Descripción general

Los tipos de compra consisten en dos configuraciones principales:

1. Formulario de solicitud – contiene las preguntas que los empleados deben responder para solicitar un producto o servicio específico.
2. Flujo de trabajo – define el proceso por el cual debe pasar la solicitud de compra para ser aprobada.

Paso 1: Acceder a los Tipos de Compra

Para gestionar los tipos de compra:

1. En tu barra lateral haz clic en Gastos
2. Luego ve a la página de Configuración en la esquina superior derecha
3. Haz clic en adquisiciones
   

   

Una vez en la configuración de Adquisiciones, ve a la pestaña Tipo de Compra. Aquí puedes:

• Editar o gestionar tipos de compra existentes
• Crear nuevos tipos de compra
• Editar los dos tipos de compra iniciales: Nuevo producto o Software

Paso 2: Crear un nuevo tipo de solicitud

1. Haz clic en Nuevo tipo de compra
2. Proporciona un nombre y una descripción
3. Haz clic en Guardar
    

Paso 3: Configurar el formulario de solicitud

Por defecto, el sistema proporciona 7 preguntas que no pueden ser eliminadas pero pueden hacerse no obligatorias:

• Título de la solicitud
• Costo y moneda
• Nombre del proveedor
• URL del producto
• Fecha de vencimiento
• Descripción
   

Para agregar nuevas preguntas:

1. Haz clic en Agregar contenido
2. Elige el tipo de pregunta:
   • Selección única
   • Opción múltiple
   • Fecha
   • Numérico
   • Texto
   • URL
   • Desplegable
   • Sección
3. Previsualiza el formulario usando Previsualizar
4. Haz clic en Guardar cuando termines
   

   Si no se establece ningún flujo de trabajo, hacer clic en Publicar creará automáticamente un flujo de trabajo predeterminado con un único nivel de aprobación para el rol de administrador.

    

Paso 4: Configurar flujo de trabajo

Factorial proporciona un constructor de flujo de trabajo visual flexible.

Crear o editar flujos de trabajo con One

Puedes usar One para crear o editar flujos de trabajo de solicitudes de compra describiendo lo que quieres configurar en lenguaje sencillo.

Para usarlo:

1. Abre un tipo de solicitud y ve a la pestaña Flujo de trabajo.
2. Dile a One lo que quieres que haga el flujo de trabajo.
3. One crea o actualiza el flujo de aprobación y lo deja como un borrador.
4. Revisa el flujo de trabajo en el lienzo.
5. Haz clic en Publicar cuando el flujo de trabajo esté listo.

Puedes usar One para crear un nuevo flujo de trabajo o editar uno existente sin arrastrar y conectar nodos manualmente.

Nada se activa hasta que revises y publiques el flujo de trabajo.

4.1 Entendiendo los flujos de trabajo

• El primer nodo es siempre un Disparador (no se puede editar ni eliminar)
• Para agregar pasos, haz clic en + debajo del nodo disparador. Tres tipos de bloques están disponibles:
  1. Condición
  2. Tarea
  3. Aprobación

4.2 Configurar Condiciones

• Monto de la solicitud
• Equipo del empleado que presenta la solicitud
• Rol del empleado que presenta la solicitud

4.3 Configurar Tareas

Las tareas representan acciones que deben completarse:

• Tarea general – acción manual, por ejemplo, “Contactar al proveedor para obtener sus datos fiscales”
• Documento de solicitud – subir un documento, por ejemplo, “Subir la cotización enviada por el proveedor”
• Proporcionar documento – proporcionar un documento para referencia o completación

Para configurar una tarea:

1. Selecciona el tipo de tarea
2. Proporciona un título y una descripción
3. Asigna a una persona
4. Especifica el documento (si corresponde)
5. Establece una fecha de vencimiento

Las tareas permiten que las acciones se completen completamente dentro de Factorial.

4.4 Configurar Aprobaciones

Los bloques de aprobación ofrecen tres opciones:

• Aprobación manual – asignar uno o más aprobadores, establecer días de finalización esperados
• Aprobación automática – aprobar automáticamente según una condición
• Rechazo automático – rechazar automáticamente según una condición

4.5 Delegador para asignados

Para evitar que los flujos de trabajo se estanquen:

• Asigna un Delegador (persona o equipo) tanto para tareas como para aprobaciones manuales
• Esto actúa como una alternativa si el asignado principal no está disponible

4.6 Historial de versiones

El historial de versiones del flujo de trabajo te permite:

• Revisar versiones anteriores
• Restaurar versiones anteriores si es necesario
   

Para eliminar una condición, tarea o aprobación, simplemente haz clic en ella y podrás editarla o eliminarla.