Gestionar la nómina requiere visibilidad y control. Con los estados de ciclo y los ciclos personalizados, puedes realizar un seguimiento claro de la situación de cada ciclo de nómina y decidir cuándo finalizarlo, no solo a fin de mes. Este artículo explica cómo funcionan los estados de ciclo y cómo gestionarlos eficazmente.
Descripción general
Los ciclos de nómina ahora siguen un ciclo de vida lineal de 5 pasos , lo que te permite comprender claramente el estado de cada ciclo en cualquier momento:
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Abierto
- Totalmente editable
- Los/las gerentes pueden ingresar variables
- Los módulos se sincronizan automáticamente
- Estado predeterminado cuando se crea un ciclo
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En preparación
- El periodo está bloqueado
- Las ediciones y sincronizaciones automáticas están bloqueadas
- Se activa mediante el botón de Bloquear
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Cálculo
- Los datos de nómina se envían a tu contable o software de nómina
- Se activa mediante el botón de Exportar
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En revisión
- Se han importado los resultados de la nómina
- Los datos están listos para su revisión
- Se activa mediante el botón de Importar
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Terminado
- El ciclo de nóminas está finalizado
- Se activa mediante el botón de Completar
Además, ahora puedes completar un ciclo de nómina en una fecha específica , no solo el último día del mes.
Importante: Bloquear y completar un ciclo son acciones irreversibles.
Cuándo y por qué se debe utilizar
Utiliza los estados de ciclo para:
- Realizar un seguimiento claro del progreso de cada ciclo de nómina
- Evitar cambios de último momento una vez validados los datos
- Garantizar la integridad de los datos bloqueando las ediciones cuando sea necesario
- Coordinarte mejor con contables externos/as o proveedores de nóminas
- Alinear las fechas de finalización de la nómina con los procesos internos de tu empresa (por ejemplo, completar el día 25 en lugar de fin de mes)
Esta funcionalidad es especialmente útil para empresas con:
- Múltiples partes interesadas en la nómina
- Proveedores de nómina externos
- Flujos de trabajo de revisión o aprobación interna
- Calendarios de nóminas no estándar
Cómo utilizar
- Ve a Compensación
- Abre el ciclo correspondiente
- Revisa el estado actual que se muestra en la parte superior del ciclo.
- Mueve el ciclo hacia adelante utilizando la acción correspondiente:
- Haz clic en Bloquear para pasar de Abierto a En preparación
- Utiliza Exportar para pasar al Cálculo
- Haz clic en Bloquear para pasar de Abierto a En preparación
- Haz clic en Importar para pasar a En revisión
- Haz clic en Completar para finalizar el ciclo.
Si no puedes editar el ciclo de nómina, es posible que esté en estado "En preparación" , "Cálculo" , "En revisión " o "Completado" . Una vez bloqueado, se bloquean la edición y las sincronizaciones automáticas.
Si los/las administradores/as ya no pueden ingresar variables, es porque el ciclo está bloqueado ( en preparación ). Confirma si el ciclo se bloqueó antes de lo previsto.
Consejos y mejores prácticas
- Bloquea el ciclo solo una vez que se hayan validado todas las entradas variables
- Informa a los/las gerentes antes de bloquear el ciclo para evitar ediciones bloqueadas inesperadas
- Verifica dos veces los datos exportados antes de enviarlos a tu contable
- Utiliza el estado En revisión para realizar comprobaciones internas antes de completar el ciclo
- Define plazos internos claros si planeas completar el ciclo antes de fin de mes.
Preguntas frecuentes
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¿Puedo mover un ciclo a un estado anterior?
No. Los ciclos de nómina siguen un proceso lineal. Una vez bloqueados o completados, la acción no se puede revertir.
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¿Cuándo debo bloquear un ciclo de nómina?
Debes bloquear el ciclo una vez que se hayan enviado y validado todas las variables de nómina, y antes de enviar datos externamente.
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¿Puedo completar la nómina antes del último día del mes?
Sí. Puedes completar un ciclo en una fecha definida que se alinee con el cronograma de nómina de tu empresa.
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¿Qué sucede después de completar un ciclo?
El ciclo de nómina ha finalizado y no se puede editar más.