Este artigo é para: administradores, equipes de finanças, aprovadores e funcionários.
Factorial verifica despesas em busca de duplicatas e erros comuns assim que são criadas ou editadas. Não há nada para configurar, e as verificações integradas não usam One créditos. Funcionários corrigem problemas antes de enviar; revisores analisam de perto apenas onde necessário.
Verificações integradas
Visão geral
As verificações integradas alertam (um alerta; o revisor decide) ou bloqueiam (a despesa não pode ser enviada até ser corrigida). Você não pode mudar ou desativá-las.
| Verificação | O que captura | O que você vê | Quem vê | Bloqueia ou alerta |
|---|---|---|---|---|
| Duplicado | Mesmo recibo duas vezes, um pagamento com cartão também inserido manualmente, dois per diem para os mesmos dias | Duplicado | Pessoas que veem todas as despesas da empresa | Alerta |
| Conflito de categoria | Um per diem e uma despesa de Refeições ou Refrescos nos mesmos dias | Conflito de categoria, e na despesa Compare para ver ambas lado a lado | Qualquer um que pode ver a despesa | Alerta |
| Quilometragem modificada | Uma distância calculada alterada manualmente | Modificada na coluna Alertas | Qualquer um que pode ver a despesa | Alerta |
| Orçamento | Gastos próximos ou acima de um orçamento | Risco de orçamento ou Acima do orçamento | Qualquer um que abre a despesa | Alerta |
| Valores e datas | Valor reembolsável acima do total do recibo ou zero, data do documento mais de um dia à frente, linhas de imposto impossíveis | Revise os detalhes da sua despesa no topo da despesa, com o que corrigir | A pessoa que está enviando | Bloqueia o envio |
| Pagamentos com cartão | Um pagamento acima do saldo ou limite, em uma categoria bloqueada, ou sinalizado como arriscado | Recusado e uma Razão da recusa | Portador do cartão e gerentes de cartão | Bloqueia o pagamento |
Detalhes: Como eu lido com despesas duplicadas?, Como eu acerto os valores em uma despesa?, Como eu defino um orçamento e acompanho despesas em relação a ele?, Estados e alertas de despesas e Como eu controlo quanto um cartão pode gastar, e onde?.
Verificações de despesa prontas
Visão geral
Se sua empresa usa verificações de despesas, começa com 28 verificações prontas, ativadas por padrão. Ao contrário das verificações integradas, você pode mudar ou remover qualquer uma delas: pergunte One, que é gratuito. Cada despesa verificada usa 2 One créditos, uma vez por despesa. Uma bandeira dura (fora da política) informa ao funcionário que a despesa provavelmente será devolvida. Uma bandeira suave (aviso) pede ao revisor para dar uma olhada. Nenhuma bloqueia o envio.
| Grupo | Bandeiras duras | Bandeiras suaves |
|---|---|---|
| Tempo | Data após o envio · fora do contrato do funcionário | Enviado mais de 30 dias após a data do documento · data do documento mais de um dia fora do recibo |
| Recibos | Faltando, ilegível, recibo de máquina de cartão, não itemizado, faturado para outra empresa | |
| O que foi comprado | Tabaco e jogos de azar, multas, cartões-presente e dinheiro, itens domésticos, extras de hotel e viagem, cuidados pessoais, custos familiares e de animais de estimação, assinaturas pessoais, doações | |
| Valores | Reivindicar mais de 1% acima do total do recibo | A moeda difere do recibo |
| Contexto | Sem finalidade comercial, convidados não nomeados, categoria não se encaixa | |
| Vale a pena olhar | Álcool, classe executiva, fim de semana ou feriado, tempo livre (necessita do módulo de Tempo livre), quilometragem em um dia de aluguel de carro |
Como as verificações integradas diferem das verificações de despesas
As verificações integradas são fixas, sempre ativas e podem bloquear. As verificações de despesas são suas próprias regras escritas com One, e elas apenas recomendam. Veja Como eu verifico despesas em relação à minha política de despesas?.
Dicas e Melhores Práticas
- Corrija problemas no rascunho. As verificações são executadas enquanto a despesa ainda é um rascunho, o momento mais barato para corrigir um recibo ou um valor.
- Mantenha a despesa do cartão, rejeite a cópia manual. Este é o duplicado mais comum. Veja Como eu lido com despesas duplicadas?.
- Finanças: abra Gastos > Despesas dos funcionários e use o filtro Alertas para encontrar despesas sinalizadas.
- Relacionado: Despesas com cartão e despesas manuais · Despesas sem recibo
Solução de Problemas e FAQ
Solução de Problemas
Eu sei que uma despesa é duplicada, mas não há alerta.
Alertas de duplicados são mostrados apenas para pessoas que podem ver todas as despesas da empresa. Factorial também não captura todas as duplicatas, então compare recibos você mesmo quando algo parecer familiar.
Uma despesa que eu não mudei recebeu um alerta de Duplicado.
Quando uma despesa similar é adicionada, Factorial verifica a anterior novamente, então ambas são sinalizadas.
Não consigo enviar minha despesa.
Leia a mensagem no campo: ela nomeia o que corrigir, por exemplo, o valor reembolsável ou a data do documento. Um rascunho pode ser salvo com o problema, mas não enviado.
FAQ
1. Por que minha despesa foi sinalizada como um possível duplicado?
Factorial sinaliza uma despesa que usa o mesmo recibo que outra, ou o mesmo fornecedor e número da fatura lido do recibo. Também sinaliza um pagamento com cartão e uma despesa manual que parecem a mesma compra, e dois per diems para os mesmos dias e taxa. Despesas rejeitadas e rascunhos manuais não são comparados.
2. Por que minha despesa foi sinalizada com Conflito de categoria ou Modificada?
Um alerta de conflito de categoria significa que um per diem e uma despesa de Refeições ou Refrescos da mesma pessoa caem nos mesmos dias. Um alerta de Modificada significa que alguém alterou a distância que Factorial calculou para uma despesa de quilometragem. Ambos apenas informam o revisor.
3. Por que o alerta de Duplicado desapareceu?
Factorial verifica uma despesa novamente cada vez que é editada e mantém apenas os alertas que ainda se aplicam. Um alerta de Duplicado desaparece após uma edição quando a correspondência não existe mais, por exemplo, você anexou um recibo diferente, ou a outra despesa foi rejeitada desde então. Pessoas que veem todas as despesas da empresa também podem removê-lo com Remover alerta. Se a correspondência ainda estiver lá quando a despesa for editada novamente, o alerta pode voltar.
4. Eu preciso configurar a detecção de duplicatas?
Não. Factorial sinaliza duplicatas automaticamente para cada empresa, e você não pode desativá-la. Se um alerta estiver errado, pessoas que podem ver todas as despesas da empresa podem removê-lo.
5. Um alerta de duplicado impede que uma despesa seja aprovada?
Não. Um alerta de Duplicado, Conflito de categoria ou Modificado apenas informa o revisor. Se sua empresa usar verificações de despesas, a recomendação de One também leva esses alertas em consideração: um alerta de Duplicado ou Conflito de categoria leva a "Rejeição recomendada", e um alerta de Modificado por si só a "Revisão recomendada". O revisor ainda decide.
6. Quais erros impedem que uma despesa seja enviada?
Um valor reembolsável acima do total do recibo, ou em zero quando seu formulário de despesa exige; uma data do documento mais de um dia no futuro; linhas de imposto que não podem estar certas; e uma taxa de quilometragem ou total de per diem que não corresponde às suas taxas. Um recibo faltando ou campo obrigatório também impede se seu formulário de despesa exigir.
7. Quais verificações integradas alertam e quais bloqueiam?
Alertas alertam. Verificações de valor, data, imposto e taxa bloqueiam o envio. Outros bloqueios: o valor, comerciante e moeda de uma despesa com cartão não podem ser editados; um aprovador não pode aprovar uma despesa que falha nas verificações de valor, data, imposto ou taxa acima; uma despesa com um valor zero, ou em um período de folha de pagamento fechado, não pode ser adicionada à folha de pagamento; pagamentos com cartão recusados são bloqueados no cartão. Verificações de despesas apenas recomendam.
8. As verificações integradas usam One créditos?
Não. Alertas de duplicados, conflito de categoria, modificado, status do orçamento e os bloqueios de valor e data não usam One créditos. Apenas as verificações de despesas o fazem: cada despesa verificada usa 2 One créditos, uma vez por despesa, e verificá-la novamente após uma edição é gratuito.
9. Quando as verificações integradas são executadas?
Alertas integrados são executados quando uma despesa é criada ou editada enquanto está em rascunho, pendente ou devolvida para alterações. Despesas aprovadas, rejeitadas e pagas não são verificadas novamente.
10. Posso adicionar minhas próprias verificações?
Sim, com verificações de despesas. Veja Como eu verifico despesas em relação à minha política de despesas?.
11. O que acontece quando um pagamento com cartão está acima do limite do cartão?
O pagamento é recusado e não cria despesa. O portador do cartão é notificado quando um pagamento é recusado devido aos limites do cartão ou à falta de fundos. Veja Como eu controlo quanto um cartão pode gastar, e onde?.
12. Quais verificações prontas sinalizam uma despesa como fora da política?
Uma data após o dia em que foi enviada, uma data fora do contrato do funcionário, uma reivindicação mais de 1% acima do total do recibo, e compras que geralmente não são reembolsadas: tabaco, jogos de azar e loterias, multas, cartões-presente e dinheiro, compras domésticas, extras de hotel e viagem, cuidados pessoais, custos familiares e de animais de estimação, assinaturas pessoais e doações. Tudo o mais é um aviso.
13. Posso remover uma verificação pronta?
Sim. Pergunte One, por exemplo "remover a verificação de fim de semana", e clique em Salvar. Suas outras verificações permanecem.
14. A verificação pronta de tempo livre funciona para todas as empresas?
Não. Ela precisa do módulo de Tempo livre. Sem isso, essa verificação não é adicionada.
15. Se ficarmos sem One créditos ou desativarmos as verificações de despesas, a detecção de duplicatas ainda funciona?
Sim. A detecção de duplicatas e as outras verificações integradas funcionam por conta própria, separadas das verificações de despesas, e não usam One créditos. Elas continuam sinalizando duplicatas, conflitos de categoria e quilometragem editada. Apenas o veredito das verificações de despesas (dentro ou fora da política) para quando os créditos acabarem ou as verificações de despesas estiverem desativadas.