Este artículo es para: equipos de finanzas, administradores y aprobadores.
Pregunta a One, nuestro asistente de IA, sobre el gasto con palabras sencillas y obtén la respuesta como una tabla, un gráfico o un panel completo, sin montar un informe ni una hoja de cálculo. Descárgalo como Excel, PDF o PowerPoint para compartirlo, o guarda el panel en Analíticas si tu acceso lo permite.
Haz una pregunta sobre el gasto
Resumen
One lee los gastos que tienes permitido ver (tu equipo, una entidad legal o toda la empresa) y lo indica en sus respuestas. Puede sumar, ordenar y comparar por categoría, equipo, centro de coste, entidad legal, proyecto o tipo de gasto, y convierte los importes a una sola moneda antes de sumarlos.
Cómo usarlo
- Abre One desde cualquier parte de Factorial.
- Haz tu pregunta, por ejemplo "Los 10 mayores gastadores este año" o "Gasto por centro de coste, últimos 6 meses". One responde con una tabla o un gráfico.
- Afina con una pregunta de seguimiento, por ejemplo "solo viajes" o "muéstralo en libras".
Crea un panel
Resumen
Un panel reúne varias métricas, gráficos y tablas en un mismo lienzo, con un selector de fechas para cambiar el periodo. Los paneles funcionan solo en la web.
Cómo usarlo
- Pregunta a One, por ejemplo "Crea un panel de gastos por categoría y equipo de este trimestre."
- One crea el panel. Cambia el periodo con el selector de fechas.
- Para conservarlo y compartirlo, guárdalo en Analíticas (donde viven los paneles compartidos de tu empresa) con Guardar en Analíticas o Guardar para compartir, si ves estos botones.
Descarga un archivo
Cómo usarlo
- Pide el archivo a One, por ejemplo "Exporta a Excel los gastos del T3 de mi equipo" o "Haz un informe en PDF del gasto en viajes de este año."
- One crea el archivo (Excel, PDF, PowerPoint o Word) para que lo descargues.
- En una tabla que te muestra One, también puedes usar Exportar datos para obtener los datos que hay detrás.
Consejos y buenas prácticas
- Indica el periodo y la agrupación en tu pregunta ("último trimestre, por equipo"), para que la primera respuesta sea la que necesitas.
- Pide una sola moneda cuando los gastos vengan en varias, para que las cifras sean comparables.
- Usa la página de Informe para la rutina semanal y One para preguntas puntuales. Consulta ¿Cómo veo en qué gasta mi empresa?.
- Relacionado: ¿Cómo exporto los gastos? · ¿Qué puede hacer One en Gastos? · Gastos en otra moneda
Solución de problemas y preguntas frecuentes
Solución de problemas
One dice que no encontró gastos, o los totales parecen bajos.
One solo lee los gastos que tienes permitido ver, así que una respuesta vacía no significa que no haya. Revisa el periodo y los filtros de tu pregunta, o consulta a un administrador sobre tu acceso.
Pedí un panel y obtuve texto.
Los paneles funcionan solo en la web. En la app móvil y en otros asistentes conectados a One, la respuesta es texto. Si estás en la web y sigues obteniendo texto, puede que no tengas permiso para usar paneles: pregunta a tu administrador.
One dice que el panel no se puede compartir.
Los paneles creados con datos que no están disponibles en Analíticas no se pueden compartir. One te avisa cuando es el caso.
Preguntas frecuentes
1. ¿Qué puedo preguntar a One sobre el gasto?
Totales, rankings, tendencias y desgloses por categoría, equipo, centro de coste, entidad legal, proyecto o tipo de gasto. Por ejemplo: "¿Qué gastos se pagaron en octubre?", "¿Qué categorías tienen más alertas?", "¿Qué presupuestos están excedidos?".
2. ¿Qué significa "mi equipo" para One?
One cuenta solo los gastos que puedes ver, y lo indica en las cifras. Para asegurarte de quién se incluye, nombra a las personas o al equipo en tu pregunta, por ejemplo "mis subordinados directos" o "el equipo de Ventas".
3. ¿Cómo trata One los gastos en distintas monedas?
One convierte los importes a una sola moneda antes de sumarlos, con el tipo de cambio de la fecha del gasto. Para asegurarte, nombra la moneda en tu pregunta, por ejemplo "muéstralo en libras".
4. ¿Puede One comprobar presupuestos?
Sí. Pregunta cómo van tus presupuestos de gastos, por ejemplo "¿Qué presupuestos están excedidos?" o "¿Cuánto queda en el presupuesto de Marketing?".
5. ¿Analizar gastos con One está incluido en mi plan?
Depende de tu plan, y las preguntas, paneles y archivos pueden contar para lo que incluye. Tu account manager puede confirmarlo.
6. ¿Puedo usar paneles en la app móvil?
No. En la app móvil One responde en texto. Abre One en la web para crear o ver un panel.
7. ¿Un archivo de One es lo mismo que la exportación de gastos?
No. One crea el archivo a partir de tu pregunta. Para la lista completa de gastos con todas las columnas, usa la exportación en Gastos > Gastos de empleados. Consulta ¿Cómo exporto los gastos?.