Dieser Artikel richtet sich an: Finanzteams, Admins und genehmigende Personen.
Stellen Sie One, unserem KI-Assistenten, in einfachen Worten eine Frage zu den Ausgaben und erhalten Sie die Antwort als Tabelle, Diagramm oder vollständiges Dashboard, ohne einen Bericht oder eine Tabelle zu bauen. Laden Sie sie als Excel, PDF oder PowerPoint herunter, um sie zu teilen, oder speichern Sie das Dashboard in Analysen, wenn Ihr Zugriff es erlaubt.
Eine Frage zu den Ausgaben stellen
Überblick
One liest die Ausgaben, die Sie sehen dürfen (Ihr Team, eine juristische Einheit oder das gesamte Unternehmen), und weist in seinen Antworten darauf hin. Es kann summieren, ranken und vergleichen nach Kategorie, Team, Kostenstelle, juristischer Einheit, Projekt oder Ausgabentyp und rechnet Beträge in eine Währung um, bevor es sie addiert.
So gehen Sie vor
- Öffnen Sie One von überall in Factorial.
- Stellen Sie Ihre Frage, zum Beispiel „Top 10 der Ausgaben-Spitzenreiter in diesem Jahr“ oder „Ausgaben nach Kostenstelle, letzte 6 Monate“. One antwortet mit einer Tabelle oder einem Diagramm.
- Verfeinern Sie die Antwort mit einer Folgefrage, zum Beispiel „nur Reisen“ oder „zeige es in Pfund“.
Ein Dashboard erstellen
Überblick
Ein Dashboard vereint mehrere Kennzahlen, Diagramme und Tabellen auf einer Fläche, mit einer Datumsauswahl zum Ändern des Zeitraums. Dashboards funktionieren nur im Web.
So gehen Sie vor
- Fragen Sie One, zum Beispiel „Erstelle ein Dashboard der Ausgaben nach Kategorie und Team in diesem Quartal.“
- One erstellt das Dashboard. Ändern Sie den Zeitraum mit der Datumsauswahl.
- Um es zu behalten und zu teilen, speichern Sie es in Analysen (wo die gemeinsamen Dashboards Ihres Unternehmens liegen) mit In Analysen speichern oder Zum Teilen speichern, wenn Sie diese Schaltflächen sehen.
Eine Datei herunterladen
So gehen Sie vor
- Bitten Sie One um die Datei, zum Beispiel „Exportiere die Ausgaben meines Teams aus dem 3. Quartal nach Excel“ oder „Erstelle einen PDF-Bericht über die Reiseausgaben dieses Jahres.“
- One erstellt die Datei (Excel, PDF, PowerPoint oder Word) zum Herunterladen.
- Bei einer Tabelle, die One Ihnen zeigt, können Sie außerdem Datenexport nutzen, um die zugrunde liegenden Daten zu erhalten.
Tipps und bewährte Vorgehensweisen
- Nennen Sie Zeitraum und Gruppierung in Ihrer Frage („letztes Quartal, nach Team“), damit schon die erste Antwort die gewünschte ist.
- Bitten Sie um eine Währung, wenn Ausgaben in mehreren Währungen anfallen, damit die Zahlen vergleichbar sind.
- Nutzen Sie die Berichtsseite für die wöchentliche Routine und One für einmalige Fragen. Siehe Wie sehe ich, was mein Unternehmen ausgibt?.
- Verwandt: Wie exportiere ich Ausgaben? · Was kann One in Ausgaben? · Ausgaben in einer anderen Währung
Fehlerbehebung und FAQ
Fehlerbehebung
One sagt, es habe keine Ausgaben gefunden, oder die Summen wirken niedrig.
One liest nur die Ausgaben, die Sie sehen dürfen, eine leere Antwort heißt also nicht, dass es keine gibt. Prüfen Sie Zeitraum und Filter in Ihrer Frage oder fragen Sie einen Admin nach Ihrem Zugriff.
Ich habe ein Dashboard angefragt und Text erhalten.
Dashboards funktionieren nur im Web. In der mobilen App und in anderen mit One verbundenen Assistenten ist die Antwort Text. Wenn Sie im Web sind und trotzdem Text erhalten, fehlt Ihnen möglicherweise die Berechtigung für Dashboards: Fragen Sie Ihren Admin.
One sagt, das Dashboard kann nicht geteilt werden.
Dashboards, die aus Daten erstellt wurden, die in Analysen nicht verfügbar sind, können nicht geteilt werden. One teilt Ihnen mit, wenn das der Fall ist.
FAQ
1. Was kann ich One zu Ausgaben fragen?
Summen, Rankings, Verläufe und Aufschlüsselungen nach Kategorie, Team, Kostenstelle, juristischer Einheit, Projekt oder Ausgabentyp. Zum Beispiel: „Welche Ausgaben wurden im Oktober bezahlt?“, „Welche Kategorien haben die meisten Hinweise?“, „Welche Budgets sind überschritten?“.
2. Was bedeutet „mein Team“ für One?
One zählt nur die Ausgaben, die Sie sehen können, und weist in den Zahlen darauf hin. Um sicher zu sein, wer enthalten ist, nennen Sie die Personen oder das Team in Ihrer Frage, zum Beispiel „meine direkten Berichte“ oder „das Vertriebsteam“.
3. Wie geht One mit Ausgaben in verschiedenen Währungen um?
One rechnet Beträge in eine Währung um, bevor es sie addiert, und nutzt dafür den Wechselkurs des Ausgabendatums. Um sicher zu sein, nennen Sie die Währung in Ihrer Frage, zum Beispiel „zeige es in Pfund“.
4. Kann One Budgets prüfen?
Ja. Fragen Sie, wie Ihre Ausgabenbudgets stehen, zum Beispiel „Welche Budgets sind überschritten?“ oder „Wie viel ist im Marketing-Budget noch übrig?“.
5. Ist die Analyse von Ausgaben mit One in meinem Tarif enthalten?
Das hängt von Ihrem Tarif ab, und Fragen, Dashboards und Dateien können auf den enthaltenen Umfang angerechnet werden. Ihr Account Manager kann das bestätigen.
6. Kann ich Dashboards in der mobilen App nutzen?
Nein. In der mobilen App antwortet One mit Text. Öffnen Sie One im Web, um ein Dashboard zu erstellen oder anzusehen.
7. Ist eine Datei von One dasselbe wie der Ausgabenexport?
Nein. One erstellt die Datei aus Ihrer Frage. Für die vollständige Liste der Ausgaben mit allen Spalten nutzen Sie den Export in Ausgaben > Ausgaben der Mitarbeitenden. Siehe Wie exportiere ich Ausgaben?.