Resumen

La integración conecta Factorial a dos servicios de datos de DATEV. Para cada entidad legal, eliges qué servicio de datos utilizar: uno, o ambos.

Para ambos servicios de datos:

• Programas de nómina de DATEV soportados: DATEV LODAS y DATEV Lohn und Gehalt
• Flujo de datos: solo lectura, de DATEV a Factorial.
• Autorización por entidad legal: cada entidad legal está autorizada dentro de DATEV. Factorial solo lee los datos de los clientes y servicios de datos que has permitido.

Servicio de datos de evaluación salarial DATEV

Factorial recupera los recibos de sueldo directamente de DATEV una vez cerrado un ciclo de nómina. Los recibos de sueldo se almacenan en la distribución masiva de Factorial. Allí, puedes verificar cómo se emparejaron los recibos de sueldo y hacerlos disponibles para tus empleados. Ya no necesitas descargar, renombrar o reenviar archivos por correo electrónico. Cada recibo de sueldo se empareja con un empleado por nombre, apellido y ID legal. Nadie ve los recibos de sueldo hasta que hayas verificado el emparejamiento y los hayas hecho disponibles.

Datos recuperados

• Recibos de sueldo (Brutto/Netto-Abrechnung, tipo de documento DATEV LOBN) para cada empleado

Servicio de datos de resultados salariales DATEV

Factorial importa los resultados de nómina de un mes desde DATEV en la ejecución de nómina de ese mes en Factorial. No tienes que ingresar las cifras manualmente ni importar archivos.

Datos recuperados (por empleado y mes contable)

• Tipos de salario bruto, con número de tipo de salario, nombre y cantidad
• Adiciones y deducciones netas, con número, nombre y cantidad
• Pago neto

Factorial mapea los tipos de salario de DATEV con los conceptos de nómina de Factorial utilizando el mapeo de tipos de salario de DATEV LAUDS.

Requisitos para utilizar los servicios de datos DATEV en DATEV eG

Información general sobre los servicios de datos de DATEV está disponible en DATEV eG aquí:

• Servicio de datos de evaluación salarial DATEV (Tienda)
• Servicio de datos de resultados salariales DATEV (Tienda)

Información sobre cómo solicitar y configurarlos en DATEV eG está disponible en Configurar servicios de datos DATEV y en los documentos de ayuda www.datev.de/hilfe/1007329 (para empresas de asesoría fiscal) y www.datev.de/hilfe/1022677 (para empresas). Para cada servicio de datos:

Además de las empresas de asesoría fiscal, el socio de DATEV Onboarding también ayuda a configurar los servicios de datos de DATEV para empresas en negocios de clientes vinculados a miembros que trabajan por su cuenta con un programa de contabilidad DATEV.

Las citas y más información están disponibles en go.datev.de/partner-onboarding-info. DATEV ofrece ayuda para registrar los servicios de datos en www.datev.de/partner-onboarding.

En resumen, tu asesor fiscal hace esto en DATEV:

1. Solicitar y activar el servicio de datos de evaluación salarial DATEV y/o el servicio de datos de resultados salariales DATEV para cada cliente (Mandant) que desees conectar a Factorial.
2. Asegúrate de que el cliente esté configurado para el intercambio de datos a través del centro de datos de DATEV (RZ-Kommunikation).
3. Proporciona a la persona que conectará tus entidades legales desde la cuenta de Factorial de tu empresa un DATEV SmartLogin con acceso a ese cliente.

Requisitos en Factorial

• El servicio de intercambio de datos de nómina DATEV (LAUDS) está instalado y conectado. La integración toma estos de DATEV LAUDS: tu número de consultor (Beraternummer), qué número de cliente (Mandantennummer) pertenece a cada entidad legal. El servicio de datos de resultados salariales DATEV también toma el mapeo de tipos de salario ya configurado durante la configuración de DATEV LAUDS.
• La entidad legal está en Alemania. Solo se pueden conectar entidades legales alemanas.
• Eres administrador en Factorial, por lo que puedes instalar y configurar integraciones.
• Solo para el servicio de datos de resultados salariales DATEV: debe existir una ejecución de nómina regular para el mes del que deseas importar datos en Factorial.

Qué revisar con tu asesor fiscal

Para ambos servicios de datos:

• Cliente por entidad legal: qué número de cliente DATEV pertenece a qué entidad legal en Factorial.
• Cierre del mes contable: cuándo se cierra el mes en DATEV. Los datos solo estarán accesibles después de eso.

También para el servicio de datos de resultados salariales DATEV:

• Tipos de salario: qué tipos de salario de DATEV se utilizan, y a qué concepto de nómina de Factorial corresponde cada uno. Estos mapeos se establecen al configurar DATEV LAUDS.
• Adiciones y deducciones netas: asegúrate de mapear también los tipos de salario neto en DATEV LAUDS. La importación de resultados de nómina los necesita.
• Números de personal: Factorial empareja los resultados de nómina por número de personal DATEV. Los números de personal en Factorial deben coincidir con los de DATEV. Se sincronizan a través de DATEV LAUDS.

Acceso para tu asesor fiscal

Para conectar una entidad legal, una persona necesita dos cosas: un SmartLogin de DATEV que esté autorizado para el cliente de esa entidad legal en DATEV, y derechos de administrador para integraciones en Factorial. Esto suele ser quien se encarga de la nómina de tu empresa. Si nadie en tu empresa tiene un SmartLogin adecuado, tu asesor fiscal puede conectarse por ti:

1. Invita a tu asesor fiscal a Factorial como usuario externo y dale derechos de administrador para integraciones.
2. Inicia sesión en Factorial, abre la Configuración de la integración y conecta la entidad legal con su propio DATEV SmartLogin (ver Configuración en Factorial).

En Factorial, la conexión pertenece a tu empresa:

• Factorial muestra el nombre de quien realizó la conexión, solo como referencia.
• En DATEV, el acceso sigue vinculado al SmartLogin de esa persona.
• Si se pierde el acceso al cliente, o se retira el consentimiento en DATEV, la conexión deja de funcionar y debe establecerse nuevamente.

Configuración en Factorial

1. Instalar la integración
   Abre el Factorial Marketplace, encuentra la integración de DATEV y haz clic en Instalar para la empresa.
   Un mensaje confirma la instalación y te indica que conectes cada entidad legal alemana en la Configuración de la integración.
   Cierra con Entendido para asegurarte de que todo esté listo para comenzar.
    
2. Abre la Configuración
   En la Configuración de la integración, conexiones DATEV lista todas tus entidades legales alemanas con el formato “Nombre de la entidad legal (ID de cliente DATEV)”, por ejemplo “Alpenblick Maschinenbau AG (455148-10020)”.
   Cada entrada muestra si la entidad está conectada, para qué servicios de datos, por quién, cuándo y cuándo expira la conexión.
    
3. Elige una entidad legal y haz clic en Conectar
    
4. Elige los servicios de datos
   Marca lo que esta entidad legal debería usar: Servicio de datos de evaluación salarial, Servicio de datos de resultados salariales o ambos.
   Factorial solicita a DATEV exactamente los servicios de datos que marcas aquí.
    
5. Inicia sesión en DATEV
   Haz clic en Conectar. Se abre una ventana de DATEV.
   Inicia sesión con tu DATEV SmartLogin y escanea el código QR con la aplicación DATEV SmartLogin.
   Una vez que DATEV confirme, regresarás a la lista y la entidad legal se mostrará como conectada.
    
6. Repite los pasos 3 a 5 para cada entidad legal adicional

Importando recibos de sueldo (servicio de datos de evaluación salarial DATEV)

Una vez que tu asesor fiscal haya cerrado el mes contable en DATEV:

1. En Factorial, abre Documentos y comienza una distribución masiva de archivos.
2. En el paso de carga, haz clic en Importar desde DATEV.
3. Elige el mes contable. Por defecto, se selecciona el mes anterior.
4. Factorial recupera los recibos de sueldo de ese mes para cada entidad legal conectada al servicio de datos de evaluación salarial DATEV y los combina en un solo PDF.
5. En el asistente de distribución, Factorial divide el documento por página y empareja cada página con una persona por su nombre, apellido y número de seguridad social. Verifica que el emparejamiento sea correcto y luego haz los recibos de sueldo disponibles.

Si algunos recibos de sueldo aún no están disponibles en DATEV para una entidad legal, o DATEV se niega a dar acceso, Factorial aún importa los recibos de sueldo para las entidades disponibles. Se te mostrará qué entidades faltan y por qué.

Importando resultados de nómina (servicio de datos de resultados salariales DATEV)

Una vez que tu asesor fiscal haya cerrado el mes contable en DATEV:

1. En Factorial, abre el ciclo para el mes que deseas importar bajo Compensaciones.
2. Abre el menú de tres puntos (⋮) en la parte superior derecha, haz clic en Importar resultados de nómina. En el paso de carga, haz clic en Importar desde DATEV.
3. Se abrirá un formulario de verificación. Simplemente haz clic en el botón Iniciar importación. Solo se ofrecen entidades legales conectadas al servicio de datos de resultados salariales DATEV. El mes contable proviene de la ejecución de nómina.

Antes de importar, Factorial verifica que todo esté listo:

• Existe una ejecución de nómina regular para el mes.
• Se puede leer el mapeo de tipos de salario.
• Los empleados de la entidad legal tienen números de personal DATEV.
• DATEV tiene resultados de nómina para ese mes.

Si una verificación falla, verás la razón de inmediato y nada se importará. De lo contrario, aparecerá una última ventana de formulario mostrando algunos comentarios sobre el proceso: cuántos empleados estarán involucrados, si algunos de ellos faltan en el proceso, si alguna entidad legal ha sido encontrada como no conectada…

La importación se ejecuta en segundo plano y puedes cerrar la ventana. Cuando termine, Factorial enviará una notificación interna con algunos detalles de la importación.

Gestionando conexiones

• Cambiar los servicios de datos de una entidad legal: En Configuración, elige la entidad legal, marca los servicios de datos que deseas y haz clic en Reconectar. Inicias sesión en DATEV nuevamente.
• Renovar una conexión expirada o revocada: Una conexión expira dos años después de la conexión a DATEV. Configuración muestra la fecha bajo Expira el. Si una entidad legal muestra Expirada — necesita reconexión o Necesita reconexión — DATEV revocó la conexión, elige en Configuración y vuelve a iniciar sesión en DATEV. Hasta entonces, las importaciones omiten esa entidad.
• Desconectar entidades legales específicas: Al desinstalar la integración, elige Desconectar entidades legales específicas, marca las que deseas y finaliza con Confirmar. La integración permanece instalada.
• Desinstalar la integración: Al desinstalar, elige Desinstalar. Cada entidad legal se desconecta de DATEV y los propios registros de la integración, como sus conexiones, se eliminan.

Alcance y limitaciones

Para ambos servicios de datos:

• Solo entidades legales alemanas.
• Solo bajo demanda. Factorial recupera datos solo cuando inicias la importación, no de forma programada.
• Límite de solicitudes de DATEV: DATEV limita el número de solicitudes por hora. Si se alcanza el límite, se te mostrará cuándo puedes intentar nuevamente.
• Los datos maestros provienen de DATEV LAUDS. Cambia el número de consultor, números de cliente, números de personal y mapeo de tipos de salario en DATEV LAUDS.

Servicio de datos de evaluación salarial DATEV:

• Meses contables: puedes recuperar cualquier mes desde enero del año anterior hasta el último mes cerrado.
• Siempre documentos para toda la empresa. DATEV devuelve los recibos de sueldo de todos los empleados de todas las entidades legales de la empresa. No puedes recuperar los recibos de sueldo de un solo empleado en particular.

Servicio de datos de resultados salariales DATEV:

• Importaciones en una ejecución de nómina existente. Factorial no crea la ejecución de nómina. Debe existir ya para el mes.
• Solo datos para empleados con un número de personal DATEV. Cualquier empleado sin un número de personal DATEV, o sin resultados en DATEV para el mes, es omitido.
• Tipos de salario sin mapeo en DATEV LAUDS no pueden ser importados.

Resolución de problemas

Para ambos servicios de datos

Servicio de datos de evaluación salarial DATEV

Servicio de datos de resultados salariales DATEV