Visão Geral

Os tipos de compra consistem em duas configurações principais:

1. Formulário de solicitação – contém as perguntas que os funcionários precisam responder para solicitar um produto ou serviço específico.
2. Fluxo de trabalho – define o processo que a solicitação de compra deve passar para ser aprovada.

Passo 1: Acessar Tipos de Compra

Para gerenciar tipos de compra:

1. No seu menu lateral, clique em Gastos
2. Em seguida, vá para a página de Configurações no canto superior direito
3. Clique em compras
   

   

Uma vez nas configurações de Compras, vá para a aba Tipo de Compra. Aqui você pode:

• Editar ou gerenciar tipos de compra existentes
• Criar novos tipos de compra
• Editar os dois tipos de compra iniciais: Novo produto ou Software

Passo 2: Criar um novo tipo de solicitação

1. Clique em Novo tipo de compra
2. Forneça um nome e uma descrição
3. Clique em Salvar
    

Passo 3: Configurar formulário de solicitação

Por padrão, o sistema fornece 7 perguntas que não podem ser excluídas, mas podem ser tornadas não obrigatórias:

• Título da solicitação
• Custo e moeda
• Nome do fornecedor
• URL do produto
• Data de vencimento
• Descrição
   

Para adicionar novas perguntas:

1. Clique em Adicionar Conteúdo
2. Escolha o tipo de pergunta:
   • Seleção única
   • Múltipla escolha
   • Data
   • Numérico
   • Texto
   • URL
   • Lista suspensa
   • Seção
3. Visualize o formulário usando Visualizar
4. Clique em Salvar quando terminar
   

   Se nenhum fluxo de trabalho estiver definido, clicar em Publicar criará automaticamente um fluxo de trabalho padrão com um único nível de aprovação para o papel de administrador.

    

Passo 4: Configurar fluxo de trabalho

Factorial fornece um construtor de fluxo de trabalho visual flexível.

Criar ou editar fluxos de trabalho com One

Você pode usar One para criar ou editar fluxos de trabalho de solicitações de compra descrevendo o que você deseja configurar em linguagem simples.

Para usá-lo:

1. Abra um tipo de solicitação e vá para a aba Fluxo de Trabalho.
2. Diga a One o que você quer que o fluxo de trabalho faça.
3. One cria ou atualiza o fluxo de aprovação e o deixa como um rascunho.
4. Revise o fluxo de trabalho na tela.
5. Clique em Publicar quando o fluxo de trabalho estiver pronto.

Você pode usar One para criar um novo fluxo de trabalho ou editar um existente sem arrastar e conectar nós manualmente.

Nada entra em operação até que você revise e publique o fluxo de trabalho.

4.1 Compreendendo fluxos de trabalho

• O primeiro nó é sempre um Gatilho (não pode ser editado ou excluído)
• Para adicionar etapas, clique em + sob o nó de gatilho. Três tipos de bloco estão disponíveis:
  1. Condição
  2. Tarefa
  3. Aprovação

4.2 Configurar Condições

• Valor da solicitação
• Equipe do funcionário que está submetendo a solicitação
• Função do funcionário que está submetendo a solicitação

4.3 Configurar Tarefas

As tarefas representam ações que devem ser concluídas:

• Tarefa geral – ação manual, por exemplo, “Contatar o fornecedor para obter seus detalhes fiscais”
• Solicitar documento – enviar um documento, por exemplo, “Carregar o orçamento enviado pelo fornecedor”
• Fornecer documento – fornecer um documento para referência ou conclusão

Para configurar uma tarefa:

1. Selecione o tipo de tarefa
2. Forneça um título e uma descrição
3. Atribua uma pessoa
4. Especifique o documento (se aplicável)
5. Defina uma data de vencimento

As tarefas permitem que as ações sejam concluídas totalmente dentro de Factorial.

4.4 Configurar Aprovações

Os blocos de aprovação oferecem três opções:

• Aprovação manual – atribuir um ou mais aprovadores, definir dias de conclusão esperados
• Aprovação automática – aprovar automaticamente com base em uma condição
• Rejeição automática – rejeitar automaticamente com base em uma condição

4.5 Delegador para designados

Para evitar que os fluxos de trabalho parem:

• Atribua um Delegador (pessoa ou equipe) para tarefas e aprovações manuais
• Isso atua como um plano de contingência se o designado principal não estiver disponível

4.6 Histórico de Versões

O histórico de versões do fluxo de trabalho permite que você:

• Revise versões anteriores
• Restaure versões anteriores, se necessário
   

Para excluir uma condição, tarefa ou aprovação, basta clicar nela e você poderá editá-la ou excluí-la.