Le politiche in Factorial aiutano le aziende a centralizzare documentazione interna importante e a garantire che i dipendenti non solo vi abbiano accesso, ma anche che la leggano e la riconoscano quando richiesto.
Con i recenti miglioramenti, le Politiche ora supportano l'intero ciclo di vita della politica: dalla pubblicazione di un documento, al targeting del pubblico giusto, alla richiesta di riconoscimento e al monitoraggio della conformità nel tempo.

Cosa sono le Politiche in Factorial?

Le Politiche consentono alle aziende di creare, caricare, organizzare e distribuire documentazione interna come:

• Manuali per i dipendenti
• Codice di condotta
• Politiche IT e di sicurezza
• Linee guida per la salute e la sicurezza
• Politiche di spesa e viaggio
• Accordi di lavoro remoto
• Documenti di protezione dei dati e conformità

Le Politiche possono essere indirizzate a gruppi specifici di dipendenti e, quando necessario, può essere chiesto ai dipendenti di confermare di aver letto e compreso il contenuto.
Questo aiuta i team HR e Operations a migliorare la comunicazione, la conformità e la visibilità all'interno dell'azienda.

Cosa puoi fare con le Politiche?

Con le Politiche, puoi:

• Caricare e pubblicare politiche aziendali
• Controllare chi può accedere a ciascuna politica
• Targetizzare le politiche per:
  • Entità legale
  • Luogo di lavoro
  • Team
• Richiedere il riconoscimento dei dipendenti
• Monitorare i tassi di riconoscimento
• Monitorare l'adozione e la visibilità delle politiche
• Rilevare quali dipendenti devono ancora rivedere documentazione importante

Quando dovrebbero essere utilizzate le Politiche?

Le Politiche sono particolarmente utili quando le informazioni devono essere:

• Comunicati chiaramente
• Facilmente accessibili
• Riconosciute dai dipendenti
• Auditabili per scopi di conformità

Come funziona la visibilità

Quando pubblichi una politica, puoi definire esattamente quali dipendenti dovrebbero avere accesso ad essa.
La visibilità può essere configurata utilizzando uno o più dei seguenti filtri:

• Entità legale
• Luogo di lavoro
• Team

Questo assicura che i dipendenti vedano solo le politiche rilevanti per loro.

Come funziona il riconoscimento

Il riconoscimento consente alle aziende di richiedere ai dipendenti di confermare di aver letto e compreso una politica.
Quando il riconoscimento è abilitato:

• I dipendenti inclusi nelle impostazioni di visibilità ricevono un compito.
• Possono aprire e rivedere la politica.
• Confermano la comprensione attraverso una semplice azione di riconoscimento.
• HR e gli Amministratori possono monitorare i progressi del riconoscimento direttamente dalla panoramica della politica.
• Questo è particolarmente importante per la documentazione obbligatoria o relativa alla conformità.

Come creare e pubblicare una politica

1. Apri Politiche dalla barra laterale:
   Documenti → Politiche
2. Crea o carica una politica
   Puoi:
   • Caricare un documento esistente
   • Creare una nuova politica direttamente in Factorial
   • I formati supportati dipendono dalla configurazione della tua azienda.
3. Configura la visibilità
   • Durante la pubblicazione, seleziona i dipendenti che dovrebbero avere accesso scegliendo:
     • Entità legale
     • Luogo di lavoro
     • Team
     • Puoi combinare più filtri per creare regole di visibilità più precise.
4. Abilita il riconoscimento (opzionale)
   Attiva Richiedi riconoscimento se i dipendenti devono confermare di aver letto e compreso la politica.
5. Pubblica la politica
   Una volta pubblicata:
   • I dipendenti inclusi nelle impostazioni di visibilità avranno accesso
   • I dipendenti che richiedono riconoscimento riceveranno un compito in sospeso
   • HR e gli Amministratori possono monitorare i progressi dalla panoramica della politica

Monitoraggio dei riconoscimenti

Dalla panoramica delle Politiche, gli Amministratori e i team HR possono monitorare:

• Numero totale di dipendenti interessati
• Numero di riconoscimenti completati
• Riconoscimenti in sospeso
• Percentuale complessiva di riconoscimento
• Questo aiuta i team a identificare:
• Politiche con bassa adozione
• Dipendenti che necessitano ancora di promemoria
• Gap documentali tra reparti o sedi

Migliori pratiche

• Targetizza le politiche con attenzione
  Evita di condividere ogni politica con ogni dipendente. Limitare la visibilità migliora la rilevanza e riduce il sovraccarico informativo.
• Usa un linguaggio semplice e chiaro
  Le politiche scritte in un linguaggio chiaro e comprensibile di solito ottengono tassi di riconoscimento più elevati e una migliore comprensione da parte dei dipendenti.
• Richiedi nuovamente il riconoscimento dopo aggiornamenti importanti
  Se una politica cambia significativamente, richiedi nuovamente il riconoscimento per garantire che i dipendenti siano a conoscenza delle nuove informazioni.
• Rivedi regolarmente i dati di riconoscimento
  Monitorare i tassi di riconoscimento può aiutare a identificare:
  • Team che mancano di informazioni importanti
  • Gap comunicativi
  • Politiche che potrebbero necessitare di chiarimenti o semplificazioni

 Risoluzione dei problemi

Se i dipendenti non possono vedere una politica
Controlla che:

• La politica sia pubblicata
• Le impostazioni di visibilità includano il corretto:
• Entità legale
• Luogo di lavoro
• Team
  

  Se non è configurato alcun pubblico, i dipendenti non avranno accesso.

   

I tassi di riconoscimento sono bassi
Verifica che:

• I dipendenti corretti siano stati targetizzati
• Il riconoscimento sia stato abilitato durante la pubblicazione
• Il contenuto della politica sia facile da comprendere
• Potresti anche considerare di ri-condividere o ricordare ai dipendenti manualmente.

Non riesco a vedere i dati di riconoscimento

Potresti non avere i permessi richiesti per accedere ad analisi delle politiche o informazioni sui riconoscimenti.
Contatta l'Amministratore della tua azienda per rivedere i tuoi permessi.

FAQ

1. Chi può creare e pubblicare politiche?
   Gli Amministratori e gli utenti con i permessi appropriati possono creare, modificare e pubblicare politiche.
    
2. Cosa significa riconoscimento per i dipendenti?
   I dipendenti confermano di aver letto e compreso la politica attraverso una semplice azione di riconoscimento.
    
3. Le notifiche vengono inviate automaticamente?
   Attualmente, i dipendenti ricevono un compito che richiede il riconoscimento.
   Ulteriori capacità di notifica e promemoria sono pianificate per rilasci futuri.
    
4. Posso monitorare chi ha riconosciuto una politica?
   Sì. I team HR e gli Amministratori possono monitorare i progressi del riconoscimento e visualizzare i tassi di completamento complessivi direttamente dalla panoramica delle Politiche.
    
5. I dipendenti possono accedere a politiche vecchie?
   I dipendenti possono accedere a qualsiasi politica che è:
   • Pubblicata
   • Visibile a loro secondo le impostazioni di visibilità configurate
      
6. Cosa succede quando una politica viene aggiornata?
   Gli Amministratori possono ripubblicare la versione aggiornata e richiedere opzionalmente nuovamente il riconoscimento per garantire che i dipendenti rivedano le ultime modifiche.

Dashboard delle Politiche e Insights

Le Politiche includono anche una dashboard dedicata che aiuta i team HR e Amministratori a comprendere come i dipendenti interagiscono con le politiche aziendali e a identificare le lacune di conoscenza all'interno dell'organizzazione.
A seconda dei permessi, gli Amministratori e i team HR possono accedere ad analisi e approfondimenti relativi a:

• Domande che i dipendenti pongono sulle politiche
• Argomenti più cercati
• Aree che generano confusione o domande ripetute
• Tendenze nelle preoccupazioni o curiosità dei dipendenti
• Politiche con bassa comprensione o coinvolgimento

Questa dashboard aiuta le aziende a passare da una documentazione statica a un sistema di gestione della conoscenza più dinamico e basato sui dati.
Ad esempio, i team possono rilevare:

• Dipendenti che chiedono ripetutamente informazioni sulle regole delle ferie
• Confusione sui processi di rimborso spese
• Aumento delle domande relative al lavoro remoto o agli straordinari
• Documentazione mancante per domande operative ricorrenti

Questi approfondimenti possono essere utilizzati per:

• Migliorare le politiche esistenti
• Creare nuove politiche in modo proattivo
• Chiarire sezioni poco chiare
• Identificare gap comunicativi tra team o sedi
• Rilevare tendenze e modelli comportamentali all'interno dell'azienda

La dashboard è particolarmente preziosa per i team HR, Operations, Legal e Comunicazioni interne che cercano di migliorare continuamente la documentazione interna e la comprensione dei dipendenti.

Panoramica

La funzione Politiche ora supporta l'intero ciclo di vita della politica: dalla pubblicazione di un documento all'assicurarsi che i dipendenti lo leggano e lo riconoscano. I team HR possono controllare chi vede ciascuna politica, richiedere conferma di comprensione e monitorare i tassi di riconoscimento in un unico posto.

Come usare

1. Nella tua barra laterale, vai a Politiche
2. Carica un nuovo documento di politica o seleziona uno esistente.
3. Durante il processo di pubblicazione, definisci visibilità selezionando uno o più dei seguenti:
   1. Entità legale
   2. Luogo di lavoro
   3. Team
4. Abilita Richiedi riconoscimento se vuoi che i dipendenti confermino di aver letto e compreso la politica.
5. Pubblica la politica.
6. I dipendenti inclusi nelle impostazioni di visibilità riceveranno un compito che li invita a leggere e riconoscere la politica.
7. Monitora lo stato e le percentuali di riconoscimento direttamente dalla panoramica della politica.

Risoluzione dei problemi

Se i dipendenti non possono vedere una politica, assicurati che l'Entità Legale, il Luogo di Lavoro o il Team corretto sia selezionato nelle impostazioni di visibilità. Se non viene selezionato alcun gruppo, i dipendenti non avranno accesso.

 Se i tassi di riconoscimento sembrano bassi, controlla se la visibilità della politica corrisponde al pubblico previsto e conferma che il riconoscimento sia stato abilitato durante la pubblicazione.

Se non riesci a vedere i dati di riconoscimento, potresti non avere i permessi richiesti per visualizzare le informazioni sui riconoscimenti. Contatta un amministratore per rivedere il tuo accesso.

FAQ

1. Chi può creare e pubblicare politiche?
   Gli Amministratori e gli utenti con i permessi appropriati possono creare, modificare e pubblicare politiche.
    
2. Cosa significa riconoscimento per i dipendenti?
   I dipendenti confermano di aver letto e compreso la politica selezionando una semplice conferma “Capisco”.
    
3. Le notifiche vengono inviate automaticamente?
   Attualmente, i dipendenti ricevono un compito per riconoscere la politica. Le notifiche e i promemoria per i riconoscimenti in sospeso arriveranno presto.
    
4. Posso vedere quanti dipendenti hanno riconosciuto una politica?
   Sì. HR e Amministratori possono visualizzare la percentuale di dipendenti interessati che hanno letto e confermato la politica.