Dieser Artikel richtet sich an: Admins, Finanzteams, genehmigende Personen und Mitarbeitende.
Factorial prüft Ausgaben auf Duplikate und häufige Fehler, sobald sie erstellt oder bearbeitet werden. Es ist nichts einzurichten, und die integrierten Prüfungen verbrauchen keine One-Credits. Mitarbeitende beheben Probleme vor dem Senden; Prüfende schauen nur dort genau hin, wo es nötig ist.
Integrierte Prüfungen
Übersicht
Integrierte Prüfungen warnen (ein Hinweis; die prüfende Person entscheidet) oder blockieren (die Ausgabe kann erst gesendet werden, wenn sie korrigiert ist). Sie können sie nicht ändern oder ausschalten.
| Prüfung | Was sie erkennt | Was Sie sehen | Wer sie sieht | Blockiert oder warnt |
|---|---|---|---|---|
| Duplikat | Derselbe Beleg zweimal, eine Kartenzahlung, die zusätzlich von Hand erfasst wurde, zwei Tagespauschalen für dieselben Tage | Duplikat | Personen, die alle Ausgaben des Unternehmens sehen | Warnt |
| Kategoriekonflikt | Eine Tagespauschale und eine Ausgabe der Kategorie Mahlzeiten oder Erfrischungen an denselben Tagen | Kategoriekonflikt, und in der Ausgabe Vergleichen, um beide nebeneinander zu sehen | Alle, die die Ausgabe sehen können | Warnt |
| Kilometer geändert | Eine berechnete Strecke wurde von Hand geändert | Geändert in der Spalte Warnungen | Alle, die die Ausgabe sehen können | Warnt |
| Budget | Ausgaben nahe am oder über dem Budget | Budgetrisiko oder Budget überschritten | Alle, die die Ausgabe öffnen | Warnt |
| Beträge und Daten | Erstattungsfähiger Betrag über dem Belegtotal oder null, Belegdatum mehr als einen Tag in der Zukunft, unmögliche Steuerzeilen | Prüfen Sie Ihre Ausgabendetails oben in der Ausgabe, mit dem, was zu korrigieren ist | Die sendende Person | Blockiert das Senden |
| Kartenzahlungen | Eine Zahlung über Guthaben oder Limit, in einer gesperrten Kategorie oder als riskant markiert | Abgelehnt und ein Ablehnungsgrund | Karteninhaber und Kartenverwalter | Blockiert die Zahlung |
Details: Wie gehe ich mit doppelten Ausgaben um?, Wie bekomme ich die Beträge einer Ausgabe richtig hin?, Wie lege ich ein Budget fest und verfolge die Ausgaben dagegen?, Ausgabenstatus und Warnungen und Wie steuere ich, wie viel und wo eine Karte ausgeben darf?.
Vorgefertigte Ausgabenprüfungen
Übersicht
Wenn Ihr Unternehmen Ausgabenprüfungen nutzt, startet es mit 28 vorgefertigten Prüfungen, die standardmäßig aktiv sind. Anders als die integrierten Prüfungen können Sie jede davon ändern oder entfernen: Fragen Sie One, das ist kostenlos. Jede geprüfte Ausgabe verbraucht 2 One-Credits, einmal pro Ausgabe. Eine harte Markierung (nicht richtlinienkonform) sagt der Mitarbeiterin oder dem Mitarbeiter, dass die Ausgabe voraussichtlich zurückkommt. Eine weiche Markierung (Warnung) bittet die prüfende Person, einen Blick darauf zu werfen. Keine von beiden blockiert das Senden.
| Gruppe | Harte Markierungen | Weiche Markierungen |
|---|---|---|
| Zeitpunkt | Datum nach dem Senden · außerhalb des Vertrags der Mitarbeitenden | Mehr als 30 Tage nach dem Belegdatum gesendet · Belegdatum weicht um mehr als einen Tag vom Beleg ab |
| Belege | Fehlend, unleserlich, Kartenterminal-Beleg, nicht aufgeschlüsselt, auf ein anderes Unternehmen ausgestellt | |
| Was gekauft wurde | Tabak und Glücksspiel, Bußgelder, Geschenkkarten und Bargeld, Haushaltsartikel, Hotel- und Reiseextras, Körperpflege, Kosten für Familie und Haustiere, private Abonnements, Spenden | |
| Beträge | Mehr als 1 % über der Belegsumme geltend gemacht | Währung weicht vom Beleg ab |
| Kontext | Kein geschäftlicher Zweck, Gäste nicht genannt, Kategorie passt nicht | |
| Einen Blick wert | Alkohol, Business Class, Wochenende oder Feiertag, Abwesenheit (benötigt das Modul Abwesenheiten), Kilometer an einem Mietwagentag |
Wie sich integrierte Prüfungen von Ausgabenprüfungen unterscheiden
Integrierte Prüfungen sind fest, immer aktiv und können blockieren. Ausgabenprüfungen sind Ihre eigenen, mit One verfassten Regeln und sie geben nur Empfehlungen. Siehe Wie prüfe ich Ausgaben anhand meiner Ausgabenrichtlinie?.
Tipps und bewährte Vorgehensweisen
- Beheben Sie Probleme im Entwurf. Die Prüfungen laufen, solange die Ausgabe noch ein Entwurf ist, dem günstigsten Zeitpunkt, um einen Beleg oder einen Betrag zu korrigieren.
- Behalten Sie die Kartenausgabe, lehnen Sie die manuelle Kopie ab. Das ist das häufigste Duplikat. Siehe Wie gehe ich mit doppelten Ausgaben um?.
- Finanzabteilung: Öffnen Sie Ausgaben > Ausgaben der Mitarbeitenden und nutzen Sie den Filter Warnungen, um markierte Ausgaben zu finden.
- Siehe auch: Karten-Ausgaben und manuelle Ausgaben · Ausgaben ohne Beleg
Fehlerbehebung und FAQ
Fehlerbehebung
Ich weiß, dass eine Ausgabe ein Duplikat ist, aber es gibt keine Warnung.
Duplikat-Warnungen werden nur Personen angezeigt, die alle Ausgaben des Unternehmens sehen können. Außerdem erkennt Factorial nicht jedes Duplikat, vergleichen Sie die Belege also selbst, wenn Ihnen etwas bekannt vorkommt.
Eine Ausgabe, die ich nicht geändert habe, hat eine Duplikat-Warnung erhalten.
Wenn eine ähnliche Ausgabe hinzugefügt wird, prüft Factorial die frühere erneut, sodass beide markiert werden.
Ich kann meine Ausgabe nicht senden.
Lesen Sie die Meldung am Feld: Sie nennt, was zu korrigieren ist, zum Beispiel den erstattungsfähigen Betrag oder das Belegdatum. Ein Entwurf kann mit dem Problem gespeichert, aber nicht gesendet werden.
FAQ
1. Warum wurde meine Ausgabe als mögliches Duplikat markiert?
Factorial markiert eine Ausgabe, die denselben Beleg wie eine andere nutzt oder denselben Lieferanten und dieselbe Rechnungsnummer, die aus dem Beleg gelesen wurden. Es markiert auch eine Kartenzahlung und eine manuelle Ausgabe, die wie derselbe Einkauf aussehen, und zwei Tagespauschalen für dieselben Tage und denselben Satz. Abgelehnte Ausgaben und manuelle Entwürfe werden nicht verglichen.
2. Warum wurde meine Ausgabe mit „Kategoriekonflikt“ oder „Geändert“ markiert?
Eine Warnung „Kategoriekonflikt“ bedeutet, dass eine Tagespauschale und eine Ausgabe der Kategorie Mahlzeiten oder Erfrischungen derselben Person auf dieselben Tage fallen. Eine Warnung Geändert bedeutet, dass jemand die von Factorial berechnete Strecke einer Kilometerausgabe geändert hat. Beide informieren nur die prüfende Person.
3. Warum ist die Duplikat-Warnung verschwunden?
Factorial prüft eine Ausgabe bei jeder Bearbeitung erneut und behält nur die Warnungen, die noch zutreffen. Eine Duplikat-Warnung verschwindet nach einer Bearbeitung, wenn es keine Übereinstimmung mehr gibt, zum Beispiel, weil Sie einen anderen Beleg angehängt haben oder die andere Ausgabe inzwischen abgelehnt wurde. Personen, die alle Ausgaben des Unternehmens sehen, können sie auch mit Warnung entfernen löschen. Besteht die Übereinstimmung bei der nächsten Bearbeitung weiterhin, kann die Warnung zurückkommen.
4. Muss ich die Duplikaterkennung einrichten?
Nein. Factorial markiert Duplikate für jedes Unternehmen automatisch, und Sie können das nicht ausschalten. Ist eine Warnung falsch, können Personen, die alle Ausgaben des Unternehmens sehen, sie entfernen.
5. Verhindert eine Duplikat-Warnung die Genehmigung einer Ausgabe?
Nein. Eine Warnung „Duplikat“, „Kategoriekonflikt“ oder „Geändert“ informiert nur die prüfende Person. Wenn Ihr Unternehmen Ausgabenprüfungen nutzt, berücksichtigt auch die Empfehlung von One diese Warnungen: Eine Warnung „Duplikat“ oder „Kategoriekonflikt“ führt zu „Ablehnung empfohlen“, eine Warnung „Geändert“ allein zu „Prüfung empfohlen“. Die prüfende Person entscheidet weiterhin.
6. Welche Fehler verhindern das Senden einer Ausgabe?
Ein erstattungsfähiger Betrag über dem Belegtotal oder null, wenn Ihr Ausgabenformular das verlangt; ein Belegdatum mehr als einen Tag in der Zukunft; Steuerzeilen, die nicht stimmen können; und ein Kilometersatz oder eine Tagespauschalensumme, die nicht zu Ihren Sätzen passt. Auch ein fehlender Beleg oder ein fehlendes Pflichtfeld verhindert das Senden, wenn Ihr Ausgabenformular es verlangt.
7. Welche integrierten Prüfungen warnen und welche blockieren?
Warnungen warnen. Prüfungen zu Betrag, Datum, Steuer und Sätzen blockieren das Senden. Weitere Sperren: Betrag, Händler und Währung einer Kartenausgabe können nicht bearbeitet werden; eine genehmigende Person kann keine Ausgabe genehmigen, die die oben genannten Prüfungen zu Betrag, Datum, Steuer oder Sätzen nicht besteht; eine Ausgabe mit dem Betrag null oder in einem abgeschlossenen Lohnabrechnungszeitraum kann nicht zur Lohnabrechnung hinzugefügt werden; abgelehnte Kartenzahlungen werden an der Karte blockiert. Ausgabenprüfungen geben nur Empfehlungen.
8. Verbrauchen integrierte Prüfungen One-Credits?
Nein. Duplikat-Warnungen, Kategoriekonflikt, Geändert, Budgetstatus und die Sperren zu Betrag und Datum verbrauchen keine One-Credits. Nur Ausgabenprüfungen tun das: Jede geprüfte Ausgabe verbraucht 2 One-Credits, einmal pro Ausgabe, und eine erneute Prüfung nach einer Bearbeitung ist kostenlos.
9. Wann laufen die integrierten Prüfungen?
Integrierte Warnungen laufen, wenn eine Ausgabe erstellt oder bearbeitet wird, solange sie ein Entwurf ist, aussteht oder zur Änderung zurückgesendet wurde. Genehmigte, abgelehnte und bezahlte Ausgaben werden nicht erneut geprüft.
10. Kann ich eigene Prüfungen hinzufügen?
Ja, mit Ausgabenprüfungen. Siehe Wie prüfe ich Ausgaben anhand meiner Ausgabenrichtlinie?.
11. Was passiert, wenn eine Kartenzahlung das Limit der Karte überschreitet?
Die Zahlung wird abgelehnt und erzeugt keine Ausgabe. Der Karteninhaber wird benachrichtigt, wenn eine Zahlung wegen der Kartenlimits oder fehlenden Guthabens abgelehnt wird. Siehe Wie steuere ich, wie viel und wo eine Karte ausgeben darf?.
12. Welche vorgefertigten Prüfungen markieren eine Ausgabe als nicht richtlinienkonform?
Ein Datum nach dem Tag des Sendens, ein Datum außerhalb des Vertrags der Mitarbeiterin oder des Mitarbeiters, ein Antrag mehr als 1 % über dem Belegtotal und Einkäufe, die üblicherweise nicht erstattet werden: Tabak, Glücksspiel und Lotterien, Bußgelder, Geschenkkarten und Bargeld, Haushaltseinkäufe, Extras in Hotel und auf Reisen, Körperpflege, Kosten für Familie und Haustiere, private Abonnements und Spenden. Alles andere ist eine Warnung.
13. Kann ich eine vorgefertigte Prüfung entfernen?
Ja. Fragen Sie One, zum Beispiel „Entferne die Wochenend-Prüfung“, und klicken Sie auf Speichern. Ihre anderen Prüfungen bleiben bestehen.
14. Funktioniert die vorgefertigte Abwesenheitsprüfung für jedes Unternehmen?
Nein. Sie braucht das Modul Abwesenheiten. Ohne es wird diese eine Prüfung nicht hinzugefügt.
15. Funktioniert die Duplikaterkennung noch, wenn uns die One-Credits ausgehen oder wir die Ausgabenprüfungen ausschalten?
Ja. Die Duplikaterkennung und die anderen integrierten Prüfungen laufen eigenständig, getrennt von den Ausgabenprüfungen, und verbrauchen keine One-Credits. Sie markieren weiterhin Duplikate, Kategoriekonflikte und geänderte Kilometer. Nur das Urteil der Ausgabenprüfungen (richtlinienkonform oder nicht) entfällt, wenn die Credits aufgebraucht sind oder die Ausgabenprüfungen ausgeschaltet sind.