Este artigo é para: equipes de finanças, administradores e aprovadores.
Pergunte ao One, nosso assistente de IA, uma questão sobre gastos em palavras simples e obtenha a resposta em forma de tabela, gráfico ou um painel completo, sem precisar criar um relatório ou uma planilha. Baixe como Excel, PDF ou PowerPoint para compartilhar, ou salve o painel em Analytics se seu acesso permitir.
Faça uma pergunta sobre gastos
Visão geral
One lê as despesas que você está autorizado/a a ver (sua equipe, uma entidade legal ou toda a empresa) e informa isso em suas respostas. Ele pode totalizar, classificar e comparar por categoria, equipe, centro de custo, entidade legal, projeto ou tipo de despesa, e converte os valores para uma única moeda antes de somá-los.
Como usar
- Abra One de qualquer lugar no Factorial.
- Faça sua pergunta, por exemplo "Top 10 gastadores este ano" ou "Gastos por centro de custo, últimos 6 meses". One responde com uma tabela ou um gráfico.
- Aperfeiçoe-a com um acompanhamento, por exemplo "apenas viagens" ou "mostre em libras".
Crie um painel
Visão geral
Um painel coloca várias métricas, gráficos e tabelas em uma única tela, com um seletor de data para alterar o período. Painéis funcionam apenas na web.
Como usar
- Peça ao One, por exemplo "Crie um painel de despesas por categoria e equipe neste trimestre."
- One cria o painel. Altere o período com o seletor de data.
- Para mantê-lo e compartilhá-lo, salve-o em Analytics (onde os painéis compartilhados da sua empresa ficam) com Salvar em Analytics ou Salvar para compartilhar, se você ver esses botões.
Baixe um arquivo
Como usar
- Peça ao One pelo arquivo, por exemplo "Exporte as despesas do meu time do Q3 para Excel" ou "Faça um relatório PDF dos gastos de viagem este ano."
- One cria o arquivo (Excel, PDF, PowerPoint ou Word) para você baixar.
- Em uma tabela que One mostra, você também pode usar Exportação de dados para obter os dados por trás disso.
Dicas e Melhores Práticas
- Nomeie o período e a agrupamento em sua pergunta ("último trimestre, por equipe"), para que a primeira resposta seja a que você precisa.
- Peça uma única moeda quando as despesas vierem em várias, para que os valores sejam comparáveis.
- Use a página de Relatórios para a rotina semanal e One para perguntas pontuais. Veja Como vejo o que minha empresa gasta?.
- Relacionado: Como exporto despesas? · O que One pode fazer em Despesas? · Despesas em outra moeda
Solução de Problemas e FAQ
Solução de Problemas
One diz que não encontrou despesas, ou os totais parecem baixos.
One só lê as despesas que você está autorizado/a a ver, então uma resposta vazia não significa que não há nenhuma. Verifique o período e os filtros em sua pergunta, ou pergunte a um administrador sobre seu acesso.
Pedi um painel e recebi texto.
Painéis funcionam apenas na web. No aplicativo móvel e em outros assistentes conectados ao One, a resposta é texto. Se você estiver na web e ainda receber texto, pode não ter permissão para usar painéis: pergunte ao seu administrador.
One diz que o painel não pode ser compartilhado.
Painéis construídos a partir de dados que não estão disponíveis em Analytics não podem ser compartilhados. One informa quando esse é o caso.
FAQ
1. O que posso perguntar ao One sobre gastos?
Totais, classificações, tendências e desagregações por categoria, equipe, centro de custo, entidade legal, projeto ou tipo de despesa. Por exemplo: "Quais despesas foram pagas em outubro?", "Quais categorias têm mais alertas?", "Quais orçamentos estão estourados?".
2. O que significa "minha equipe" para One?
One conta apenas as despesas que você pode ver, e informa isso nos números. Para ter certeza de quem está incluído, nomeie as pessoas ou a equipe em sua pergunta, por exemplo "meus subordinados diretos" ou "a equipe de Vendas".
3. Como One lida com despesas em diferentes moedas?
One converte os valores para uma única moeda antes de somá-los, usando a taxa de câmbio da data da despesa. Para ter certeza, nomeie a moeda em sua pergunta, por exemplo "mostre em libras".
4. One pode verificar orçamentos?
Sim. Pergunte como estão seus orçamentos de despesas, por exemplo "Quais orçamentos estão estourados?" ou "Quanto resta no orçamento de Marketing?".
5. Analisar despesas com One está incluído no meu plano?
Isso depende do seu plano, e perguntas, painéis e arquivos podem contar para o que ele inclui. Seu/a gerente de conta pode confirmar.
6. Posso usar painéis no aplicativo móvel?
Não. No aplicativo móvel One responde em texto. Abra One na web para criar ou ver um painel.
7. Um arquivo do One é o mesmo que a exportação de despesas?
Não. One cria o arquivo a partir da sua pergunta. Para a lista completa de despesas com todas as colunas, use a exportação em Gastos > Despesas de Funcionários. Veja Como exporto despesas?.