Este artículo es para: administradores, equipos de finanzas, aprobadores y empleados.
Factorial comprueba si los gastos tienen duplicados y errores comunes en cuanto se crean o se editan. No hay nada que configurar y los controles integrados no consumen créditos de One. Los empleados corrigen los problemas antes de enviar; los revisores solo miran de cerca donde hace falta.
Controles integrados
Resumen
Los controles integrados advierten (una alerta; decide el revisor) o bloquean (el gasto no se puede enviar hasta corregirlo). No puedes cambiarlos ni desactivarlos.
| Control | Qué detecta | Lo que ves | Quién lo ve | Bloquea o advierte |
|---|---|---|---|---|
| Duplicado | El mismo recibo dos veces, un pago con tarjeta también introducido a mano, dos dietas para los mismos días | Duplicado | Las personas que ven todos los gastos de la empresa | Advierte |
| Conflicto de categoría | Una dieta y un gasto de Comidas o Refrigerios en los mismos días | Conflicto de categoría, y en el gasto Comparar para ver ambos lado a lado | Cualquiera que pueda ver el gasto | Advierte |
| Kilometraje modificado | Una distancia calculada cambiada a mano | Modificado en la columna Alertas | Cualquiera que pueda ver el gasto | Advierte |
| Presupuesto | Gasto cercano o por encima de un presupuesto | Riesgo de presupuesto o Por encima del presupuesto | Cualquiera que abra el gasto | Advierte |
| Importes y fechas | Importe reembolsable superior al total del recibo o cero, fecha del documento con más de un día de adelanto, líneas de impuestos imposibles | Revisa los datos de tu gasto en la parte superior del gasto, con lo que hay que corregir | La persona que lo envía | Bloquea el envío |
| Pagos con tarjeta | Un pago que supera el saldo o el límite, en una categoría bloqueada o marcado como riesgoso | Rechazado y un Motivo del rechazo | El titular de la tarjeta y los administradores de tarjetas | Bloquea el pago |
Detalles: ¿Cómo manejo los gastos duplicados?, ¿Cómo dejo correctos los importes de un gasto?, ¿Cómo establezco un presupuesto y hago seguimiento de los gastos con respecto a él?, Estados y alertas de los gastos y ¿Cómo controlo cuánto y dónde puede gastar una tarjeta?.
Controles de gastos predefinidos
Resumen
Si tu empresa usa Controles de gastos, empieza con 28 controles predefinidos, activados por defecto. A diferencia de los controles integrados, puedes cambiar o eliminar cualquiera de ellos: pídeselo a One, es gratis. Cada gasto comprobado consume 2 créditos de One, una vez por gasto. Una marca grave (fuera de la política) avisa al empleado de que es probable que le devuelvan el gasto. Una marca leve (advertencia) pide al revisor que le eche un vistazo. Ninguna bloquea el envío.
| Grupo | Marcas graves | Marcas leves |
|---|---|---|
| Plazos | Fecha posterior al envío · fuera del contrato del empleado | Enviado más de 30 días después de la fecha del documento · fecha del documento con más de un día de diferencia con el recibo |
| Recibos | Faltante, ilegible, comprobante de terminal de tarjeta, sin detallar, facturado a otra empresa | |
| Qué se compró | Tabaco y juego, multas, tarjetas de regalo y efectivo, artículos del hogar, extras de hotel y viaje, cuidado personal, gastos familiares y de mascotas, suscripciones personales, donaciones | |
| Importes | Reclamar más de un 1 % por encima del total del recibo | La moneda difiere de la del recibo |
| Contexto | Sin motivo de negocio, invitados sin nombrar, la categoría no encaja | |
| Conviene revisar | Alcohol, clase business, fin de semana o festivo, ausencias (requiere el módulo de Ausencias), kilometraje en un día de alquiler de coche |
En qué se diferencian los controles integrados de los Controles de gastos
Los controles integrados son fijos, siempre están activados y pueden bloquear. Los Controles de gastos son tus propias reglas escritas con One y solo recomiendan. Consulta ¿Cómo reviso los gastos con mi política de gastos?.
Consejos y buenas prácticas
- Corrige los problemas en el borrador. Los controles se ejecutan mientras el gasto aún es un borrador, el momento más barato para corregir un recibo o un importe.
- Conserva el gasto con tarjeta y rechaza la copia manual. Es el duplicado más común. Consulta ¿Cómo manejo los gastos duplicados?.
- Finanzas: abre Gastos > Gastos de empleados y usa el filtro Alertas para encontrar los gastos marcados.
- Relacionado: Gastos con tarjeta y gastos manuales · Gastos sin recibo
Solución de problemas y preguntas frecuentes
Solución de problemas
Sé que un gasto es un duplicado pero no hay alerta.
Las alertas de duplicados solo se muestran a las personas que pueden ver todos los gastos de la empresa. Además, Factorial no detecta todos los duplicados, así que compara los recibos tú mismo cuando algo te resulte familiar.
Un gasto que no modifiqué recibió una alerta de Duplicado.
Cuando se añade un gasto parecido, Factorial vuelve a comprobar el anterior, así que ambos quedan marcados.
No puedo enviar mi gasto.
Lee el mensaje del campo: indica qué hay que corregir, por ejemplo el importe reembolsable o la fecha del documento. Un borrador se puede guardar con el problema, pero no enviar.
Preguntas frecuentes
1. ¿Por qué mi gasto se marcó como posible duplicado?
Factorial marca un gasto que usa el mismo recibo que otro, o el mismo proveedor y número de factura leídos del recibo. También marca un pago con tarjeta y un gasto manual que parecen la misma compra, y dos dietas para los mismos días y la misma tarifa. Los gastos rechazados y los borradores manuales no se comparan.
2. ¿Por qué mi gasto se marcó con Conflicto de categoría o Modificado?
Una alerta de Conflicto de categoría significa que una dieta y un gasto de Comidas o Refrigerios de la misma persona caen en los mismos días. Una alerta de Modificado significa que alguien cambió la distancia que Factorial calculó para un gasto de kilometraje. Ambas solo informan al revisor.
3. ¿Por qué desapareció la alerta de Duplicado?
Factorial vuelve a comprobar un gasto cada vez que se edita y conserva solo las alertas que siguen vigentes. Una alerta de Duplicado desaparece tras una edición cuando la coincidencia ya no existe, por ejemplo porque adjuntaste otro recibo o porque el otro gasto se rechazó entretanto. Las personas que ven todos los gastos de la empresa también pueden quitarla con Quitar alerta. Si la coincidencia sigue ahí cuando el gasto se edite de nuevo, la alerta puede volver.
4. ¿Tengo que configurar la detección de duplicados?
No. Factorial marca los duplicados automáticamente para todas las empresas y no se puede desactivar. Si una alerta es incorrecta, las personas que pueden ver todos los gastos de la empresa pueden quitarla.
5. ¿Una alerta de duplicado impide aprobar un gasto?
No. Una alerta de Duplicado, Conflicto de categoría o Modificado solo informa al revisor. Si tu empresa usa Controles de gastos, la recomendación de One también tiene en cuenta estas alertas: una alerta de Duplicado o de Conflicto de categoría lleva a "Se recomienda rechazar", y una alerta de Modificado por sí sola a "Se recomienda revisar". La decisión sigue siendo del revisor.
6. ¿Qué errores impiden enviar un gasto?
Un importe reembolsable superior al total del recibo, o igual a cero cuando tu formulario de gastos lo exige; una fecha del documento con más de un día en el futuro; líneas de impuestos que no pueden ser correctas; y una tarifa de kilometraje o un total de dieta que no coincide con tus tarifas. Un recibo o un campo obligatorio que falta también lo impide si tu formulario de gastos lo exige.
7. ¿Qué controles integrados advierten y cuáles bloquean?
Las alertas advierten. Los controles de importe, fecha, impuestos y tarifas bloquean el envío. Otros bloqueos: el importe, el comercio y la moneda de un gasto con tarjeta no se pueden editar; un aprobador no puede aprobar un gasto que no supera los controles de importe, fecha, impuestos o tarifas anteriores; un gasto con importe cero, o en un periodo de nómina cerrado, no se puede añadir a la nómina; los pagos con tarjeta rechazados se bloquean en la tarjeta. Los Controles de gastos solo recomiendan.
8. ¿Los controles integrados consumen créditos de One?
No. Las alertas de Duplicado, Conflicto de categoría, Modificado, el estado del presupuesto y los bloqueos de importe y fecha no consumen créditos de One. Solo los Controles de gastos: cada gasto comprobado consume 2 créditos de One, una vez por gasto, y volver a comprobarlo tras una edición es gratis.
9. ¿Cuándo se ejecutan los controles integrados?
Las alertas integradas se ejecutan cuando se crea o se edita un gasto mientras es un borrador, está pendiente o se devolvió para cambios. Los gastos aprobados, rechazados y pagados no se vuelven a comprobar.
10. ¿Puedo añadir mis propios controles?
Sí, con los Controles de gastos. Consulta ¿Cómo reviso los gastos con mi política de gastos?.
11. ¿Qué pasa cuando un pago con tarjeta supera el límite de la tarjeta?
El pago se rechaza y no crea ningún gasto. Se avisa al titular de la tarjeta cuando un pago se rechaza por los límites de la tarjeta o por falta de fondos. Consulta ¿Cómo controlo cuánto y dónde puede gastar una tarjeta?.
12. ¿Qué controles predefinidos marcan un gasto como fuera de la política?
Una fecha posterior al día en que se envió, una fecha fuera del contrato del empleado, una reclamación más de un 1 % por encima del total del recibo y las compras que normalmente no se reembolsan: tabaco, juegos de azar y loterías, multas, tarjetas regalo y efectivo, compras del hogar, extras de hotel y viaje, cuidado personal, gastos familiares y de mascotas, suscripciones personales y donaciones. Todo lo demás es una advertencia.
13. ¿Puedo eliminar un control predefinido?
Sí. Pídeselo a One, por ejemplo "elimina el control de fin de semana", y haz clic en Guardar. Tus otros controles se mantienen.
14. ¿El control predefinido de ausencias funciona en todas las empresas?
No. Necesita el módulo de Ausencias. Sin él, ese control no se añade.
15. Si nos quedamos sin créditos de One o desactivamos los Controles de gastos, ¿sigue funcionando la detección de duplicados?
Sí. La detección de duplicados y los demás controles integrados funcionan por su cuenta, separados de los Controles de gastos, y no consumen créditos de One. Siguen marcando duplicados, Conflictos de categoría y kilometraje editado. Solo el veredicto de los Controles de gastos (dentro o fuera de la política) se detiene cuando se acaban los créditos o los Controles de gastos están desactivados.