Qué es un canal de denuncias y cuáles son los requisitos Unión Europea

1. Un canal de denuncia debe permitir la posibilidad de realizar denuncias tanto por escrito como verbalmente, así como por teléfono u otros sistemas de mensajería de voz y personalmente si así lo solicita el denunciante.
2. Los canales de denuncia deberán garantizar la confidencialidad de la identidad del denunciante y de cualquier tercero mencionado en la denuncia.
3. Existe la obligación de acusar recibo de la denuncia en un plazo máximo de 7 días desde su recepción.
4. Todas las denuncias, incluidas las anónimas, deben tramitarse con diligencia cuando sean aceptables según la legislación nacional.
5. Se establece un plazo máximo de 3 meses para responder al denunciante sobre la tramitación de la denuncia, a contar desde el acuse de recibo o, en caso de no existir acuse de recibo, desde el vencimiento del plazo de 7 días desde la presentación de la denuncia. 

Cómo agregar un responsable de denuncias

Un responsable de denuncias es una persona que trabaja internamente en la empresa a la que se le otorgará autorización para acceder a las secciones de denuncias y procesar la denuncia.

La persona que presenta la denuncia y el responsable de denuncias atribuido podrán dejar comentarios y cargar archivos adjuntos a través de Factorial para garantizar que, incluso cuando la denuncia sea anónima, se proporcione toda la información requerida para procesar la denuncia.

Para agregar con un responsable de denuncias:

1. En la barra lateral, hacer clic en Configuración
2. En la sección Personas, seleccionar Denuncias
3. Hacer clic en Añadir responsable(es) de denuncias dentro de Responsable(es) de denuncias y agregarlos.

Cómo crear una denuncia ante Factorial 

Para tener acceso al enlace de denuncia:

1. En la barra lateral, hacer clic en Configuración
2. En la sección Personas, seleccionar Denuncias
3. Encontrar el enlace de denuncia en el apartado Formulario de denuncias.

Para enviar una denuncia:

1. Copiar y abrir el enlace del formulario de denuncias en el navegador
2. Completar el formulario de denuncia:
   • ¿Cuál es tu relación con la empresa?
   • Descripción de la denuncia (obligatorio): proporcionar información sobre las partes involucradas, lugar, hora y causa de la denuncia.
   • Archivos adjuntos: agregar cualquier documento, fotografía, etc. que pueda servir como prueba del informe. 
     
3. Creación de contraseña: la contraseña mantiene la protección y seguridad de la denuncia.
   

   La contraseña será necesaria para ingresar a la página de seguimiento de tu informe.

    
4. Código de denuncia: servirá como nombre de usuario para acceder a la página donde se ha depositado tu denuncia.
   • La persona que informa la denuncia puede ver el estado de la misma y agregar comentarios adicionales con contexto y documentación relevante (si lo solicita el administrador de denuncias).

Cómo proceder con una denuncia dentro de Factorial

Para gestionar una denuncia:

1. En la barra lateral, hacer clic en denuncias
2. Aparecerá una lista de denuncias
3. Hacer clic en la denuncia para continuar
4. Una vez que se hace clic en la denuncia:
   • Descripción general: una lista de información sobre la denuncia, como la fecha de creación, la fecha de vencimiento, la descripción y los archivos adjuntos.
   • Actividad: añade comentarios y documentos, pero también visualizar y cambiar los diferentes estatutos de la denuncia.

Para eliminar una denuncia:

1. En la barra lateral, hacer clic en Denuncias
2. Aparecerá una lista de denuncias.
3. Hacer clic en la denuncia de elección
4. Ir a descripción general
5. Hacer clic en Eliminar denuncia ubicado en la parte inferior de la página
6. Hacer clic en Sí, eliminar

Cómo configurar su propia página de política de denuncia de irregularidades

1. En la barra lateral, hacer clic en Configuración
2. En la sección Personas, seleccionar denuncias
3. Ir la sección Sistema de Información Interno y Defensa del Informante y pegar la URL externa