Richtlinien in Factorial helfen Unternehmen, wichtige interne Dokumentationen zu zentralisieren und sicherzustellen, dass Mitarbeitende nicht nur Zugang dazu haben, sondern diese auch lesen und bei Bedarf zur Kenntnis nehmen.
Mit den neuesten Verbesserungen unterstützen Richtlinien nun den gesamten Lebenszyklus der Richtlinie: von der Veröffentlichung eines Dokuments über die Ansprache der richtigen Zielgruppe, die Anforderung von Bestätigungen bis hin zur Nachverfolgung der Einhaltung über die Zeit.

Was sind Richtlinien in Factorial?

Richtlinien ermöglichen es Unternehmen, interne Dokumentationen wie Folgendes zu erstellen, hochzuladen, zu organisieren und zu verteilen:

• Mitarbeiterhandbücher
• Verhaltenskodex
• IT- und Sicherheitsrichtlinien
• Gesundheits- und Sicherheitsrichtlinien
• Reise- und Spesenrichtlinien
• Vereinbarungen zur Telearbeit
• Datenschutz- und Compliance-Dokumente

Richtlinien können auf spezifische Gruppen von Mitarbeitenden ausgerichtet werden, und wenn nötig, können Mitarbeitende gebeten werden, zu bestätigen, dass sie den Inhalt gelesen und verstanden haben.
Dies hilft HR- und Betriebsteams, die Kommunikation, Compliance und Sichtbarkeit im gesamten Unternehmen zu verbessern.

Was können Sie mit Richtlinien tun?

Mit Richtlinien können Sie:

• Unternehmensrichtlinien hochladen und veröffentlichen
• Steuern, wer auf jede Richtlinie zugreifen kann
• Richtlinien gezielt ausrichten nach:
  • Rechtlicher Einheit
  • Arbeitsplatz
  • Team
• Die Bestätigung von Mitarbeitenden anfordern
• Bestätigungsraten nachverfolgen
• Die Annahme und Sichtbarkeit von Richtlinien überwachen
• Erkennen, welche Mitarbeitenden noch wichtige Dokumentationen überprüfen müssen

Wann sollten Richtlinien verwendet werden?

Richtlinien sind besonders nützlich, wenn Informationen:

• Deutlich kommuniziert werden müssen
• Leicht zugänglich sein müssen
• Von Mitarbeitenden zur Kenntnis genommen werden müssen
• Für Compliance-Zwecke überprüfbar sein müssen

Wie Sichtbarkeit funktioniert

Beim Veröffentlichen einer Richtlinie können Sie genau festlegen, welche Mitarbeitenden darauf zugreifen sollen.
Die Sichtbarkeit kann mithilfe eines oder mehrerer der folgenden Filter konfiguriert werden:

• Rechtliche Einheit
• Arbeitsplatz
• Team

Dies stellt sicher, dass Mitarbeitende nur die Richtlinien sehen, die für sie relevant sind.

Wie die Bestätigung funktioniert

Die Bestätigung ermöglicht es Unternehmen, Mitarbeitende zu bitten, zu bestätigen, dass sie eine Richtlinie gelesen und verstanden haben.
Wenn die Bestätigung aktiviert ist:

• Mitarbeitende, die in den Sichtbarkeitseinstellungen enthalten sind, erhalten eine Aufgabe.
• Sie können die Richtlinie öffnen und überprüfen.
• Sie bestätigen ihr Verständnis durch eine einfache Bestätigungsaktion.
• HR und Administratoren können den Fortschritt der Bestätigung direkt aus der Übersicht der Richtlinien nachverfolgen.
• Dies ist besonders wichtig für obligatorische oder compliancebezogene Dokumentationen.

Wie man eine Richtlinie erstellt und veröffentlicht

1. Öffnen Sie Richtlinien aus der Seitenleiste:
   Dokumente → Richtlinien
2. Erstellen oder laden Sie eine Richtlinie hoch
   Sie können:
   • Ein bestehendes Dokument hochladen
   • Eine neue Richtlinie direkt in Factorial erstellen
   • Unterstützte Formate hängen von der Konfiguration Ihres Unternehmens ab.
3. Sichtbarkeit konfigurieren
   • Wählen Sie beim Veröffentlichen die Mitarbeitenden aus, die Zugang haben sollen, indem Sie auswählen:
     • Rechtliche Einheit
     • Arbeitsplatz
     • Team
     • Sie können mehrere Filter kombinieren, um präzisere Sichtbarkeitsregeln zu erstellen.
4. Bestätigung aktivieren (optional)
   Aktivieren Sie die Anforderung zur Bestätigung, wenn Mitarbeitende bestätigen müssen, dass sie die Richtlinie gelesen und verstanden haben.
5. Veröffentlichen Sie die Richtlinie
   Nach der Veröffentlichung:
   • Mitarbeitende, die in den Sichtbarkeitseinstellungen enthalten sind, erhalten Zugang
   • Mitarbeitende, die eine Bestätigung benötigen, erhalten eine ausstehende Aufgabe
   • HR und Administratoren können den Fortschritt aus der Übersicht der Richtlinien nachverfolgen

Bestätigungen nachverfolgen

Aus der Übersicht der Richtlinien können Administratoren und HR-Teams überwachen:

• Gesamtzahl der betroffenen Mitarbeitenden
• Anzahl der abgeschlossenen Bestätigungen
• Ausstehende Bestätigungen
• Gesamtbestätigungsquote
• Dies hilft Teams, Folgendes zu identifizieren:
• Richtlinien mit geringer Annahme
• Mitarbeitende, die noch Erinnerungen benötigen
• Dokumentationslücken in Abteilungen oder Standorten

Best Practices

• Richtlinien sorgfältig ausrichten
  Vermeiden Sie es, jede Richtlinie mit jedem Mitarbeitenden zu teilen. Eine eingeschränkte Sichtbarkeit erhöht die Relevanz und verringert die Informationsüberlastung.
• Verwenden Sie einfache und klare Sprache
  Richtlinien, die in klarer, verständlicher Sprache verfasst sind, erreichen in der Regel höhere Bestätigungsraten und ein besseres Verständnis bei Mitarbeitenden.
• Fordern Sie nach größeren Änderungen erneut eine Bestätigung an
  Wenn sich eine Richtlinie erheblich ändert, fordern Sie erneut eine Bestätigung an, um sicherzustellen, dass Mitarbeitende über die neuen Informationen informiert sind.
• Überprüfen Sie regelmäßig die Bestätigungsdaten
  Die Überwachung der Bestätigungsraten kann helfen, Folgendes zu identifizieren:
  • Teams, die wichtige Informationen vermissen
  • Kommunikationslücken
  • Richtlinien, die möglicherweise einer Klärung oder Vereinfachung bedürfen

 Fehlerbehebung

Wenn Mitarbeitende eine Richtlinie nicht sehen können
Überprüfen Sie, ob:

• Die Richtlinie veröffentlicht ist
• Die Sichtbarkeitseinstellungen die richtigen enthalten:
• Rechtliche Einheit
• Arbeitsplatz
• Team
  

  Wenn keine Zielgruppe konfiguriert ist, haben Mitarbeitende keinen Zugang.

   

Die Bestätigungsraten sind niedrig
Überprüfen Sie, ob:

• Die richtigen Mitarbeitenden angesprochen wurden
• Die Bestätigung während der Veröffentlichung aktiviert wurde
• Der Inhalt der Richtlinie leicht verständlich ist
• Sie könnten auch in Betracht ziehen, Mitarbeitende manuell erneut zu informieren oder zu erinnern.

Ich kann die Bestätigungsdaten nicht sehen

Möglicherweise haben Sie nicht die erforderlichen Berechtigungen, um auf die Analysen oder Bestätigungsinformationen der Richtlinien zuzugreifen.
Kontaktieren Sie Ihren Unternehmensadministrator, um Ihre Berechtigungen zu überprüfen.

Häufig gestellte Fragen

1. Wer kann Richtlinien erstellen und veröffentlichen?
   Administratoren und Benutzer mit den entsprechenden Berechtigungen können Richtlinien erstellen, bearbeiten und veröffentlichen.
    
2. Was bedeutet Bestätigung für Mitarbeitende?
   Mitarbeitende bestätigen, dass sie die Richtlinie durch eine einfache Bestätigungsaktion gelesen und verstanden haben.
    
3. Werden Benachrichtigungen automatisch gesendet?
   Derzeit erhalten Mitarbeitende eine Aufgabe, in der sie um eine Bestätigung gebeten werden.
   Zusätzliche Benachrichtigungs- und Erinnerungsfunktionen sind für zukünftige Versionen geplant.
    
4. Kann ich nachverfolgen, wer eine Richtlinie bestätigt hat?
   Ja. HR-Teams und Administratoren können den Fortschritt der Bestätigung nachverfolgen und die Gesamtdurchführungsraten direkt aus der Übersicht der Richtlinien einsehen.
    
5. Können Mitarbeitende auf alte Richtlinien zugreifen?
   Mitarbeitende können auf jede Richtlinie zugreifen, die:
   • Veröffentlicht ist
   • Für sie gemäß den konfigurierten Sichtbarkeitseinstellungen sichtbar ist
      
6. Was passiert, wenn eine Richtlinie aktualisiert wird?
   Administratoren können die aktualisierte Version erneut veröffentlichen und optional erneut eine Bestätigung anfordern, um sicherzustellen, dass Mitarbeitende die neuesten Änderungen überprüfen.

Richtlinien-Dashboard und Insights

Richtlinien umfassen auch ein spezielles Dashboard, das HR- und Administratorenteams hilft zu verstehen, wie Mitarbeitende mit Unternehmensrichtlinien interagieren und Wissenslücken in der Organisation zu identifizieren.
Je nach Berechtigungen können Administratoren und HR-Teams auf Analysen und Einblicke zu folgenden Themen zugreifen:

• Fragen, die Mitarbeitende zu Richtlinien stellen
• Am häufigsten gesuchte Themen
• Bereiche, die Verwirrung oder wiederholte Fragen erzeugen
• Trends in den Anliegen oder der Neugier der Mitarbeitenden
• Richtlinien mit geringer Verständlichkeit oder Beteiligung

Dieses Dashboard hilft Unternehmen, von statischen Dokumentationen zu einem dynamischeren und datengestützten Wissensmanagementsystem überzugehen.
Zum Beispiel können Teams erkennen:

• Mitarbeitende, die wiederholt nach Urlaubsregelungen fragen
• Verwirrung um Prozesse zur Spesenabrechnung
• Gestiegene Fragen zu Telearbeit oder Überstunden
• Fehlende Dokumentationen für wiederkehrende betriebliche Fragen

Diese Erkenntnisse können genutzt werden, um:

• Bestehende Richtlinien zu verbessern
• Proaktiv neue Richtlinien zu erstellen
• Unklare Abschnitte zu klären
• Kommunikationslücken zwischen Teams oder Standorten zu identifizieren
• Trends und Verhaltensmuster im Unternehmen zu erkennen

Das Dashboard ist besonders wertvoll für HR-, Betriebs-, Rechts- und interne Kommunikationsteams, die kontinuierlich interne Dokumentationen und das Verständnis der Mitarbeitenden verbessern möchten.

Überblick

Die Funktion Richtlinien unterstützt nun den gesamten Lebenszyklus der Richtlinie: von der Veröffentlichung eines Dokuments bis zur Sicherstellung, dass Mitarbeitende es lesen und zur Kenntnis nehmen. HR-Teams können steuern, wer jede Richtlinie sieht, die Bestätigung des Verständnisses anfordern und die Bestätigungsraten an einem Ort nachverfolgen.

Wie man es benutzt

1. Gehen Sie in Ihrer Seitenleiste zu Richtlinien
2. Laden Sie ein neues Richtliniendokument hoch oder wählen Sie eines aus, das bereits existiert.
3. Definieren Sie während des Veröffentlichungsprozesses die Sichtbarkeit, indem Sie eines oder mehrere der folgenden auswählen:
   1. Rechtliche Einheit
   2. Arbeitsplatz
   3. Team
4. Aktivieren Sie Anforderung zur Bestätigung, wenn Sie möchten, dass Mitarbeitende bestätigen, dass sie die Richtlinie gelesen und verstanden haben.
5. Veröffentlichen Sie die Richtlinie.
6. Mitarbeitende, die in den Sichtbarkeitseinstellungen enthalten sind, erhalten eine Aufgabe, die sie auffordert, die Richtlinie zu lesen und zu bestätigen.
7. Verfolgen Sie den Status und die Prozentsätze der Bestätigungen direkt aus der Übersicht der Richtlinien.

Fehlerbehebung

Wenn Mitarbeitende eine Richtlinie nicht sehen können, stellen Sie sicher, dass die richtige rechtliche Einheit, der richtige Arbeitsplatz oder das richtige Team in den Sichtbarkeitseinstellungen ausgewählt ist. Wenn keine Gruppe ausgewählt ist, haben Mitarbeitende keinen Zugang.

 Wenn die Bestätigungsraten niedrig erscheinen, überprüfen Sie, ob die Sichtbarkeit der Richtlinie mit der beabsichtigten Zielgruppe übereinstimmt, und bestätigen Sie, dass die Bestätigung während der Veröffentlichung aktiviert wurde.

Wenn Sie die Bestätigungsdaten nicht sehen können, haben Sie möglicherweise nicht die erforderlichen Berechtigungen, um die Bestätigungsinformationen einzusehen. Kontaktieren Sie einen Administrator, um Ihren Zugriff zu überprüfen.

Häufig gestellte Fragen

1. Wer kann Richtlinien erstellen und veröffentlichen?
   Administratoren und Benutzer mit den entsprechenden Berechtigungen können Richtlinien erstellen, bearbeiten und veröffentlichen.
    
2. Was bedeutet Bestätigung für Mitarbeitende?
   Mitarbeitende bestätigen, dass sie die Richtlinie durch Auswahl einer einfachen „Ich verstehe“-Bestätigung gelesen und verstanden haben.
    
3. Werden Benachrichtigungen automatisch gesendet?
   Derzeit erhalten Mitarbeitende eine Aufgabe, um die Richtlinie zu bestätigen. Benachrichtigungen und Erinnerungen für ausstehende Bestätigungen kommen bald.
    
4. Kann ich sehen, wie viele Mitarbeitende eine Richtlinie bestätigt haben?
   Ja. HR und Administratoren können den Prozentsatz der betroffenen Mitarbeitenden einsehen, die die Richtlinie gelesen und bestätigt haben.