Cet article s'adresse aux : équipes finance, admins et approbateurs.
Sachez où va l'argent de votre entreprise sans construire de tableur. L'onglet Rapport vous donne les totaux par statut, catégorie, collaborateur, équipe et centre de coût, la liste des dépenses vous donne les dépenses qui s'y rattachent, et One, notre assistant IA, répond à tout le reste.
Ce dont vous avez besoin : la permission de voir les dépenses. Vous voyez les dépenses couvertes par cette permission (votre équipe, une entité juridique ou toute l'entreprise).
La page Rapport
Comment l'utiliser
- Allez dans Dépenses > Dépenses des collaborateurs, puis ouvrez l'onglet Rapport.
- Choisissez la période avec le sélecteur de dates en haut à droite.
- Vérifiez d'abord le filtre Devise : le rapport affiche une devise à la fois, et ce n'est peut-être pas la vôtre au départ. Si certaines dépenses sont dans une autre devise, un avis indique qu'elles ont été filtrées : changez le filtre Devise pour les voir.
- Affinez avec les autres filtres : Entité juridique, Type de dépense, Collaborateur et Projet.
- Pour voir les dépenses derrière un widget, cliquez sur son titre. La liste des dépenses s'ouvre avec les mêmes filtres.
Les widgets affichent les totaux en attente et approuvés, l'entonnoir des statuts, les dépenses par catégorie, collaborateur, équipe et centre de coût, et la tendance mensuelle (voir FAQ 9).
La liste des dépenses
Comment l'utiliser
- Allez dans Dépenses > Dépenses des collaborateurs > Dépenses.
- Filtrez par date (Date du document, Date de création, Date du rapport, Date d'approbation), statut, catégorie, propriétaire et plus encore.
- Affichez ou masquez des colonnes, et exportez le résultat. Voir Comment exporter les dépenses ?.
Demander à One
Comment l'utiliser
- Ouvrez One depuis n'importe où dans Factorial.
- Posez votre question avec des mots simples, par exemple "Montre l'évolution des dépenses des 6 derniers mois par centre de coût." One répond avec un tableau ou un graphique.
- Précisez avec une question de suivi, par exemple "uniquement l'entité juridique de Madrid".
Conseils et bonnes pratiques
- Consultez l'entonnoir chaque semaine. L'argent bloqué en Approuvée attend d'être remboursé.
- Utilisez la tendance avant les réunions budgétaires. Choisissez au moins un trimestre pour que le graphique ait assez de mois.
- Demandez à One pour les questions ponctuelles, et gardez la page Rapport pour la routine hebdomadaire.
Articles associés : Comment exporter les dépenses ? · Comment clôturer le mois dans Dépenses ? Une checklist pour la finance · Dépenses dans une autre devise
Dépannage et FAQ
Dépannage
"La tendance nécessite une période plus longue".
Choisissez une période d'au moins un trimestre, ou cliquez sur Voir ce trimestre.
La page Rapport affiche 0,00, ou les totaux semblent plus bas que prévu.
- Certaines dépenses sont dans une autre devise : la page Rapport affiche une devise à la fois, changez donc le filtre Devise.
- Vous ne voyez que les dépenses couvertes par votre permission.
One indique n'avoir trouvé aucune dépense.
One ne lit que les dépenses que vous pouvez voir. Vérifiez la période et les filtres de votre question, ou interrogez un admin sur votre accès.
FAQ
1. Peut-on filtrer les dépenses par date de paiement ?
Pas dans la liste ni sur la page Rapport. Demandez à One, par exemple "quelles dépenses ont été payées en octobre ?", ou ajoutez la colonne Date de paiement à un export avancé et filtrez dessus dans votre tableur.
2. Puis-je exporter la page Rapport ?
Non. Exportez plutôt la liste des dépenses, ou demandez à One le tableau dont vous avez besoin.
3. Les rapports se mettent-ils à jour en temps réel ?
La page Rapport lit vos dépenses à chaque ouverture ou changement de filtre. Rechargez-la pour voir les derniers chiffres.
4. Pourquoi la même dépense est-elle comptée dans deux équipes ?
Pour les personnes qui font partie de plusieurs équipes, leurs dépenses comptent dans le total de chaque équipe. Les centres de coût sont différents : la dépense y est répartie selon le pourcentage de la personne dans chaque centre de coût.
5. Une "note de frais" est-elle la même chose que la page Rapport ?
Non. Un groupe de dépenses (parfois appelé rapport) est un ensemble de dépenses qu'un collaborateur soumet ensemble, par exemple un déplacement. La page Rapport affiche les totaux de toutes les dépenses.
6. À quelles questions la page Rapport répond-elle ?
Combien est en attente d'approbation, combien a été approuvé et reste à payer, et où va l'argent. Chaque total est comparé à la période précédente.
7. Quand utiliser la liste des dépenses, et de quels filtres dispose-t-elle ?
Utilisez la liste quand vous avez besoin des dépenses elles-mêmes, pas des totaux : chaque dépense avec son statut, son montant, sa catégorie et ses alertes. Filtres : Date du document, Date de création, Date du rapport, Date d'approbation, statut, catégorie, sous-catégorie, devise, propriétaire, entité juridique, projet, alertes et plus encore. Vous pouvez filtrer, afficher ou masquer des colonnes et exporter le résultat.
8. Que puis-je demander à One sur les dépenses ?
One lit les dépenses que vous avez le droit de voir et répond en quelques secondes avec un tableau ou un graphique. C'est le moyen le plus rapide de répondre à ce que la page Rapport ne couvre pas, comme une comparaison, un classement ou une période de votre choix. Par exemple : "Montre l'évolution des dépenses des 6 derniers mois par centre de coût.", "Quels 10 collaborateurs ont le plus dépensé en déplacements cette année ?", "Combien avons-nous dépensé en repas au T3, par équipe ?", "Quelles dépenses ont été payées entre le 1er et le 15 octobre ?", "Combien de dépenses attendent mon approbation ?"
9. Que montre chaque widget de la page Rapport ?
| Widget | Ce qu'il vous indique |
|---|---|
| Dépenses en attente | Combien est en attente d'approbation, remboursable ou non, par rapport à la période précédente |
| Dépenses approuvées | Combien est approuvé, remboursable ou non, par rapport à la période précédente |
| Entonnoir des statuts des dépenses | Combien de dépenses et quel montant sont En attente, Approuvées, En paie, Envoyées au paiement et Payées |
| Dépenses par catégorie | Où va l'argent : déplacements, repas, hôtels… |
| Dépenses par collaborateur | Qui dépense le plus |
| Dépenses par équipe | Dépenses par équipe |
| Dépenses par centre de coût | Dépenses par centre de coût. Pour les personnes dans plusieurs centres de coût, elles sont réparties selon leur pourcentage dans chacun |
| Tendance des dépenses totales | Dépenses mois par mois (choisissez au moins un trimestre) |
10. Comment voir les totaux par collaborateur, catégorie ou centre de coût ?
Dans l'onglet Rapport, ouvrez Dépenses par collaborateur, Dépenses par catégorie ou Dépenses par centre de coût. Chacun affiche le total pour la période et les filtres que vous avez choisis. Cliquez sur le titre d'un widget pour voir les dépenses qui s'y rattachent, ou demandez à One, par exemple "Total des dépenses par collaborateur ce trimestre."
11. Puis-je recevoir automatiquement un rapport de dépenses chaque semaine ou chaque mois ?
Non. Les rapports et les exports se lancent manuellement. Ouvrez l'onglet Rapport, ou demandez à One, chaque fois que vous avez besoin des derniers chiffres.