Visió general

Els tipus de compra consten de dues configuracions principals :

1. Formulari de sol·licitud : conté les preguntes que els empleats han de respondre per sol·licitar un producte o servei específic.
2. Flux de treball : defineix el procés pel qual ha de passar la sol·licitud de compra per ser aprovada.

Pas 1: Accediu als tipus de compra

Per gestionar els tipus de compra:

1. A la barra lateral, feu clic a Despeses
2. A continuació, aneu a la pàgina de configuració a la cantonada dreta
3. Feu clic a la contractació pública 
   

   

Un cop a la configuració de compres, aneu a la pestanya Tipus de compra . Aquí podeu:

• Editar o gestionar els tipus de compra existents
• Crear nous tipus de compra
• Editeu els dos tipus de compra inicials: Producte nou o Programari

Pas 2: Crea un nou tipus de sol·licitud

1. Feu clic a Nou tipus de compra
2. Proporcioneu un nom i una descripció
3. Feu clic a Desa 
    

Pas 3: Configura el formulari de sol·licitud

Per defecte, el sistema proporciona 7 preguntes que no es poden eliminar però que es poden fer no obligatòries:

• Sol·licita el títol
• Cost i moneda
• Nom del proveïdor
• URL del producte
• Data de venciment
• Descripció 
   

Per afegir preguntes noves:

1. Feu clic a Afegeix contingut
2. Trieu el tipus de pregunta:
   • Selecció única
   • Opció múltiple
   • Data
   • Numèric
   • Text
   • URL
   • Menú desplegable
   • Secció
3. Previsualitza el formulari amb Vista prèvia
4. Feu clic a Desa quan hàgiu acabat
   

   Si no hi ha cap flux de treball definit, en fer clic a Publica es crearà automàticament un flux de treball per defecte amb un únic nivell d'aprovació per al rol d'administrador.

    

Pas 4: Configura el flux de treball

Factorial proporciona un creador de fluxos de treball visual flexible.

4.1 Comprensió dels fluxos de treball

• El primer node sempre és un disparador (no es pot editar ni suprimir)
• Per afegir passos, feu clic a + sota el node activador. Hi ha tres tipus de bloc disponibles:
  1. Condició
  2. Tasca
  3. Aprovació

4.2 Configurar condicions

• Import sol·licitat
• Equip de l'empleat que presenta la sol·licitud
• Rol de l'empleat que presenta la sol·licitud

4.3 Configurar tasques

Les tasques representen accions que s'han de completar:

• Tasca general : acció manual, p. ex., "Contacteu amb el proveïdor per obtenir les seves dades fiscals"
• Sol·licitud de document : puja un document, per exemple, "Puja el pressupost enviat pel proveïdor"
• Proporcionar document : proporcionar un document per a referència o per completar-lo

Per configurar una tasca:

1. Seleccioneu el tipus de tasca
2. Proporcioneu un títol i una descripció
3. Assignar una persona
4. Especifiqueu el document (si escau)
5. Establir una data de venciment

Les tasques permeten que les accions es completin completament dins Factorial .

4.4 Configurar les aprovacions

Els blocs d'aprovació ofereixen tres opcions:

• Aprovació manual : assignar un o més aprovadors i establir els dies de finalització previstos
• Aprovació automàtica : aprovació automàtica en funció d'una condició
• Rebuig automàtic : rebutja automàticament en funció d'una condició

4.5 Delegador per a cessionaris

Per evitar que els fluxos de treball s'aturin:

• Assignar un delegador (persona o equip) tant per a tasques com per a aprovacions manuals
• Això actua com a alternativa si l'assignat principal no està disponible.

4.6 Historial de versions

L'historial de versions del flux de treball us permet:

• Revisa les versions anteriors
• Restaurar versions anteriors si cal 
   

Per eliminar una condició, tasca o aprovació, només cal que hi feu clic i podreu editar-la o eliminar-la.