Überblick

Die Kaufarten bestehen aus zwei Hauptkonfigurationen :

1. Anforderungsformular – enthält die Fragen, die Mitarbeiter beantworten müssen, um ein bestimmtes Produkt oder eine bestimmte Dienstleistung anzufordern.
2. Workflow – definiert den Prozess, den die Bestellanfrage durchlaufen muss, um genehmigt zu werden.

Schritt 1: Zugriff auf Kaufarten

So verwalten Sie Kaufarten:

1. Klicken Sie in Ihrer Seitenleiste auf Ausgaben
2. Gehen Sie dann zur Einstellungsseite oben in der rechten Ecke.
3. Click-Beschaffung 
   

   

Sobald Sie sich in den Beschaffungseinstellungen befinden, wechseln Sie zur Registerkarte „Beschaffungsart“ . Hier können Sie:

• Bearbeiten oder verwalten Sie bestehende Kaufarten
• Neue Kaufarten erstellen
• Bearbeiten Sie die beiden ursprünglichen Kaufarten: Neues Produkt oder Software

Schritt 2: Erstellen Sie einen neuen Anfragetyp

1. Klicken Sie auf „Neue Kaufart“.
2. Geben Sie einen Namen und eine Beschreibung an.
3. Klicken Sie auf Speichern 
    

Schritt 3: Anfrageformular konfigurieren

Standardmäßig stellt das System 7 Fragen bereit, die nicht gelöscht , aber optional beantwortet werden können:

• Titel der Anfrage
• Kosten und Währung
• Name des Anbieters
• URL des Produkts
• Fälligkeitsdatum
• Beschreibung 
   

Um neue Fragen hinzuzufügen:

1. Klicken Sie auf „Inhalt hinzufügen“ .
2. Wählen Sie den Fragetyp aus:
   • Einzelauswahl
   • Multiple Choice
   • Datum
   • Numerisch
   • Text
   • URL
   • Runterfallen
   • Abschnitt
3. Formular in der Vorschau anzeigen
4. Klicken Sie auf Speichern, wenn Sie fertig sind.
   

   Wenn kein Workflow festgelegt ist, wird durch Klicken auf „Veröffentlichen“ automatisch ein Standard-Workflow mit einer einzigen Genehmigungsebene für die Administratorrolle erstellt.

    

Schritt 4: Workflow konfigurieren

Factorial bietet einen flexiblen visuellen Workflow-Builder.

4.1 Arbeitsabläufe verstehen

• Der erste Knoten ist immer ein Auslöser (kann nicht bearbeitet oder gelöscht werden).
• Um Schritte hinzuzufügen, klicken Sie unter dem Auslöserknoten auf das Pluszeichen (+) . Es stehen drei Blocktypen zur Verfügung:
  1. Zustand
  2. Aufgabe
  3. Genehmigung

4.2 Bedingungen konfigurieren

• Antragsbetrag
• Team des Mitarbeiters, der die Anfrage einreicht
• Rolle des Mitarbeiters, der die Anfrage einreicht

4.3 Aufgaben konfigurieren

Aufgaben stellen Aktionen dar, die erledigt werden müssen:

• Allgemeine Aufgabe – manuelle Aktion, z. B. „Kontaktieren Sie den Lieferanten, um dessen Steuerdaten zu erhalten“
• Anforderungsdokument – laden Sie ein Dokument hoch, z. B. „Laden Sie das vom Lieferanten gesendete Angebot hoch“.
• Dokument bereitstellen – Bitte stellen Sie ein Dokument als Referenz oder zur Vervollständigung bereit.

So konfigurieren Sie eine Aufgabe:

1. Wählen Sie den Aufgabentyp aus
2. Geben Sie einen Titel und eine Beschreibung an.
3. Weisen Sie einer Person eine Person zu
4. Geben Sie das Dokument gegebenenfalls an.
5. Legen Sie ein Fälligkeitsdatum fest

Aufgaben ermöglichen es, Aktionen vollständig innerhalb von Factorial abzuschließen.

4.4 Genehmigungen konfigurieren

Genehmigungsblöcke bieten drei Optionen:

• Manuelle Genehmigung – einen oder mehrere Genehmiger zuweisen, voraussichtliche Fertigstellungstage festlegen
• Automatische Genehmigung – Genehmigung erfolgt automatisch auf Basis einer Bedingung
• Automatische Ablehnung – automatische Ablehnung basierend auf einer Bedingung

4.5 Delegator für Beauftragte

Um zu verhindern, dass Arbeitsabläufe ins Stocken geraten:

• Weisen Sie sowohl Aufgaben als auch manuelle Genehmigungen einem Delegierenden (Person oder Team) zu.
• Dies dient als Ausweichlösung, falls der primäre Bearbeiter nicht verfügbar ist.

Versionsverlauf 4.6

Der Workflow-Versionsverlauf ermöglicht Ihnen Folgendes:

• Vorherige Versionen ansehen
• Stellen Sie bei Bedarf frühere Versionen wieder her. 
   

Um eine Bedingung, Aufgabe oder Genehmigung zu löschen, klicken Sie einfach darauf und Sie können sie anschließend bearbeiten oder löschen.