agrego un segundo aprobador?

En Configuración > Gastos > Flujo de aprobación, haz clic en Editar y dile a One quién debe aprobar, por ejemplo "Envía los gastos del equipo de ventas a Anna Ruiz" o "Agrega a finanzas como segundo aprobador de los gastos de más de £1,000". One muestra las nuevas reglas; haz clic en Guardar. Puedes nombrar a una persona, al gerente del empleado o a un equipo. Si One no puede construir una regla, te lo dice. El cambio se aplica a los gastos enviados después de guardar.

2. ¿Puedo configurar o editar el flujo de aprobación sin One?

No. One es la única forma de configurar el flujo de aprobación. Tú sigues revisando cada cambio y decides si guardarlo.

3. ¿Configurar el flujo de aprobación usa créditos de One?

No. Configurar y editar el flujo de aprobación con One es gratis y no usa créditos de One. Solo usan créditos otras solicitudes del mismo chat, como pedir un informe.

4. ¿Qué reglas puede tener mi flujo de aprobación?

No estás limitado a opciones predefinidas. Describe reglas por importe, categoría, equipo, proyecto, entidad legal, comercio, centro de costos o una mezcla de ellos, con tantos pasos como tenga tu proceso. Pregunta a One qué más puede usar.

5. ¿Qué puedo pedirle a One en el flujo de aprobación?

Puedes pedirle a One que envíe un gasto a revisión al gerente del empleado, a una persona concreta o a un equipo como finanzas (por ejemplo "Envía los gastos de viaje a finanzas para revisión"). También puedes aprobar automáticamente los gastos que cumplan una condición, como un importe bajo, y rechazar automáticamente los que incumplan una regla. A los aprobadores de baja se les sigue consultando por defecto; pídele a One que los omita o que use a su delegado de ausencias ("Cambia cómo se gestionan los aprobadores de baja").

6. ¿Qué muestra One cuando hago clic en Editar en la página de Flujo de aprobación?

El chat de One te explica cómo funciona tu flujo hoy (por ejemplo "Tu flujo actual envía los gastos al gerente del empleado para revisión, con un plazo de 5 días") y te pregunta "¿Qué te gustaría cambiar?" con algunas sugerencias que encajan con tu flujo, como Cambiar quién revisa los gastos, Cambiar el plazo de revisión, Agregar reglas de aprobación condicionales y Cambiar cómo se gestionan los revisores de baja, además de un cuadro para tu propia respuesta. La página en sí dice "Define los pasos y asigna a las personas encargadas de aprobar los gastos."

7. ¿Cómo se ve un flujo de aprobación redactado?

Un Flujo de un solo paso se muestra como una lista de reglas numeradas, por ejemplo 1 Controles superados e importe inferior a 100 €, 2 El gerente del titular del gasto está definido, 3 Todos los demás gastos · Sin gerente: revisión del CEO. Un Flujo de varios pasos que no se puede mostrar como lista aparece como la definición completa que escribió One. Pídele a One "explica mi flujo de aprobación" para obtener cualquier flujo en palabras sencillas.

8. ¿El flujo de aprobación se aplica a los borradores?

No. El flujo de aprobación empieza cuando un empleado envía un gasto. Los borradores no se ven afectados.

9. ¿Tengo que actualizar el flujo cuando alguien se incorpora, cambia de equipo o se va?

No, si tus reglas apuntan a roles, como "el gerente del empleado", y no a personas concretas. A una persona que se fue nunca se le pide revisar gastos nuevos; si no hay nadie más definido para ese paso, va a un administrador de la empresa.

10. ¿Necesito los Controles de gastos para usar el flujo de aprobación?

No. El flujo funciona por sí solo. Los Controles de gastos agregan un resultado de política que tu flujo puede usar para aprobar o rechazar automáticamente. Configuras los controles en Configuración > Gastos > Automatizaciones > Controles de gastos, por ejemplo con una política como "Las personas pueden gastar como máximo £100 a la semana en comidas".

11. ¿Qué puede hacer el flujo de aprobación con cada resultado de los Controles de gastos?

Dentro de la política (el gasto cumple tu política): podrías aprobarlo automáticamente. Advertencia (algo merece una revisión, pero no es un incumplimiento grave): envíalo al gerente del empleado. Fuera de la política (incumple una regla estricta): recházalo o envíalo a finanzas. No se pudo revisar (los Controles de gastos están desactivados, no se aplicaron o no pudieron ejecutarse): sigue tu revisión habitual.

12. ¿El flujo de aprobación espera a que terminen los Controles de gastos?

Sí, hasta 1 hora. Si los controles no han terminado para entonces, la aprobación empieza de todos modos y el gasto muestra que no se pudo revisar.

13. ¿Los cambios en el flujo de aprobación se aplican a los gastos que ya esperan aprobación?

No. Los cambios se aplican a los gastos enviados después de guardar. Los gastos que ya están esperando conservan su ruta actual hasta que uses Restablecer flujo de aprobación en ellos.

14. ¿Quién puede restablecer el flujo de aprobación de un gasto y en qué gastos?

Necesitas permiso para restablecer el flujo de aprobación del gasto (pregunta a tu administrador quién lo tiene). Funciona en gastos Pendientes, Aprobados y Rechazados, no en gastos En nómina, Enviados a pago o Pagados. El gasto vuelve a Pendiente y empieza de nuevo desde el primer paso con tu flujo actual. Las aprobaciones ya dadas se borran.

15. One no entendió bien mi política. ¿Qué hago?

Sigue conversando y dile qué cambiar. Si sigues atascado, contacta con nuestro equipo de soporte y te ayudaremos a configurarlo.

16. ¿One cambia mi flujo por su cuenta?

No. Los cambios solo surten efecto cuando haces clic en Guardar.

17. ¿Puede el flujo de aprobación notificar a alguien, por ejemplo a finanzas cuando se aprueba un gasto grande?

No. El flujo de aprobación puede pedir a personas que revisen, aprueben o rechacen automáticamente, esperar y bifurcarse según condiciones, pero no tiene un paso que solo notifique a alguien. Si se lo pides a One, te lo dice y ofrece un paso de revisión, que hace que esa persona apruebe el gasto en lugar de solo estar informada.

18. ¿Qué pasó con mis grupos de aprobación y "Aprobaciones y reglas inteligentes"?

Se convirtieron en tu flujo de aprobación, así que los gastos siguen las mismas reglas. Para verlos o cambiarlos, abre Flujo de aprobación o pregúntale a One.