Visão geral

Os tipos de compra consistem em duas configurações principais :

1. Formulário de solicitação – contém as perguntas que os funcionários precisam responder para solicitar um produto ou serviço específico.
2. Fluxo de trabalho – define o processo que a solicitação de compra deve seguir para ser aprovada.

Passo 1: Acesse os Tipos de Compra

Para gerenciar os tipos de compra:

1. Na sua barra lateral, clique em Gastos.
2. Em seguida, acesse a página Configurações no canto superior direito.
3. Clique em aquisição 
   

   

Após acessar as configurações de Compras, vá para a guia Tipo de Compra . Aqui você pode:

• Editar ou gerenciar tipos de compra existentes
• Criar novos tipos de compra
• Edite os dois tipos de compra iniciais: Novo produto ou Software

Etapa 2: Crie um novo tipo de solicitação

1. Clique em Novo tipo de compra
2. Forneça um nome e uma descrição.
3. Clique em Salvar 
    

Etapa 3: Configurar formulário de solicitação

Por padrão, o sistema fornece 7 perguntas que não podem ser excluídas , mas podem ser tornadas opcionais:

• Título da solicitação
• Custo e moeda
• Nome do fornecedor
• URL do produto
• Data de vencimento
• Descrição 
   

Para adicionar novas perguntas:

1. Clique em Adicionar conteúdo.
2. Selecione o tipo de pergunta:
   • Seleção única
   • Múltipla escolha
   • Data
   • Numérico
   • Texto
   • URL
   • Suspenso
   • Seção
3. Visualize o formulário usando a função Pré-visualização.
4. Clique em Salvar quando terminar.
   

   Se nenhum fluxo de trabalho estiver configurado, clicar em Publicar criará automaticamente um fluxo de trabalho padrão com um único nível de aprovação para a função de administrador.

    

Etapa 4: Configurar o fluxo de trabalho

Factorial oferece um construtor de fluxo de trabalho visual flexível.

4.1 Compreendendo os fluxos de trabalho

• O primeiro nó é sempre um gatilho (não pode ser editado ou excluído).
• Para adicionar etapas, clique em + abaixo do nó de gatilho. Três tipos de bloco estão disponíveis:
  1. Doença
  2. Tarefa
  3. Aprovação

4.2 Configurar Condições

• Valor solicitado
• Equipe do funcionário que submeteu a solicitação
• Função do funcionário que submete o pedido

4.3 Configurar Tarefas

As tarefas representam ações que devem ser concluídas:

• Tarefa geral – ação manual, por exemplo, “Contatar o fornecedor para obter seus dados fiscais”.
• Solicitar documento – faça o upload de um documento, por exemplo, “Faça o upload da cotação enviada pelo fornecedor”.
• Fornecer documento – fornecer um documento para referência ou preenchimento.

Para configurar uma tarefa:

1. Selecione o tipo de tarefa
2. Forneça um título e uma descrição.
3. Atribua uma pessoa
4. Especifique o documento (se aplicável)
5. Defina uma data de vencimento

As tarefas permitem que as ações sejam concluídas inteiramente dentro Factorial .

4.4 Configurar Aprovações

Os blocos de aprovação oferecem três opções:

• Aprovação manual – atribua um ou mais aprovadores e defina os dias previstos para a conclusão.
• Aprovação automática – aprova automaticamente com base em uma condição.
• Rejeição automática – rejeitar automaticamente com base em uma condição.

4.5 Delegador para cessionários

Para evitar que os fluxos de trabalho sejam interrompidos:

• Atribua um Delegador (pessoa ou equipe) tanto para tarefas quanto para aprovações manuais.
• Isso serve como alternativa caso o responsável principal esteja indisponível.

4.6 Histórico de versões

O histórico de versões do fluxo de trabalho permite que você:

• Analise as versões anteriores.
• Restaurar versões anteriores, se necessário. 
   

Para excluir uma condição, tarefa ou aprovação, basta clicar nela e você poderá editá-la ou excluí-la.