Questo articolo è per: team finance, admin e approvatori.
Fai a One, il nostro assistente IA, una domanda sulla spesa con parole semplici e ottieni la risposta come tabella, grafico o dashboard completa, senza costruire un report o un foglio di calcolo. Scaricala in Excel, PDF o PowerPoint per condividerla, oppure salva la dashboard in Analisi se il tuo accesso lo consente.
Fai una domanda sulla spesa
Panoramica
One legge le spese che hai il permesso di vedere (il tuo team, una persona giuridica o tutta l'azienda) e lo dichiara nelle sue risposte. Può calcolare totali, creare classifiche e confronti per categoria, team, centro di costo, persona giuridica, progetto o tipo di spesa, e converte gli importi in un'unica valuta prima di sommarli.
Come si usa
- Apri One da qualsiasi punto di Factorial.
- Scrivi la tua domanda, ad esempio "Top 10 di chi spende di più quest'anno" oppure "Spesa per centro di costo, ultimi 6 mesi". One risponde con una tabella o un grafico.
- Affina la richiesta con una domanda successiva, ad esempio "solo trasferte" o "mostralo in sterline".
Crea una dashboard
Panoramica
Una dashboard riunisce più metriche, grafici e tabelle su un'unica tela, con un selettore di date per cambiare il periodo. Le dashboard funzionano solo sul web.
Come si usa
- Chiedi a One, ad esempio "Crea una dashboard delle spese per categoria e team in questo trimestre."
- One crea la dashboard. Cambia il periodo con il selettore di date.
- Per conservarla e condividerla, salvala in Analisi (dove si trovano le dashboard condivise della tua azienda) con Salva in Analisi o Salva per condividere, se vedi questi pulsanti.
Scarica un file
Come si usa
- Chiedi a One il file, ad esempio "Esporta in Excel le spese del mio team del terzo trimestre" oppure "Crea un report PDF sulle spese di trasferta di quest'anno."
- One crea il file (Excel, PDF, PowerPoint o Word) da scaricare.
- Su una tabella che One ti mostra, puoi anche usare Esportazione dati per ottenere i dati che ci stanno dietro.
Suggerimenti e buone pratiche
- Indica il periodo e il raggruppamento nella tua domanda ("ultimo trimestre, per team"), così la prima risposta è quella che ti serve.
- Chiedi una sola valuta quando le spese arrivano in più valute, così i dati sono confrontabili.
- Usa la pagina Report per la routine settimanale e One per le domande una tantum. Vedi Come vedo quanto spende la mia azienda?.
- Correlati: Come esporto le spese? · Cosa può fare One in Spese? · Spese in un'altra valuta
Risoluzione dei problemi e FAQ
Risoluzione dei problemi
One dice di non aver trovato spese, oppure i totali sembrano bassi.
One legge solo le spese che hai il permesso di vedere, quindi una risposta vuota non significa che non ce ne siano. Controlla il periodo e i filtri nella tua domanda, oppure chiedi a un admin del tuo accesso.
Ho chiesto una dashboard e ho ricevuto del testo.
Le dashboard funzionano solo sul web. Nell'app mobile e negli altri assistenti collegati a One, la risposta è testuale. Se sei sul web e ricevi comunque del testo, potresti non avere il permesso di usare le dashboard: chiedi al tuo admin.
One dice che la dashboard non può essere condivisa.
Le dashboard costruite con dati non disponibili in Analisi non possono essere condivise. One ti avvisa quando è questo il caso.
FAQ
1. Cosa posso chiedere a One sulla spesa?
Totali, classifiche, andamenti e ripartizioni per categoria, team, centro di costo, persona giuridica, progetto o tipo di spesa. Ad esempio: "Quali spese sono state pagate a ottobre?", "Quali categorie hanno più avvisi?", "Quali budget sono stati superati?".
2. Cosa significa "il mio team" per One?
One conta solo le spese che puoi vedere e lo dichiara nei dati. Per essere sicuro di chi è incluso, indica le persone o il team nella tua domanda, ad esempio "i miei collaboratori diretti" oppure "il team Vendite".
3. Come gestisce One le spese in valute diverse?
One converte gli importi in un'unica valuta prima di sommarli, usando il tasso di cambio della data della spesa. Per essere sicuro, indica la valuta nella tua domanda, ad esempio "mostralo in sterline".
4. One può controllare i budget?
Sì. Chiedi a che punto sono i tuoi budget di spesa, ad esempio "Quali budget sono stati superati?" oppure "Quanto resta nel budget Marketing?".
5. Analizzare le spese con One è incluso nel mio piano?
Dipende dal tuo piano, e domande, dashboard e file potrebbero contare ai fini di ciò che include. Il tuo account manager può confermartelo.
6. Posso usare le dashboard nell'app mobile?
No. Nell'app mobile One risponde con testo. Apri One sul web per creare o vedere una dashboard.
7. Un file creato da One è uguale all'esportazione delle spese?
No. One crea il file a partire dalla tua domanda. Per l'elenco completo delle spese con tutte le colonne, usa l'esportazione in Spese > Spese dei dipendenti. Vedi Come esporto le spese?.