Les politiques dans Factorial aident les entreprises à centraliser la documentation interne importante et à garantir que les employé·e·s non seulement y ont accès, mais aussi la lisent et l'accusent réception lorsque cela est nécessaire.
Avec les dernières améliorations, les Politiques prennent désormais en charge l'ensemble du cycle de vie des politiques : de la publication d'un document, à la ciblage du bon public, à la demande d'accusé de réception, et au suivi de la conformité au fil du temps.

Qu'est-ce que les Politiques dans Factorial?

Les Politiques permettent aux entreprises de créer, télécharger, organiser et distribuer des documents internes tels que :

• Manuels des employé·e·s
• Code de conduite
• Politiques informatiques et de sécurité
• Directives de santé et de sécurité
• Politiques de dépenses et de voyage
• Accords de travail à distance
• Documents de protection des données et de conformité

Les Politiques peuvent être ciblées vers des groupes spécifiques d'employé·e·s et, si nécessaire, on peut demander aux employé·e·s de confirmer qu'ils ont lu et compris le contenu.
Cela aide les équipes RH et Opérations à améliorer la communication, la conformité et la visibilité au sein de l'entreprise.

Que pouvez-vous faire avec les Politiques?

Avec les Politiques, vous pouvez :

• Télécharger et publier des politiques d'entreprise
• Contrôler qui peut accéder à chaque politique
• Cibler les politiques par :
  • Entité légale
  • Lieu de travail
  • Équipe
• Demander l'accusé de réception des employé·e·s
• Suivre les taux d'accusé de réception
• Surveiller l'adoption et la visibilité des politiques
• Détecter quels employé·e·s doivent encore examiner des documents importants

Quand les Politiques doivent-elles être utilisées?

Les Politiques sont particulièrement utiles lorsque l'information doit être :

• Clairément communiquée
• Facilement accessible
• Reconnaissable par les employé·e·s
• Auditable pour des raisons de conformité

Comment fonctionne la visibilité

Lors de la publication d'une politique, vous pouvez définir exactement quels employé·e·s devraient y avoir accès.
La visibilité peut être configurée à l'aide d'un ou plusieurs des filtres suivants :

• Entité légale
• Lieu de travail
• Équipe

Cela garantit que les employé·e·s ne voient que les politiques qui les concernent.

Comment fonctionne l'accusé de réception

L'accusé de réception permet aux entreprises de demander aux employé·e·s de confirmer qu'ils ont lu et compris une politique.
Lorsque l'accusé de réception est activé :

• Les employé·e·s inclus dans les paramètres de visibilité reçoivent une tâche.
• Iels peuvent ouvrir et examiner la politique.
• Iels confirment leur compréhension par une simple action d'accusé de réception.
• Les équipes RH et Administrateurs peuvent suivre l'avancement de l'accusé de réception directement depuis l'aperçu de la politique.
• Cela est particulièrement important pour la documentation obligatoire ou liée à la conformité.

Comment créer et publier une politique

1. Ouvrez les Politiques depuis la barre latérale :
   Documents → Politiques
2. Créez ou téléchargez une politique
   Vous pouvez :
   • Télécharger un document existant
   • Créer une nouvelle politique directement dans Factorial
   • Les formats pris en charge dépendent de la configuration de votre entreprise.
3. Configurer la visibilité
   • Lors de la publication, sélectionnez les employé·e·s qui devraient avoir accès en choisissant :
     • Entité légale
     • Lieu de travail
     • Équipe
     • Vous pouvez combiner plusieurs filtres pour créer des règles de visibilité plus précises.
4. Activer l'accusé de réception (optionnel)
   Activez Demander un accusé de réception si les employé·e·s doivent confirmer qu'ils ont lu et compris la politique.
5. Publiez la politique
   Une fois publiée :
   • Les employé·e·s inclus dans les paramètres de visibilité auront accès
   • Les employé·e·s nécessitant un accusé de réception recevront une tâche en attente
   • Les équipes RH et Administrateurs peuvent suivre l'avancement depuis l'aperçu de la politique

Suivi des accusés de réception

Depuis l'aperçu des Politiques, les Administrateurs et les équipes RH peuvent surveiller :

• Nombre total d'employé·e·s concernés
• Nombre d'accusés de réception complétés
• Accusés de réception en attente
• Pourcentage global d'accusés de réception
• Cela aide les équipes à identifier :
• Les politiques avec une faible adoption
• Les employé·e·s qui ont encore besoin de rappels
• Les lacunes documentaires entre départements ou lieux

Meilleures pratiques

• Ciblez les politiques avec soin
  Évitez de partager chaque politique avec chaque employé·e. Limiter la visibilité améliore la pertinence et réduit la surcharge d'informations.
• Utilisez un langage simple et clair
  Les politiques rédigées dans un langage clair et compréhensible atteignent généralement des taux d'accusé de réception plus élevés et une meilleure compréhension par les employé·e·s.
• Redemandez l'accusé de réception après des mises à jour majeures
  Si une politique change de manière significative, demandez à nouveau l'accusé de réception pour vous assurer que les employé·e·s sont au courant des nouvelles informations.
• Examinez régulièrement les données d'accusé de réception
  Surveiller les taux d'accusé de réception peut aider à identifier :
  • Les équipes manquant d'informations importantes
  • Les lacunes de communication
  • Les politiques qui peuvent nécessiter des clarifications ou des simplifications

 Dépannage

Si les employé·e·s ne peuvent pas voir une politique
Vérifiez que :

• La politique est publiée
• Les paramètres de visibilité incluent les éléments suivants :
• Entité légale
• Lieu de travail
• Équipe
  

  Si aucun public n'est configuré, les employé·e·s n'auront pas accès.

   

Les taux d'accusé de réception sont faibles
Vérifiez que :

• Les bon·ne·s employé·e·s ont été ciblé·e·s
• L'accusé de réception a été activé lors de la publication
• Le contenu de la politique est facile à comprendre
• Vous pouvez également envisager de rediffuser ou de rappeler manuellement aux employé·e·s.

Je ne peux pas voir les données d'accusé de réception

Vous n'avez peut-être pas les autorisations requises pour accéder aux analyses des politiques ou aux informations sur les accusés de réception.
Contactez votre Administrateur d'entreprise pour examiner vos autorisations.

FAQ

1. Qui peut créer et publier des politiques?
   Les Administrateurs et les utilisateurs ayant les autorisations appropriées peuvent créer, modifier et publier des politiques.
    
2. Que signifie l'accusé de réception pour les employé·e·s?
   Les employé·e·s confirment qu'ils ont lu et compris la politique par une simple action d'accusé de réception.
    
3. Les notifications sont-elles envoyées automatiquement?
   Actuellement, les employé·e·s reçoivent une tâche demandant un accusé de réception.
   Des capacités de notification et de rappel supplémentaires sont prévues pour les futures versions.
    
4. Puis-je suivre qui a accusé réception d'une politique?
   Oui. Les équipes RH et les Administrateurs peuvent suivre l'avancement de l'accusé de réception et voir les taux de complétion globaux directement depuis l'aperçu des Politiques.
    
5. Les employé·e·s peuvent-ils accéder aux anciennes politiques?
   Les employé·e·s peuvent accéder à toute politique qui est :
   • Publiée
   • Visible pour eux selon les paramètres de visibilité configurés
      
6. Que se passe-t-il lorsqu'une politique est mise à jour ?
   Les Administrateurs peuvent republier la version mise à jour et demander à nouveau un accusé de réception pour s'assurer que les employé·e·s examinent les dernières modifications.

Tableau de bord des Politiques et Insights

Les Politiques incluent également un tableau de bord dédié qui aide les équipes RH et Administrateurs à comprendre comment les employé·e·s interagissent avec les politiques de l'entreprise et à identifier les lacunes de connaissances au sein de l'organisation.
Selon les autorisations, les Administrateurs et les équipes RH peuvent accéder aux analyses et aux insights liés à :

• Questions que les employé·e·s posent sur les politiques
• Sujets les plus recherchés
• Zones générant confusion ou questions répétées
• Tendances dans les préoccupations ou la curiosité des employé·e·s
• Politiques avec une faible compréhension ou engagement

Ce tableau de bord aide les entreprises à passer d'une documentation statique à un système de gestion des connaissances plus dynamique et axé sur les données.
Par exemple, les équipes peuvent détecter :

• Des employé·e·s posant à plusieurs reprises des questions sur les règles de congés
• Confusion autour des processus de remboursement des dépenses
• Augmentation des questions liées au travail à distance ou aux heures supplémentaires
• Documentation manquante pour des questions opérationnelles récurrentes

Ces insights peuvent être utilisés pour :

• Améliorer les politiques existantes
• Créer de nouvelles politiques de manière proactive
• Clarifier les sections floues
• Identifier les lacunes de communication entre équipes ou lieux
• Détecter les tendances et les comportements au sein de l'entreprise

Le tableau de bord est particulièrement précieux pour les équipes RH, Opérations, Juridique et Communications internes cherchant à améliorer continuellement la documentation interne et la compréhension des employé·e·s.

Aperçu

La fonctionnalité Politiques prend désormais en charge l'ensemble du cycle de vie des politiques : de la publication d'un document à s'assurer que les employé·e·s le lisent et l'accusent réception. Les équipes RH peuvent contrôler qui voit chaque politique, demander une confirmation de compréhension et suivre les taux d'accusé de réception en un seul endroit.

Comment utiliser

1. Dans votre barre latérale, allez à Politiques
2. Téléchargez un nouveau document de politique ou sélectionnez-en un existant.
3. Lors du processus de publication, définissez la visibilité en sélectionnant un ou plusieurs des éléments suivants :
   1. Entité légale
   2. Lieu de travail
   3. Équipe
4. Activez Demander un accusé de réception si vous souhaitez que les employé·e·s confirment qu'ils ont lu et compris la politique.
5. Publiez la politique.
6. Les employé·e·s inclus dans les paramètres de visibilité recevront une tâche leur demandant de lire et d'accuser réception de la politique.
7. Suivez l'état et les pourcentages d'accusé de réception directement depuis l'aperçu de la politique.

Dépannage

Si les employé·e·s ne peuvent pas voir une politique, assurez-vous que l'entité légale, le lieu de travail ou l'équipe correct·e est sélectionné dans les paramètres de visibilité. Si aucun groupe n'est sélectionné, les employé·e·s n'auront pas accès.

 Si les taux d'accusé de réception semblent faibles, vérifiez si la visibilité de la politique correspond à l'audience prévue et confirmez que l'accusé de réception a été activé lors de la publication.

Si vous ne pouvez pas voir les données d'accusé de réception, vous pourriez manquer des autorisations requises pour voir les informations sur les accusés de réception. Contactez un administrateur pour examiner votre accès.

FAQ

1. Qui peut créer et publier des politiques?
   Les Administrateurs et les utilisateurs ayant les autorisations appropriées peuvent créer, modifier et publier des politiques.
    
2. Que signifie l'accusé de réception pour les employé·e·s?
   Les employé·e·s confirment qu'ils ont lu et compris la politique en sélectionnant une simple confirmation « Je comprends ». 
    
3. Les notifications sont-elles envoyées automatiquement?
   Actuellement, les employé·e·s reçoivent une tâche pour accuser réception de la politique. Des notifications et rappels pour les accusés de réception en attente arrivent bientôt.
    
4. Puis-je voir combien d'employé·e·s ont accusé réception d'une politique?
   Oui. Les équipes RH et les Administrateurs peuvent voir le pourcentage d'employé·e·s concernés qui ont lu et confirmé la politique.